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Outlook-Add-in

Das Add-in bringt SOFI direkt in Outlook. Sie lesen eine Nachricht und lassen sie im selben Fenster zusammenfassen, einordnen oder beantworten, ohne den Text irgendwohin zu kopieren. Beim Verfassen erzeugt es Betreffzeilen und bringt Text in den Kanzlei-Stil.

Sie melden sich im Add-in mit Ihrem SOFI-Konto an. Eine Microsoft-365-Anbindung ist dafür nicht nötig; sie erweitert den Chat im Portal, nicht das Add-in.

Ablage in DATEV​

Der Reiter Ablage legt die geöffnete E-Mail samt ausgewählten Anhängen in die DATEV-Ablage. SOFI erkennt den Mandanten an der Absenderadresse (bei eigenen gesendeten Nachrichten am Empfänger), schlägt Ordner, Register, Bezeichnung und Belegdatum vor und begründet den Vorschlag. Sie prüfen die Karte, ändern was nicht passt und legen mit einem Klick ab. Ordner und Register kommen aus der vorhandenen Ablagestruktur des Mandanten; ein neuer Ort entsteht dabei nicht.

  • Vorgeschlagen wird auf Klick (Für DMS prüfen). Wer mag, schaltet im Zahnrad Vorschläge automatisch ein; dann rechnet SOFI beim Öffnen einer E-Mail den Vorschlag aus Text und Betreff, mit einem Tagesdeckel je Person. Anhänge werden erst beim Ablegen übertragen.
  • Nach der Ablage steht an der E-Mail, wohin sie gegangen ist. Wer dieselbe E-Mail später öffnet, sieht das sofort und bekommt beim zweiten Ablegen einen Hinweis.
  • Eingebettete Bilder, Signaturgrafiken und Verknüpfungen bleiben abgewählt. Ausführbare Dateien, Archive und Office-Dateien mit Makros nimmt die Ablage nicht an.
  • Die Kanzlei schaltet die Ablage unter Organisation frei und bestimmt je Person, wer ablegen darf. Abgelegt wird nur bei Mandanten, für die Sie in DATEV Rechte haben.

Bereitstellung​

Das geschieht einmal für alle. Der Ort dafür ist das Microsoft 365 Admin Center, nicht SOFI.

  1. Im Admin Center Einstellungen und dort Integrierte Apps öffnen.
  2. Eigene App hochladen wählen.
  3. Statt einer Datei die Adresse des Add-ins angeben. Sie steht in SOFI unter Integrationen, dort lässt sie sich kopieren.
  4. Microsoft prüft die Angabe. Das dauert einen Moment.
  5. Auswählen, wer das Add-in bekommt: einzelne Personen, Gruppen oder die ganze Organisation.
  6. Die angeforderten Berechtigungen bestätigen.
  7. Bereitstellen.

Bis das Add-in in allen Postfächern erscheint, können einige Stunden vergehen. Das liegt an Microsoft, nicht an SOFI.

Eine bebilderte Fassung dieser Anleitung, Schritt für Schritt mit Ansichten aus dem Admin Center, finden Sie in der Anwendung im Hilfe-Center.

Fehlerbehebung​

  • Nach dem Bereitstellen ist nichts zu sehen. Meist ist die Verteilung noch nicht durch. Outlook einmal neu starten hilft oft.
  • Das Fenster bleibt leer. Dann blockiert meist ein Sicherheitsfilter das Laden der Add-in-Seite. Prüfen Sie, ob die Adresse des Add-ins in Ihrem Netz erreichbar ist, und wenden Sie sich sonst an den Support.
  • Der Reiter "Ablage" fehlt. Dann ist die Ablage für die Kanzlei nicht freigeschaltet oder für diese Person nicht erlaubt. Beides regelt der Kanzlei-Admin unter Organisation.
  • Es fehlt nur bei einzelnen Personen. Dann prüft im Admin Center, wer das Add-in zugewiesen bekommen hat.