Microsoft-365-Anbindung

Mit dieser Anbindung kann SOFI auf Ihr Postfach, Ihren Kalender, Ihre Aufgaben und Ihre Dateien zugreifen. Damit lassen sich Nachrichten zusammenfassen, Antworten entwerfen, Anhänge auswerten, Termine finden und Dokumente ablegen.

Persönliche Anbindung

Das ist der wichtigste Unterschied zu einer Anbindung für die ganze Organisation. Microsoft 365 verbindet jede Person für sich. Ihr Postfach wird dadurch weder für Kolleginnen und Kollegen sichtbar noch für sonst jemanden in Ihrer Organisation. Eine Ausnahme sind Kanäle in Projekten: Fragen Sie dort nach Ihrem Postfach, lesen alle Personen im Kanal die Ergebnisse mit, siehe Kanäle in Projekten.

Umgekehrt heißt das: Solange Sie selbst nicht verbunden haben, kann SOFI in Ihrem Postfach nichts sehen, selbst wenn die Anbindung für Ihre Organisation freigeschaltet ist.

Verbindung herstellen

1. Öffnen Sie in der Anwendung Integrationen.
2. Wählen Sie bei Microsoft 365 Verbinden.
3. Melden Sie sich mit Ihrem Unternehmenszugang an und bestätigen Sie die Freigabe.

Danach steht dort verbunden. Ihre Agenten und Workflows können jetzt mit Ihrem Postfach arbeiten.

Beim ersten Mal muss die Anwendung einmalig für Ihren Microsoft-Zugang freigegeben werden. Bekommen Sie eine Meldung über eine fehlende Zustimmung, ist genau das der Grund; die Verwaltung Ihrer Organisation erteilt die Zustimmung im Microsoft 365 Admin Center.

Kommt später eine Berechtigung dazu, etwa für Kategorien, Kalender oder Dateien, bittet SOFI Sie einmal, Microsoft 365 unter Integrationen neu zu verbinden.

Postfach

Lesen und ordnen. E-Mails durchsuchen, eine oder mehrere lesen, den Posteingang einordnen, offene Antworten finden („wem schulde ich eine Antwort"), E-Mails sortieren oder in Ordner verschieben. Verschieben und Sortieren halten zur Freigabe an.

Entwerfen. SOFI legt Entwürfe in Ihrem Entwurfsordner ab, mit Ihrer E-Mail-Signatur darunter. An Auftraggeber und Dritte sendet SOFI nie selbst; das tun Sie aus Outlook. An Sie selbst sendet SOFI nach Freigabe direkt, etwa das Ergebnis einer Auswertung; an Kolleginnen und Kollegen der Kanzlei ebenfalls, wenn die Organisation „E-Mails an Kollegen aus dem Chat" eingeschaltet hat.

Serienentwürfe. Ein Satz im Chat („bitte alle Auftraggeber, die die Unterlagen für das zweite Quartal noch nicht geschickt haben, freundlich daran erinnern") wird zu einem Entwurf je Empfänger, jeder mit eigenem Text und, wenn gewünscht, mit Dokumenten aus der Ablage. Bis zu 25 Entwürfe entstehen in einem Schritt, den Sie einmal freigeben; sie liegen dann in Ihrem Entwurfsordner und werden nicht gesendet. Eine Adresse, die nicht stimmt, lässt SOFI aus und nennt sie.

Postfach-Kategorien

SOFI ordnet neue E-Mails in Ihrem eigenen Posteingang den Kategorien zu, die Sie in Outlook führen. Führt Ihr Postfach noch keine, legt SOFI beim ersten Einordnen sechs Standardkategorien an: Handeln, Warten auf Antwort, Zur Kenntnis, Termin, Rechnung und Werbung. Angefasst werden nur E-Mails ohne Kategorie; was Sie selbst eingeordnet haben, bleibt so. Gesendet, verschoben oder gelöscht wird nichts.

Zwei Wege führen dorthin:

• Im Chat. Der Agent Postfach kategorisieren zeigt die Zuordnung zuerst als Tabelle und schreibt erst nach Ihrer Freigabe. Den Zeitraum nennen Sie im Gespräch; ohne Angabe sind es die letzten 24 Stunden.
• Als Workflow. Die Vorlage Postfach kategorisieren ordnet im gewählten Takt ein, ohne Freigabe je Lauf. Da sie nur in Ihrem eigenen Postfach arbeitet, übernehmen und schalten Sie sie selbst ein; die Leitung ist dafür nicht nötig.

Eine ältere Verbindung, der die Berechtigung für Kategorien fehlt, erhält die Standardkategorien ohne Farbe. Verbinden Sie Microsoft 365 unter Integrationen einmal neu, damit SOFI Farben vergeben kann.

Kalender

Termine lesen. „Was steht morgen an", „wann ist der nächste Termin mit der Musterfirma".

Terminvorschläge. Fragen Sie nach einer freien Zeit („wann passt es mir und Frau Muster nächste Woche für eine Stunde?"), sucht SOFI in Ihrem Kalender und in den Kalendern der genannten Personen nach gemeinsamen Lücken an Werktagen zwischen 8 und 18 Uhr. Von fremden Kalendern sieht SOFI dabei nur belegt oder frei, nie Inhalte. Den Termin selbst legt SOFI erst an, wenn Sie den Vorschlag freigeben, mit Teilnehmern, Text und Erinnerung.

Fristen als Termin. Eine Frist aus der DATEV-Fristenkontrolle lässt sich im Chat als Termin in den Kalender eintragen, auch als Einladung an Kolleginnen und Kollegen. Die eigenen Fristen dauerhaft im Kalender zu halten, übernimmt die Workflow-Vorlage Meine Fristen im Kalender. Beides unter Fristen.

Aufgaben

SOFI liest Ihre Aufgaben in Microsoft To Do und legt neue an, nach Freigabe: „leg mir eine Aufgabe an, die Unterlagen bis Freitag nachzufordern". Davon getrennt ist die Wiedervorlage in SOFI selbst, in der Aufgaben aus E-Mails im Outlook-Add-in entstehen.

Dateien

Suchen und lesen. SOFI durchsucht Ihre Dateien in OneDrive und die SharePoint-Websites, die Sie sehen. Es liest eine Datei, wenn die Antwort es braucht, eine sehr lange Datei in Abschnitten bis zum Ende.

Speichern. Ein Dokument, das im Chat in der Vorschau geöffnet ist, speichern Sie mit Speichern nach in Ihrem OneDrive oder auf einer SharePoint-Website Ihrer Organisation. Sie wählen den Ordner in einer Spaltenansicht; bei SharePoint zuerst die Website, dann die Dokumentbibliothek. Gibt es dort schon eine Datei mit demselben Namen, bekommt die neue eine Nummer angehängt, nichts wird überschrieben. Der Zugriff läuft über Ihre eigene Verbindung: SOFI sieht nur die Websites und Ordner, die Sie selbst sehen.

Verbindung trennen

Unter Integrationen trennen Sie die Verbindung jederzeit wieder. SOFI verliert damit sofort den Zugriff. Bestehende Chats bleiben erhalten, nur neue Zugriffe sind nicht mehr möglich. Workflows, die Ihr Postfach oder Ihren Kalender brauchen, halten an und nennen den Grund.

Datenschutz und Verantwortung

Diese Anbindung verarbeitet Inhalte, die Ihre Auftraggeber betreffen können, etwa E-Mails und deren Anhänge. Microsoft verarbeitet in einem EU-Tenant, einzelne Unterverarbeitungen können in den USA stattfinden. Dafür gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Transfer-Folgenabschätzung. Beides steht im Trust Center in der Anwendung.