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Eigenes Wissen

Unter Wissen in der Seitenleiste hinterlegen Sie, was SOFI über Ihre Arbeit wissen soll: Arbeitshilfen, Merkblätter, Vertragsmuster, interne Anweisungen, Notizen und Links. SOFI durchsucht dieses Wissen bei Ihren Fragen mit und belegt, was es daraus nimmt. Ausgenommen sind allgemeine Fachfragen, siehe Wissen im Chat. Vier Reiter: Dateien, Notizen, Skills und Erinnerungen. Skills haben eine eigene Seite.

Persönlich oder gemeinsam​

Jeder Eintrag gehört in eine von zwei Ablagen:

  • Persönlich. Nur Sie sehen den Eintrag, nur Ihre Fragen greifen darauf zu.
  • Gemeinsam. Für alle in der Organisation. Jedes Mitglied kann hier ablegen; wer das darf, legt die Verwaltung je Person mit dem Recht „Wissensdatenbank befüllen" fest.

Die Wahl treffen Sie beim Anlegen. Die Vorgabe ist persönlich, bei jedem Öffnen aufs Neue, damit nichts versehentlich für alle sichtbar wird.

Dateien​

Auf dem Reiter Dateien steht rechts neben der Liste der Bereich zum Ablegen: Ablage wählen, Dateien hineinziehen oder auswählen. Er bleibt beim Scrollen sichtbar. Jede Datei zeigt ihren Typ als Kachel mit der Endung in der Farbe des Programms.

Was sich hochladen lässt. PDF, Word (auch ältere .doc), Excel (auch ältere .xls), PowerPoint (.pptx), Text und CSV. Gescannte PDFs werden nach dem Hochladen in Text umgewandelt; solange das läuft, steht ein Vermerk an der Datei. Eine Datei darf bis zu 25 MB groß sein, ein Stapel bis zu 200 Dateien und 100 MB.

Was beim Hochladen passiert. SOFI liest den Text, zerlegt ihn in Abschnitte und bereitet ihn für die Suche auf; das kostet einmalig ein paar Token, siehe Token und Kosten. Die Datei selbst liegt verschlüsselt in der vertraulichen Umgebung. Ein hochgeladenes PDF lässt sich zusätzlich als PDF/A herunterladen, dem Format für die Langzeitablage.

Löschen entfernt den Eintrag endgültig, auch aus dem Chat.

Der Reiter Notizen nimmt kurze Texte und Links auf, über „Wissen hinzufügen". Eine Notiz ist ein Absatz, den SOFI mitlesen soll: die Telefonzeiten der Organisation, die Regel für Aktenzeichen, die Antwort auf eine immer wiederkehrende Frage. Ein Link wird einmal gelesen und wie ein Dokument aufbereitet; der Titel entsteht aus der Adresse.

Wissen im Chat​

Ohne Zutun durchsucht SOFI bei Ihren Fragen alle Ihre Wissensbereiche mit, persönlich und gemeinsam. Findet es nichts, bleibt das unerwähnt; fragen Sie ausdrücklich nach dem hinterlegten Wissen, sagt SOFI einen Leerbefund. Über den Knopf „Wissen" im Eingabefeld grenzen Sie ein, welche Bereiche für ein Gespräch gelten, siehe Eingabefeld und Werkzeuge.

Allgemeine Fachfragen. Eine kurze Frage ohne Bezug zu einer bestimmten Person, einem Vorgang oder Ihren eigenen Unterlagen, etwa „Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung?", beantwortet SOFI direkt und schneller. Dafür sieht es in der Gesetzes- und Rechtsprechungssuche, im Haufe Copilot, in NWB und im DATEV Hilfe-Center nach, soweit Sie diese nutzen, aber nicht in Ihren Dateien und Notizen. Der SOFI Base Graph, die Registerauskunft und weitere Fachdatenbanken wie TaxGraph kommen bei solchen Fragen nicht dazu. Steht davon nichts bereit, sagt SOFI dazu, dass die Antwort auf seinem Fachwissen beruht. Ihre Erinnerungen gelten weiter, bei sehr vielen davon die 30 neuesten.

Eigenes Wissen einbeziehen. Ihr Wissen kommt in diesen Fällen auch bei einer allgemeinen Frage dazu:

  • Die Frage bezieht sich auf Sie selbst, etwa „Was ist unsere Regel für Reisekosten?" oder „Was gilt laut meinen Notizen für Aktenzeichen?".
  • Sie wählen über den Knopf „Wissen" einzelne Bereiche für das Gespräch aus.
  • Sie haben für das Gespräch unter „Werkzeuge" die Web-Suche oder eine Quelle eingeschaltet, die sonst aus ist, etwa DATEV, die Registerauskunft oder den SOFI Base Graph. Ebenso zählt ein eingehängter Datenserver wie Pennylane, solange er eingeschaltet ist. Microsoft 365, NWB und TaxGraph zählen nicht dazu. Eigene MCP-Server zählen nicht: sie haben unter „Werkzeuge" keinen Schalter, ihre Werkzeuge stehen von selbst bereit.
  • Das Gespräch liegt in einem Projekt, enthält einen Anhang oder läuft mit einem Agenten.

Lange Dokumente. Findet SOFI einen passenden Abschnitt in einem langen Dokument, liest es bei Bedarf Abschnitt für Abschnitt weiter, statt beim ersten Treffer stehen zu bleiben. Bitten Sie im Chat um eine Zusammenfassung oder Auswertung eines ganzen Eintrags, etwa „fasse den Vertrag zusammen“ oder „welche Fristen nennt das Handbuch“, geht SOFI ihn Teil für Teil durch. Die Antwort nennt dann, welche Abschnitte ausgewertet sind, auch wenn ein Teil nicht gelesen werden konnte. Eine solche Auswertung kostet je nach Länge mehr Token als eine einfache Frage.

Ein Agent kann Wissen fest zugeordnet bekommen. Dann greift er immer darauf zu, ohne dass Sie es sagen müssen; siehe Agenten bauen.

Erinnerungen​

Eine Erinnerung ist ein Satz, den SOFI in jedem Ihrer Gespräche mitliest: eine Vorliebe („ich schreibe in der Sie-Form") oder ein Fakt („unser Wirtschaftsjahr endet im Juni"). Drei Wege führen dorthin:

  • Im Chat. „Merke dir …" legt die Erinnerung an.
  • Vorschläge. Erkennt SOFI am Ende einer Antwort etwas, das sich dauerhaft zu merken lohnt, etwa eine Vorliebe für die Form Ihrer Antworten, schlägt es die Erinnerung vor. Sie steht unter „Vorschläge“ und gilt erst, wenn Sie sie bestätigen.
  • Von Hand. Über das Feld oben auf dem Reiter Erinnerungen.

Vorschläge bestätigen oder verwerfen. Jeder Vorschlag trägt die Knöpfe „Bestätigen“ und „Verwerfen“. Ein verworfener Vorschlag kommt nicht wieder. Offen stehen höchstens 50 Vorschläge; sind es so viele, kommen erst wieder neue dazu, wenn Sie welche bestätigt oder verworfen haben. Wer Erinnerungen nicht anlegen darf, kann Vorschläge nur verwerfen. Für das Erkennen liest ein vertrauliches Modell nur Ihre letzte Frage und die Antwort darauf; das zählt mit wenigen Token auf Ihr Guthaben. Keine Vorschläge entstehen im Planmodus und bei der Tiefenrecherche. Ebenso wenig in Projekten mit „Nur Projektwissen“ und bei Modellen, für die Anfragen anonymisiert werden.

Eine Korrektur, die Sie im Outlook-Add-in unter „War das hilfreich?" eintragen, landet ebenfalls hier.

Einen Vorschlag bestätigen Sie oder verwerfen ihn. Ein verworfener Vorschlag kommt nicht wieder. Eine Erinnerung, die bereits gilt, lässt sich ändern oder löschen. Erinnerungen sind persönlich; wer sie anlegen darf, regelt das Recht „Erinnerungen anlegen". In Kanälen von Projekten, die weitere Personen sehen, gelten Ihre Erinnerungen nicht, siehe Kanäle in Projekten.

Speicher​

Hochgeladene Dateien zählen auf den Speicher Ihres Tarifs. Was belegt ist, sieht die Verwaltung unter Abrechnung, Token und Speicher.