Zum Hauptinhalt springen

Dokumentenablage

Die DATEV-Dokumentenablage ist für SOFI Quelle und Ziel zugleich: SOFI findet und liest Dokumente daraus und legt Dokumente dort ab, nach Ihrer Freigabe.

Suchen und finden​

Nach Merkmalen. Titel, Register, Jahr, Korrespondenzpartner und Ablagedatum, je Mandant oder über die ganze Kanzlei. „Welche Posteingänge kamen diese Woche" oder „was wurde seit Montag abgelegt" grenzt auf den Tag ein, an dem das Dokument abgelegt wurde; der gesetzte Zeitraum steht über der Trefferliste. Eine Rechnungsnummer findet SOFI unabhängig davon, ob sie mit oder ohne Bindestrich und Schrägstrich geschrieben ist.

Im Inhalt. Die Volltextsuche findet Dokumente über Wörter im Text, mit einem Ausschnitt je Treffer.

Zu einer Buchung. Der Beleg zu einer Buchung, Rechnung oder einem offenen Posten, siehe Was SOFI aus DATEV beantwortet.

Jeder Treffer erscheint als Karte in der Antwort, mit Titel, Register, Jahr und Korrespondenzpartner.

Ansehen, herunterladen, auslesen​

Vorschau. Ein Klick auf „Vorschau" öffnet das Dokument rechts neben dem Chat: PDF, Word, Excel, CSV, Text und Bilder, ohne Download. Mehrere Dokumente stehen als Reiter nebeneinander, siehe Tabellen, Dateien und Export.

Original herunterladen. Lädt die Datei, wie sie in der Ablage liegt. In der iPhone-App öffnet derselbe Knopf das Dokument in der Schnellansicht des Systems.

Auslesen. SOFI liest den Volltext eines Dokuments und zieht auf Wunsch strukturierte Felder heraus, etwa aus einem Bescheid: Steuerart, Jahr, Festsetzung, Bekanntgabeart, Einspruchsfrist. Gescannte Dokumente werden dafür in Text umgewandelt. Ein sehr langes Dokument liest SOFI in Abschnitten bis zum Ende, statt es nach den ersten Seiten abzuschneiden.

Ablegen​

Alles, was in die Ablage geht, geht erst nach einer Freigabe. SOFI schlägt Mandant, Ordner, Register, Dateinamen und Schlagworte vor und begründet den Vorschlag; Sie prüfen die Karte, ändern, was nicht passt. Dann legen Sie mit einem Klick ab. Ordner und Register kommen aus der vorhandenen Ablagestruktur des Mandanten; ein neuer Ort entsteht dabei nicht.

Im Chat, im Outlook-Add-in und im Dialog Speichern nach DATEV DMS folgt die vorgeschlagene Bezeichnung dem Ablage-Knigge Ihrer Kanzlei aus DATEV DMS, zum Beispiel „ESt-Bescheid 2024“ oder „Kontoauszug 2026/08“. Das Belegdatum steht im eigenen Feld. Passt kein Eintrag, bildet SOFI die Bezeichnung im selben Stil. Im Add-in und im Dialog wählen Sie den Eintrag selbst aus der Liste, dazu Ergänzung, Jahr und Monat.

  • Aus dem Chat. Ein angehängtes Dokument ablegen lassen („leg das im DMS der Musterfirma ab"). Bis zu acht Dokumente je Nachricht gehen in einem Zug, auch aus einem ZIP-Archiv: SOFI analysiert jedes Dokument, schlägt je Dokument Mandant und Ablageort vor; Sie geben den Stapel einmal frei.
  • Aus der Vorschau. „Speichern nach“ legt das geöffnete Dokument ab, etwa ein von SOFI erzeugtes Schreiben; den Ort wählen Sie in einer Spaltenansicht: Mandant, Ordner, Register oder der Mandanten-Eingang.
  • Aus Outlook. Der Reiter „Ablage" im Outlook-Add-in legt die geöffnete E-Mail samt ausgewählten Anhängen ab, einzeln oder als Stapel über die Mehrfachauswahl.
  • Als Aktennotiz. Ein Telefonat oder Gespräch wird zur Notiz in der Ablage des Mandanten, als Word, PDF, beides oder als Kurznotiz im Notizfeld, auf Wunsch mit gebuchter Zeit, siehe Aktennotiz.
  • Von selbst. Die Selbstauskunft eines neuen Mandanten und die unterschriebene Ausfertigung seiner Unterlagen legt SOFI nach der Mandantenaufnahme ab, siehe Mandantenaufnahme und Elektronische Unterschrift.

Nach der Ablage nennt SOFI den Ort und, bei einem längeren Vorgang, den Stand: erledigt, läuft noch oder Fehler mit dem Text, den DATEV dazu liefert.

Offener Ausgang. Kam die Antwort von DATEV beim Anlegen nicht an (etwa nach einer Zeitüberschreitung) oder meldet DATEV einen Serverfehler, kann das Dokument trotzdem im DMS liegen. In Antworten im Chat meldet SOFI den Stand als offen. In Outlook und bei „Speichern nach“ heißt er Ausgang offen; SOFI legt dasselbe Dokument beim selben Mandanten erst wieder ab, wenn Sie bestätigen, dass Sie in DATEV nachgesehen haben. Eine zweite Ablage schlägt SOFI nicht vor. Sehen Sie zuerst in DATEV nach, ob das Dokument im DMS liegt, bevor Sie es erneut ablegen.

Rechte​

Lesen darf, wer den Mandanten in DATEV sehen darf. In Kanälen von Projekten lesen alle Personen im Kanal die Ergebnisse mit, siehe Kanäle in Projekten. Ablegen setzt dreierlei voraus: die Kanzlei hat die Ablage freigeschaltet, die Person hat unter Benutzerverwaltung das Recht „Aus Outlook in DATEV ablegen" beziehungsweise die Ablage, sie hat in DATEV Rechte auf den Mandanten. Ein Ziel, das nicht zur Verfügung steht, nennt den Grund.

Grenzen​

  • Belege, die nur in DATEV Unternehmen online liegen, öffnet SOFI dort per Link; das Belegbild selbst kann SOFI nicht anzeigen.
  • Der Ablagestand folgt dem nächtlichen DATEV-Abgleich; ein gerade abgelegtes Dokument findet die Suche nach dem nächsten nächtlichen DATEV-Abgleich. Mit DATEV live lädt SOFI den Ablagestand neu, sobald er älter als eine Stunde ist. Die Ablage selbst geschieht sofort.
  • Ausführbare Dateien, Archive mit ausführbarem Inhalt und Office-Dateien mit Makros nimmt die Ablage nicht an.