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Mandanten-Chat

Ihre Mandanten stellen unter app.cockpit.tax Fragen zu ihren eigenen Zahlen: Umsatz und Ergebnis, Kostenblöcke und Kostentreiber, ungewöhnliche Buchungen, offene Forderungen, Fahrzeuge, Beschäftigte und Belege. Die Antworten kommen mit Diagrammen und Tabellen aus den DATEV-Daten, die Sie für den Mandanten freigeschaltet haben. Der Assistent tritt als Ihr Assistent auf, mit Ihrem Logo und Ihren Farben.

Was Sie tun​

Freischalten. Sie sagen SOFI im Chat, welchen Mandanten Sie freischalten möchten, und nennen die E-Mail-Adresse der Kontaktperson. SOFI zeigt Ihnen die Register des Dokumentenbestands dieses Mandanten mit Anzahl; Sie wählen, welche der Mandant sehen darf, oder lassen die Belege aus. Vor dem Versand sehen Sie die Adresse noch einmal gross und bestätigen. Erst dann geht die Einladung hinaus.

Die Mandantennummer mitteilen. Bei der ersten Anmeldung fragt der Chat nach der DATEV-Mandantennummer. Sie steht bewusst nicht in der Einladung; teilen Sie sie dem Mandanten auf einem anderen Weg mit, etwa am Telefon. So reicht eine falsch zugestellte Mail allein nicht für einen Zugang.

Bereiche und Kontingente anpassen. Jederzeit im Chat: Finanzbuchhaltung, offene Posten und Liquidität, Anlagen und Fahrzeuge, Personal, Belege. Personal zeigt nur Kopfzahlen und Summen, nie Namen. Je Zugang gilt ein Tagesdeckel an Fragen und ein Monatsdeckel an Tokens, beides können Sie anheben.

Widerrufen. Ein Wort im Chat genügt. Laufende Sitzungen enden sofort.

Was der Mandant sieht​

Er meldet sich mit seiner E-Mail-Adresse und einem sechsstelligen Code an, beim ersten Mal zusätzlich mit seiner Mandantennummer. Danach bestätigt er einmalig die Hinweise zur Verarbeitung seiner Daten mit Verweis auf Ihre Datenschutzerklärung. Auf Wunsch bleibt er auf seinem Gerät 30 Tage angemeldet.

Der Startbildschirm zeigt Umsatz, Betriebsergebnis und Gesamtkosten seit Jahresbeginn im Vergleich zum Vorjahr sowie die offenen Forderungen, dazu Fragen zum Einstieg. Jede Antwort nennt den Stand Ihrer DATEV-Daten. Diagramme lassen sich als Tabelle anzeigen und als Bild oder CSV herunterladen. Belege aus den freigegebenen Registern kann er herunterladen.

Der Assistent gibt keine steuerliche oder rechtliche Beratung und keine Prognosen; bei solchen Fragen verweist er an Sie.

Planmodus​

Beginnt der Mandant eine Nachricht mit „/plan“, legt der Assistent zuerst einen Plan vor: welche Auswertung er vornimmt, mit welchen Daten und was am Ende herauskommt. Unter jeder Antwort steht dann die Frage „Soll der Assistent den Plan so umsetzen?“ mit den Knöpfen „Plan umsetzen“ und „Weiter planen“. Erst nach der Freigabe wertet der Assistent die Daten nach dem Plan aus; mit „Weiter planen“ oder einer eigenen Anmerkung überarbeitet er den Plan.

Erinnerungen​

Der Mandant kann sich Vorlieben zur Darstellung merken lassen, etwa „Beträge bitte ohne Cent“ oder „Diagramme bitte als Balken“. Das geht im Chat mit „Merken Sie sich …“ oder auf der eigenen Seite „Erinnerungen“. Erkennt der Assistent am Ende einer Antwort eine solche Vorliebe, schlägt er sie vor. Ein Vorschlag gilt erst, wenn der Mandant ihn bestätigt. Ein verworfener kommt nicht wieder. Gemerkt wird nur, wie der Mandant Antworten sehen möchte: keine Zahlen und keine persönlichen Daten.

Was Sie sehen​

Nur Nutzungsdaten: welche Zugänge bestehen, welche Bereiche freigeschaltet sind, wann sich ein Mandant zuletzt angemeldet hat, wie viele Fragen er heute gestellt hat und wie viele Tokens im Monat verbraucht sind. Die Inhalte der Unterhaltungen und die Erinnerungen Ihrer Mandanten sehen Sie nicht. Bei der ersten Anmeldung eines Mandanten erhalten Sie eine Nachricht.

Die Fragen der Mandanten zählen auf das Kontingent Ihrer Kanzlei. Was ein Token ist und wie das Kontingent bemessen wird, steht unter Token.

Voraussetzungen​

  • Die Funktion ist für Ihre Kanzlei freigeschaltet (Funktionen in der Verwaltung).
  • Ein vertrauliches Modell ist freigeschaltet: die Zahlen des Mandanten verlassen die vertrauliche Verarbeitung nie. Mehr dazu unter Vertrauliche Verarbeitung.
  • Unter Rechtliche Angaben sind Anzeigename und Datenschutzerklärung hinterlegt; ein Logo unter Branding ist willkommen.
  • Die DATEV-Anbindung ist eingerichtet und liefert die Daten des Mandanten, über den nächtlichen DATEV-Abgleich oder über DATEV live.

Fehlt etwas davon, sagt SOFI es Ihnen beim Freischalten.

Datenschutz und Verantwortlichkeiten​

Die Daten Ihrer Mandanten gehören Ihnen. Sie entscheiden je Mandant, welche Bereiche und welche Dokumentregister sichtbar sind. Den Zugang können Sie jederzeit beenden. SOFI verarbeitet in Ihrem Auftrag; was das bedeutet, steht in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung im Trust Center.

Die Unterhaltungen eines widerrufenen Zugangs werden nach 30 Tagen gelöscht. Anmeldecodes gelten zehn Minuten; nach fünf Fehlversuchen ist ein Code verbraucht, nach drei falschen Mandantennummern beginnt die Anmeldung von vorn.