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Fristen

SOFI liest die Fristenkontrolle aus DATEV und zeigt dieselbe Auswahl wie die Fristenkontrolle im DATEV-Arbeitsplatz: offene Fristen, nicht längst erledigte aus zurückliegenden Jahren. Daraus entstehen die Fristenliste im Chat, die Kacheln im Cockpit, die tägliche Erinnerung und die Termine im Kalender.

Die Fristenliste im Chat​

Fragen Sie nach Fristen eines Mandanten, der Kanzlei oder eines Zeitraums („welche Fristen laufen nächste Woche ab", „welche Fristen der Musterfirma sind überfällig"). SOFI zeigt die Fristen als Tabelle und fasst darüber kurz zusammen: wie viele es sind, wie viele davon überfällig sind und welche als Nächstes ablaufen. Die Tabelle hat feste Spalten, damit sich jede Zeile im DATEV-Arbeitsplatz wiederfinden lässt. Die Liste ist nach Fristende sortiert, bei offenen Fristen stehen die überfälligen damit oben:

  • Fristende steht vorn, zum Beispiel als „5. Okt. 2026“.
  • Mandant mit Nummer und Name.
  • Frist. Oben steht der Betreff des Schreibens, wo sich das Schreiben eindeutig zuordnen lässt, sonst die Bezeichnung. Darunter folgen die Bezeichnung mit dem Veranlagungsjahr und die Schlagworte: die Art des Schreibens, die Steuerart und ein Hinweis auf Besonderes. Ob per Brief oder digital bekanntgegeben wurde, steht ebenfalls dabei, denn davon hängt der Fristbeginn ab. In Excel, in der Mail und im PDF steht diese zweite Zeile immer als eigene Spalte „Bezeichnung und Schlagworte“. Die iPhone-App ab Build 56 und das Outlook-Add-in zeigen sie wie das Web-Portal als zweite Zeile, ältere App-Versionen als eigene Spalte.
  • Status im Web-Portal, in der iPhone-App ab Build 56 und im Outlook-Add-in als farbige Plakette: Offen, In Bearbeitung, Rechtsbehelf eingelegt oder Überfällig. Bei erledigten Fristen steht der Text aus DATEV mit dem Erledigungsdatum.
  • Sachbearbeiter und Frist-Nr.
  • Das Dokument. Wo sich das auslösende Schreiben zuordnen lässt, führt ein Link auf die Vorschau und den Download aus der Dokumentenablage. Er steht ganz rechts und nur an Zeilen, an denen das Dokument wirklich abrufbar ist.

Die Liste ist vollständig: wer alle Fristen verlangt, bekommt sie auch dann, wenn es mehrere hundert sind. SOFI holt sie in mehreren Durchgängen und zeigt sie in einer Tabelle. Zeigt die Tabelle nur einen Teil, steht darunter, wie viele Fristen es insgesamt sind. Führt DATEV zu einer Buchung mehrere Einträge, fasst die Liste sie zu einer Zeile zusammen und nennt die Anzahl. Fristen ohne gesetztes Fristende fehlen nicht. Im Quellenverzeichnis steht jede Frist mit Nummer und Dokumentart.

Eine Auswertung, etwa die Zahl der Fristen je Sachbearbeiter, zeigt SOFI auf Wunsch als eigene Tabelle. Weitere Angaben zu einer einzelnen Frist wie Dokumentdatum, Fristbeginn oder die Notiz aus dem Posteingang finden Sie in der Fristenkontrolle des DATEV-Arbeitsplatzes.

Vorfristen. „Welche Vorfristen laufen diese Woche ab" beantwortet SOFI als eigene Liste. Die Vorfrist liegt fünf Tage vor dem Fristende; sie ist nicht die individuell gepflegte Wiedervorlage aus dem DATEV-Arbeitsplatz.

Im Cockpit​

Die Gruppe „Fristen und Aufgaben" im Kanzlei-Cockpit führt: Fristen auf einen Blick (offen, Vorfrist erreicht, überfällig), Fristen der nächsten Tage nach Sachbearbeiter, Offene Pflichten nach Fälligkeit, Offene Übermittlungen, Überfällige Umsatzsteuer-Voranmeldungen und den Abgleich von Auftrag und Voranmeldung. Die offenen Pflichten und der Abgleich sind noch nicht freigeschaltet und stehen ausgegraut in der Bibliothek. Alle drei Zahlen der Ampel kommen aus derselben Liste wie der Chat.

Die tägliche Fristenerinnerung​

Die Workflow-Vorlage „Tägliche Fristenerinnerung" schickt jedem Sachbearbeiter werktags seine offenen Fristen, je Person eine Mail, mit denselben Angaben wie die Liste im Chat und dem Link zum Dokument, der nach der Anmeldung direkt dorthin führt. Fristen, die sich keinem Zugang zuordnen lassen, gehen gesammelt an die Person, die den Workflow übernommen hat. Ist eine Frist nicht Ihre Zuständigkeit, melden Sie das über „Nicht zuständig" an der Frist; die Meldung geht an das Sekretariat der Kanzlei. Einzelheiten unter SOFI-Workflows.

Im Kalender​

Zwei Wege bringen Fristen in Ihren Microsoft-365-Kalender:

  • Einzeln aus dem Chat. „Trag mir die Einspruchsfrist der Musterfirma in den Kalender ein" oder „schick Herrn Beispiel eine Termineinladung für die Abgabefrist". Der Termin ist ganztägig am Fristende, blockiert keine Zeit und trägt Mandant, Frist-Nr., Dokumentart, Vorfrist und Bearbeitungsstand im Text. Angelegt wird erst nach Ihrer Freigabe.
  • Dauerhaft über die Vorlage „Meine Fristen im Kalender". Werktags früh trägt SOFI Ihre eigenen offenen Fristen ein, zieht verschobene nach und entfernt erledigte. Einzelheiten unter SOFI-Workflows.

Steuerbescheide​

Die Einspruchsfrist zu einem Steuerbescheid erscheint in der Fristenliste und in der Erinnerung, sobald sie in DATEV hinterlegt ist. Den Bescheid selbst prüfen Sie im Chat gegen die Erklärung. Siehe Steuerbescheide.

Fehlerbehebung​

  • Die Liste ist leer. Dann fehlt die Fristenkontrolle in Ihren DATEV-Daten. Oder die angemeldete Person hat in DATEV keine Mandanten mit Fristen freigegeben.
  • Eine Frist steht in DATEV, aber nicht bei SOFI. Mit dem nächtlichen DATEV-Abgleich erscheint eine heute angelegte Frist morgen. Mit DATEV live lädt SOFI die Fristen neu, sobald der geladene Stand älter als 15 Minuten ist. Der Stand steht an der Antwort.
  • Jemand bekommt keine Erinnerung. Zugeordnet wird über die DATEV-Benutzerverwaltung: die Anmeldeadresse des Kanzleimitglieds führt über sein Windows-Konto zu seinem DATEV-Benutzer und dessen Name muss zum Sachbearbeiter der Frist passen. Der Name im SOFI-Konto zählt dafür nicht. Lässt sich die Person so keinem Konto zuordnen, geht die Frist an die Person, die den Workflow übernommen hat.