Sicherheit und Datenschutz
Eine Kanzlei darf Mandantendaten nicht einfach an einen KI-Dienst geben. Diese Seite erklärt, warum es bei SOFI trotzdem geht.
Verarbeitungsort
Die Verarbeitung findet in Rechenzentren in der Europäischen Union statt. Das gilt für die Modelle ebenso wie für die Ablage Ihrer Dokumente und für die Protokolle.
Einzelne Anbindungen können darüber hinausgehen. Microsoft 365 etwa verarbeitet in einem EU-Tenant, einzelne Unterverarbeitungen können in den USA stattfinden. Welche Anbindung was auslöst, steht im Trust Center bei jeder einzeln.
Vertrauliche Verarbeitung
Die Inhalte Ihrer Organisation kann niemand außer Ihnen einsehen.
Die Verarbeitung findet in einer abgeschirmten Umgebung statt. Weder der Betreiber der Rechenzentren noch SOFI selbst kommen an die Inhalte.
Das ist die technische Voraussetzung dafür, dass mit Daten gearbeitet werden darf, die der beruflichen Verschwiegenheit unterliegen.
Berufsrecht
Für Steuerberater gilt § 203 StGB und § 62a StBerG. Beides verlangt, dass mitwirkende Dritte zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und dass die Verpflichtung belegbar ist.
Im Trust Center finden Sie die Verschwiegenheitsvereinbarung, den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Liste der Unterauftragnehmer, jeweils versioniert. Damit lässt sich gegenüber einer Berufsaufsicht belegen, dass die Voraussetzungen erfüllt sind.
Keine Nutzung für Modelltraining
Inhalte aus Ihrer Organisation fließen nicht in das Training von Modellen. Weder Ihre Fragen noch die Daten, mit denen geantwortet wurde.
Modelle außerhalb der Enklave
Es gibt Modelle, die außerhalb der abgeschirmten Umgebung laufen und dadurch andere Fähigkeiten mitbringen. Sie sind nicht von vornherein an. Ihre Organisation muss sie ausdrücklich freischalten. Diese Entscheidung ist protokolliert.
Solange sie aus sind, verlässt kein Inhalt die vertrauliche Verarbeitung.
Web-Suche und externe Anfragen
Eine Web-Suche verlässt die Enklave: die Suchanfrage geht an eine Suchmaschine. Damit dabei keine Mandantendaten mitgehen, schreibt SOFI die Anfrage vorher um und entfernt Namen, Nummern und Beträge. Das gilt kanzleiweit: im Chat, in der Tiefenrecherche und in Workflows.
Die Kanzleileitung entscheidet unter Organisation, Vertraulichkeit, ob Suchanfragen anonymisiert oder im Klartext hinausgehen. Die Vorgabe ist anonymisiert. Wer den Schalter ausstellt, bekommt genauere Treffer, gibt dafür aber die Anfrage im Wortlaut an die Suchmaschine. Anfragen an TaxGraph laufen nur anonymisiert; ohne den Schalter stehen sie nicht zur Verfügung. Jede Änderung des Schalters steht im Protokoll.
Anmeldung
Es gibt kein Passwort. Die Anmeldung läuft über einen Einmal-Link an die dienstliche Adresse, wahlweise mit zweitem Faktor. Alternativ läuft sie über Ihren zentralen Unternehmenszugang. Ein Link ist kurz gültig und nur einmal verwendbar.
Besonders folgenreiche Schritte in der Verwaltung verlangen zusätzlich einen Sicherheitscode, auch wenn die Sitzung längst offen ist.
Nachvollziehbarkeit
Jede Aktion wird protokolliert, unveränderlich, einschließlich des Modells, das geantwortet hat. Jede Antwort auf Grundlage Ihrer Daten führt ihre Belege mit. Beides zusammen macht nachvollziehbar, was mit Mandantendaten geschehen ist, statt es versichern zu müssen.
Fachliche Verantwortung
Die fachliche Richtigkeit bleibt bei Ihnen. SOFI kann sich irren. Die Verantwortung für ein Ergebnis liegt bei Ihren Berufsträgern. Die Belege sind dafür da, dass sich das in Sekunden prüfen lässt.