Zum Hauptinhalt springen

Mandantenaufnahme

Sie laden einen neuen Mandanten per E-Mail ein. Er trägt seine Stammdaten und Unterlagen selbst ein, danach legt SOFI ihn in DATEV an. Sie brauchen dafür nur Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.

Ablauf​

  1. Einladen. Im Chat sagen Sie SOFI, wen Sie aufnehmen möchten. Sie sehen den Entwurf und bestätigen ihn, erst dann geht die E-Mail raus.
  2. Der Mandant füllt aus. Über einen persönlichen Link, auch am Telefon. Er kann zwischendurch aufhören und später weitermachen, seine Angaben bleiben erhalten.
  3. SOFI legt an. Nach dem Absenden vergibt SOFI die nächste freie Mandantennummer, legt den Mandanten in DATEV an, erzeugt die Selbstauskunft als PDF und legt sie mit den Unterlagen in Ihrer Dokumentenablage ab.
  4. Die Unterlagen gehen zur Unterschrift. Vorlagen, die Sie dafür markiert haben, füllt SOFI mit den Angaben aus der Selbstauskunft und schickt sie direkt nach dem Anlegen per Link an den Mandanten und die weiteren Unterzeichner. Ohne Markierung stoßen Sie den Versand im Chat an.
  5. Sie werden benachrichtigt, sobald der Mandant angelegt ist, mit seiner Nummer und den Unterlagen, die zur Unterschrift hinausgegangen sind.

Angaben des Mandanten​

Zuerst wählt er, worum es geht: Privatperson, Einzelunternehmen oder Unternehmen. Danach sieht er nur die Fragen, die dazu passen. Gefragt wird nach Name und Anschrift, Kontakt, Finanzamt und Steuernummer, Bankverbindung und der Zusammenarbeit mit Ihnen. Je nach Art kommen Angaben zur Partnerin oder zum Partner, zur Rechtsform und zum Register oder zu den gesetzlichen Vertretern dazu.

Er kann Unterlagen hochladen: Ausweis, SuSa oder BWA. Ein Foto mit der Handykamera genügt. Fehlt gerade etwas, kann er den Schritt überspringen und Sie fragen später nach.

Vorbereitung​

Hinterlegen Sie Ihre Datenschutzerklärung. In der Verwaltung unter Rechtliche Angaben tragen Sie die Adresse ein. Der Mandant bestätigt am Ende die Verarbeitung seiner Daten. Dieser Satz verweist auf Ihre Erklärung. Fehlt sie, steht dort nur, dass er sie bei Ihnen anfordern kann.

Prüfen Sie Ihre Mandantennummern. Unter Mandanten-Onboarding in der Rubrik DATEV legen Sie fest, ab welcher Nummer SOFI sucht. Vergeben ist vergeben, SOFI nimmt die nächste freie darüber.

Hinterlegen Sie Ihre Unterlagen zur Unterschrift. Steuerberatungsvertrag, Vollmacht und SEPA-Mandat gehen nach der Aufnahme per Link an den Mandanten. Je Vorlage legen Sie fest, ob SOFI sie nach der Aufnahme von selbst versendet oder ob Sie den Versand im Chat anstoßen. Was Sie dafür einmal vorbereiten und wie der automatische Versand läuft, steht unter Elektronische Unterschrift.

Aufbewahrung und Löschfristen​

Der Einladungslink gilt 14 Tage. Nach Abschluss räumt SOFI den Vorgang nach 30 Tagen vollständig ab: Antworten, hochgeladene Dateien und die Einladung selbst werden gelöscht.

Verloren geht dabei nichts. Zu diesem Zeitpunkt stehen die Stammdaten in DATEV. Die Selbstauskunft samt Unterlagen liegt in Ihrer Dokumentenablage. Das PDF hält fest, was der Mandant eingetragen hat, wann er abgesendet hat und welchen Fragebogen er dabei vor sich hatte.

Datenschutz und Verantwortlichkeiten​

Die Daten Ihrer Mandanten gehören Ihnen. Sie entscheiden, was erhoben wird und wozu; SOFI verarbeitet in Ihrem Auftrag. Was das bedeutet, steht in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung im Trust Center.

Denken Sie daran, dass Ihre eigene Datenschutzerklärung beschreiben muss, was Sie hier erheben. Der Fragebogen fragt unter anderem nach der Religionszugehörigkeit, weil davon die Kirchensteuer abhängt; die Angabe ist freiwillig.