Zum Hauptinhalt springen

Outlook-Add-in

Das Add-in bringt SOFI direkt in Outlook, als Bereich neben der geöffneten E-Mail. Sie lesen eine Nachricht und lassen sie im selben Fenster zusammenfassen, einordnen oder beantworten, ohne den Text irgendwohin zu kopieren. Beim Verfassen erzeugt es Betreffzeilen und bringt Text in den Stil Ihrer Organisation. Es läuft in Outlook am Rechner, im Browser und auf dem Mac.

Sie melden sich im Add-in mit Ihrem SOFI-Konto an; dabei öffnet sich kurz die Anmeldeseite in einem Fenster. Eine Microsoft-365-Anbindung ist dafür nicht nötig; sie erweitert den Chat im Portal, nicht das Add-in.

Die Reiter​

Chat. Fragen zur geöffneten E-Mail, mit Denkprozess und derselben Denktiefe wie im Portal (Direkt, Ausgewogen, Gründlich). Antworten erscheinen formatiert wie im Portal, mit Tabellen, ohne Quellenmarken; stützt sich eine Antwort auf Haufe oder NWB, steht das darunter. „Antwort fortsetzen" holt eine abgeschnittene Antwort nach. Ein Klick übernimmt die Antwort in die E-Mail: als Antwortentwurf, an der Schreibmarke oder über Kopieren, mit Absätzen, Listen und Tabellen als Outlook-Formatierung. Die Unterhaltung hängt an der E-Mail: wer sie ein zweites Mal öffnet, auch in einem anderen Outlook, findet das Gespräch wieder; im Portal steht es unter dem Betreff. Themen aus Kanälen von Projekten, die weitere Personen sehen, zeigt das Add-in nicht; Themen aus „Nur ich“ schon, siehe Kanäle in Projekten. Schlägt SOFI eine Aktion vor, etwa eine Aufgabe oder einen Termin, hält sie an einer Freigabekarte im Add-in; erst Ihr Klick führt sie aus. Diktieren geht über das Mikrofon.

Braucht SOFI vor der Antwort eine Angabe, erscheint im Chat eine Rückfrage als Karte mit Vorschlägen, dem Feld „Etwas anderes“ und dem Knopf „Überspringen“. Auf der Karte steht immer der Hinweis, hier keine Passwörter, PINs oder TANs einzugeben. Schreiben Sie stattdessen eine neue Nachricht, beginnt SOFI mit ihr eine neue Antwort und die offene Rückfrage läuft ab.

Aktionen. Für die E-Mail, die Sie gerade lesen oder schreiben: Antwort entwerfen, Betreff erzeugen, Stil der Organisation, Förmlicher, Kürzer, Korrigieren. Im Entwurf bleiben Signatur und bisheriger Verlauf unangetastet; Rückgängig stellt den vorigen Text wieder her. Enthält ein Entwurf eine IBAN oder eine Sozialversicherungsnummer mit falscher Prüfziffer, warnt das Add-in, bevor der Text in der E-Mail landet. Für eine gelesene E-Mail steht dort außerdem Aktennotiz ablegen, siehe unten.

Ablage. Legt die geöffnete E-Mail samt ausgewählten Anhängen in die DATEV-Ablage, siehe unten.

Aufgaben. Was aus der E-Mail zu tun ist, wird mit einem Klick zur Aufgabe: „Ich bin dran" oder „Ich warte auf jemanden", mit Fälligkeit und Bezug zur E-Mail. SOFI schlägt die Aufgabe aus dem Inhalt vor und bereitet auf Wunsch eine Nachfass-Mail vor. Erledigen, verwerfen und wieder öffnen geht hier wie in der Wiedervorlage im Portal.

Zahnrad. Sprache (Deutsch, Englisch), Vorschläge automatisch, Sende-Wächter, Erinnerungen, Werkzeuge, Wissen, Skill, Abmelden. Das Add-in arbeitet mit denselben Einstellungen wie das Portal: es nimmt das leistungsstärkste Modell, das für Sie freigegeben ist; wer im Portal den Expertenmodus nutzt und dort ein Modell gewählt hat, bekommt es auch in Outlook. Werkzeuge heißen im Add-in so wie im Portal; eine Quelle, die nicht verbunden ist, sagt das dazu.

Mandantenkarte. Über den Reitern steht, sobald die Absenderadresse eindeutig einem Mandanten im Zugriff gehört, eine Karte mit Stammdaten, offenen Fristen und den jüngsten Dokumenten.

Rückmeldung​

Unter einem Entwurf, einer Antwort, einem Ablage- oder Aufgabenvorschlag fragt SOFI „War das hilfreich?". Ein Nein öffnet eine Zeile für die Korrektur, die SOFI sich als Erinnerung merkt und beim nächsten Mal berücksichtigt. Sie steht unter Wissen, Erinnerungen und lässt sich dort jederzeit ändern oder löschen.

Sende-Wächter​

Auf Wunsch warnt das Add-in beim Senden, überstimmbar: bei mehreren fremden Domänen unter den Empfängern, wenn ein Anhang erwähnt ist, aber keiner dranhängt, sowie bei einem unbekannten externen Empfänger. Den Wächter schalten Sie im Zahnrad ein; er setzt die passende Bereitstellung durch Ihre Verwaltung voraus.

Ablage in DATEV​

Der Reiter Ablage legt die geöffnete E-Mail samt ausgewählten Anhängen in die DATEV-Ablage. SOFI erkennt den Mandanten an der Absenderadresse (bei eigenen gesendeten Nachrichten am Empfänger), schlägt Ordner, Register, Bezeichnung und Belegdatum vor und begründet den Vorschlag. Sie prüfen die Karte, ändern was nicht passt und legen mit einem Klick ab. Ordner und Register kommen aus der vorhandenen Ablagestruktur des Mandanten; ein neuer Ort entsteht dabei nicht.

  • Unter Was soll abgelegt werden? steht der E-Mail-Text und jede Anlage einzeln, jede mit eigener Bezeichnung. Anlagen bekommen ihren Namen aus dem Dateinamen, der E-Mail-Text aus dem Betreff. SOFI hakt vor, was wie ein Dokument aussieht: Anlagen wie PDF oder Office-Dateien ja, der E-Mail-Text nur, wenn keine Anlage dabei ist. Sie ändern jede Bezeichnung und jede Auswahl vor dem Ablegen.
  • Die Bezeichnung folgt dem Ablage-Knigge Ihrer Kanzlei aus DATEV DMS: Eintrag, Ergänzung, Jahr und bei monatlichen Vorgängen der Monat, etwa „ESt-Bescheid 2024“ oder „Kontoauszug 2026/08“. Das Jahr ist bei Bescheiden das Veranlagungsjahr. Das Belegdatum steht wie in DATEV im eigenen Feld. Passt kein Eintrag, bildet SOFI die Bezeichnung im selben Stil. Im Feld Knigge-Eintrag wählen Sie einen anderen Eintrag aus der Liste Ihrer Kanzlei, dazu Ergänzung, Jahr und Monat; die Vorschau zeigt die fertige Bezeichnung. Mit Frei bearbeiten tippen Sie die Bezeichnung selbst.
  • Vorgeschlagen wird auf Klick (Für DMS prüfen). Wer mag, schaltet im Zahnrad Vorschläge automatisch ein; dann rechnet SOFI beim Öffnen einer E-Mail den Vorschlag aus Text und Betreff, mit einem Tagesdeckel je Person. Anhänge werden erst beim Ablegen übertragen.
  • Hat die Kanzlei Bezeichnung aus dem Inhalt freigeschaltet, liest SOFI die Anlagen und schlägt aus dem Inhalt Bezeichnung, Belegdatum und Dokumentart vor. Beim Prüfen oder Speichern zeigt das Add-in, welche Anlage es gerade liest; danach sehen Sie die neuen Bezeichnungen und legen mit Jetzt ablegen ab. Wer im Zahnrad Anlagen neuer E-Mails im Hintergrund lesen einschaltet, bekommt die Bezeichnungen schon beim Eingang der E-Mail; dafür muss Microsoft 365 im Portal verbunden sein.
  • Als Bearbeiter des Dokuments trägt DATEV Sie selbst ein. Bei Bedarf wählen Sie im Feld Bearbeiter eine andere Person aus der DATEV-Benutzerliste; kann SOFI Sie keinem DATEV-Benutzer zuordnen, wählen Sie einmal, SOFI merkt sich die Wahl. Der Bearbeiter ist der DATEV-Benutzer am Dokument, nicht die Sachbearbeiter-Nummer aus der Mandanten-Zuständigkeit.
  • Mehrere E-Mails legen Sie über die Mehrfachauswahl in Outlook als Stapel ab. Je E-Mail klappen Sie auf, welche Anlagen mitgehen; bei einem PDF lassen sich die Seiten auswählen. Der Bearbeiter gilt für den ganzen Stapel.
  • Nach der Ablage steht an der E-Mail, wohin sie gegangen ist. Wer dieselbe E-Mail später öffnet, sieht das sofort und bekommt beim zweiten Ablegen für denselben Mandanten einen Hinweis. Steht bei einer Ablage dieser E-Mail Ausgang offen, legt das Add-in erst wieder ab, wenn Sie Ich habe in DATEV nachgesehen, erneut ablegen bestätigen. Danach bestätigen Sie den Hinweis auf den früheren Ablageauftrag mit Trotzdem ablegen.
  • Eingebettete Bilder, Signaturgrafiken und Verknüpfungen bleiben abgewählt. Ausführbare Dateien, Archive und Office-Dateien mit Makros nimmt die Ablage nicht an.
  • Die Kanzlei schaltet die Ablage unter Organisation frei und bestimmt je Person, wer ablegen darf. Abgelegt wird nur bei Mandanten, für die Sie in DATEV Rechte haben.

Aktennotiz mit Zeit aus einer E-Mail​

Manche E-Mail gehört nicht als Dokument in die Akte, sondern als Notiz: was besprochen wurde, was dabei herauskam und was als Nächstes ansteht. Unter Aktionen öffnet Aktennotiz ablegen dafür eine eigene Ansicht; aus der Ablagekarte führt Stattdessen eine Aktennotiz schreiben dorthin.

  • Anlass, Gesprächspartner, Datum und Inhalt kommen aus der geöffneten E-Mail. Mit SOFI zusammenfassen macht aus dem Mailtext den Kern der Notiz: Anlass, wesentliche Aussagen, Ergebnis, offene Punkte. Der Vorschlag erscheint zuerst zur Durchsicht; erst In die Notiz übernehmen setzt ihn ein. Aus einem Entwurf heraus beginnt die Notiz leer, etwa nach einem Anruf.
  • Die Form wählen Sie aus dem, was der Konnektor der Kanzlei kann: Word, PDF, beides oder eine Kurznotiz mit dem Text im Notizfeld. Ablageort und Leistung sind mit Ihrer letzten Wahl vorbelegt.
  • Zeit buchen ist ein Kästchen, zunächst leer. Mit dem Haken erscheinen Auftrag, Teilauftrag, Leistung, Dauer und Abrechenbar; die Dauer tragen Sie selbst ein, SOFI schätzt sie nie. Dürfen Sie in DATEV keine Zeiten buchen, bleibt das Kästchen gesperrt und nennt den Grund; die Notiz legen Sie trotzdem ab.
  • Nach Ablegen beziehungsweise Ablegen und Zeit buchen zeigt die Ansicht zwei Zeilen, Ablage und Zeit. Den Stand liest sie einige Minuten lang nach. Die Zeit bucht SOFI erst, wenn DATEV die Ablage bestätigt hat. Erzeugte Dateien stehen darunter zum Öffnen. Steht in einer Zeile Ausgang offen, hat DATEV nicht eindeutig geantwortet. Sehen Sie dann zuerst in DATEV nach. Steht bei der Zeit Ausgang offen, bietet die Ansicht Nur Zeit erneut buchen nicht an. Fehlt die Zeit in DATEV, buchen Sie sie dort oder im Chat nach.
  • Ist die Notiz abgelegt, die Zeit aber nicht gebucht, korrigieren Sie Auftrag, Leistung oder Dauer und wählen Nur Zeit erneut buchen; die Notiz wird nicht ein zweites Mal abgelegt.

Was die vier Formen unterscheidet und welche Rechte die Zeitbuchung braucht, steht unter Aktennotiz. Die Kanzlei schaltet die Funktion unter Modelle frei.

Bereitstellung​

Das geschieht einmal für alle. Der Ort dafür ist das Microsoft 365 Admin Center, nicht SOFI.

  1. Im Admin Center Einstellungen und dort Integrierte Apps öffnen.
  2. Eigene App hochladen wählen.
  3. Statt einer Datei die Adresse des Add-ins angeben. Sie steht in SOFI unter Integrationen, dort lässt sie sich kopieren.
  4. Microsoft prüft die Angabe. Das dauert einen Moment.
  5. Auswählen, wer das Add-in bekommt: einzelne Personen, Gruppen oder die ganze Organisation.
  6. Die angeforderten Berechtigungen bestätigen.
  7. Bereitstellen.

Bis das Add-in in allen Postfächern erscheint, können einige Stunden vergehen. Das liegt an Microsoft, nicht an SOFI.

Eine bebilderte Fassung dieser Anleitung, Schritt für Schritt mit Ansichten aus dem Admin Center, finden Sie in der Anwendung im Hilfe-Center.

Sicherheit​

Schnellaktionen laufen ohne Werkzeuge, die etwas verändern könnten; der Inhalt einer E-Mail wird als Material behandelt, nie als Anweisung an SOFI. Gesendet wird nichts automatisch: das Add-in erzeugt Entwürfe, senden tun Sie. Jede Aktion mit Wirkung nach außen läuft über eine Freigabekarte. Rückfragen warnen auf der Karte davor, Passwörter, PINs oder TANs einzugeben; steckt in einer E-Mail eine verdächtige Anweisung, warnt SOFI zusätzlich.

Fehlerbehebung​

  • Nach dem Bereitstellen ist nichts zu sehen. Meist ist die Verteilung noch nicht durch. Outlook einmal neu starten hilft oft.
  • Das Fenster bleibt leer. Dann blockiert meist ein Sicherheitsfilter das Laden der Add-in-Seite. Prüfen Sie, ob die Adresse des Add-ins in Ihrem Netz erreichbar ist, und wenden Sie sich sonst an den Support.
  • Der Reiter „Ablage" fehlt. Dann ist die Ablage für die Kanzlei nicht freigeschaltet oder für diese Person nicht erlaubt. Beides regelt der Kanzlei-Admin unter Organisation.
  • Es fehlt nur bei einzelnen Personen. Dann prüfen Sie im Admin Center, wer das Add-in zugewiesen bekommen hat.
  • Der Reiter „Aufgaben" fehlt. Dann ist die Wiedervorlage für Ihre Installation nicht eingeschaltet.