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Aktennotiz

Ein Telefonat mit dem Mandanten, ein Gespräch am Empfang, eine E-Mail, die als Notiz in die Akte gehört: Sie sagen SOFI, worum es ging. SOFI legt die Notiz in der DATEV-Ablage des Mandanten ab. Auf Wunsch bucht SOFI im selben Zug die Zeit auf den Auftrag.

So beginnen Sie​

Im Chat und in der iPhone-App. Sagen oder schreiben Sie, was besprochen wurde, etwa: „Leg eine Aktennotiz zum Telefonat mit der Musterfirma an: Frau Musterfrau fragte nach der Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung, wir beantragen die Dauerfristverlängerung. 20 Minuten Beratung." SOFI liest dazu die Aufträge und Ablageorte des Mandanten und zeigt eine Freigabekarte mit Mandant, Anlass, Form, Inhalt, Ergebnis, nächsten Schritten, Ablageort und, wenn Sie es wollen, der Zeit. Sie ändern jedes Feld; die Form und „Zeit buchen" wählen Sie aus einer Liste. Abgelegt wird erst nach Ihrer Freigabe.

In Outlook. Im Add-in steht unter Aktionen der Knopf Aktennotiz ablegen, in der Ablagekarte der Weg Stattdessen eine Aktennotiz schreiben. Anlass, Gesprächspartner, Datum und Inhalt kommen aus der geöffneten E-Mail; Mit SOFI zusammenfassen macht aus dem Mailtext den Kern der Notiz, den Sie vor der Übernahme prüfen. Aus einem Entwurf heraus beginnt die Notiz leer, etwa nach einem Anruf. Mehr dazu unter Outlook-Add-in.

Die vier Formen​

  • Word. Ein Dokument auf dem Briefpapier der Kanzlei, in DATEV weiter bearbeitbar.
  • PDF. Dasselbe Dokument als PDF, unveränderlich.
  • Word und PDF. Beides an einem Dokument in der Ablage.
  • Kurznotiz. Ein Dokument, dessen Text im Notizfeld der DATEV-Ablage steht: Sie sehen ihn dort, ohne eine Datei zu öffnen. Der Text liegt zusätzlich als schlichte Textdatei bei, damit die Volltextsuche ihn findet. Die DATEV-eigene Telefonnotiz legt SOFI nicht an: diese Dokumentart entsteht nur im DATEV-Programm selbst, die Schnittstelle nimmt sie nicht entgegen.

SOFI merkt sich je Person, welche Form, welchen Ablageort und welche Leistung Sie zuletzt gewählt haben. Die nächste Notiz ist damit vorbelegt. Nennen Sie keinen Ablageort, wählt SOFI einen passenden aus der vorhandenen Struktur des Mandanten, sonst den Eingang des Mandanten. Ein neuer Ordner entsteht dabei nicht.

Zeit auf Wunsch​

Die Notiz ist ohne Zeitbuchung vollständig. SOFI legt die Karte direkt vor, ohne vorher nachzufragen: Mandant, Ablageort und Zeit stehen darauf. Ein Klick gibt die Notiz frei. Nennen Sie eine Dauer, steht „Zeit buchen: Ja" auf der Karte, mit Auftrag und Dauer; sonst steht dort „Nein". Die Zeit lässt sich danach im Chat nachbuchen. Die Dauer schätzt SOFI nie. Möchten Sie Zeit buchen, ohne eine Dauer zu nennen, fragt SOFI nur nach der Dauer. Kommen mehrere Mandanten oder Aufträge in Frage, fragt SOFI, welcher gemeint ist. In Outlook ist Zeit buchen ein Kästchen, das zunächst leer ist; mit dem Haken erscheinen Auftrag, Teilauftrag, Leistung, Dauer und „Abrechenbar".

Als Bemerkung der Zeitbuchung trägt SOFI den Anlass der Notiz ein, als Arbeitsdatum das Datum der Notiz.

Ablauf​

Nach der Freigabe übergibt SOFI die Notiz sofort an DATEV und meldet: „Notiz an DATEV übergeben. Die Zeit wird gebucht, sobald die Ablage bestätigt ist." Die Zeit bucht SOFI erst, wenn DATEV die Ablage bestätigt hat, damit keine Zeit zu einer Notiz entsteht, die es nicht gibt.

Stand prüfen. Im Chat fragen Sie „Wie ist der Stand der Aktennotiz?"; SOFI nennt die Ablage und die Zeit getrennt: erledigt, läuft noch oder Fehler mit dem Text, den DATEV dazu liefert. In Outlook zeigt die Ansicht nach der Übergabe zwei Zeilen, Ablage und Zeit, und liest den Stand einige Minuten lang nach. Erzeugte Dateien stehen darunter zum Öffnen.

Teil-Erfolg. Ist die Notiz abgelegt, die Zeit aber nicht gebucht, etwa weil DATEV die Buchung abweist, bleibt die Notiz stehen. Sie buchen dann nur die Zeit erneut: im Chat mit „Buch die Zeit zur Aktennotiz noch einmal", in Outlook mit Nur Zeit erneut buchen, nachdem Sie Auftrag, Leistung oder Dauer angepasst haben. Die Notiz wird dabei nicht ein zweites Mal abgelegt; eine gleiche Notiz zur selben E-Mail weist SOFI als Dublette ab.

Offener Ausgang. Kam die Rückmeldung von DATEV nicht an, etwa nach einer Zeitüberschreitung, kann die Zeit trotzdem gebucht sein. Sehen Sie dann zuerst in DATEV nach, bevor Sie sie erneut buchen. Eine gleiche Buchung hält SOFI in den folgenden 24 Stunden als mögliche Dublette an.

Dasselbe gilt für die Notiz selbst. Fehlt die Rückmeldung zur Ablage oder meldet DATEV einen Serverfehler, kann die Notiz trotzdem im DMS liegen. SOFI sagt dann „Ob die Notiz im DMS liegt, ist offen" (in Outlook unter Ablage) und bucht keine Zeit dazu. Sehen Sie im DMS des Mandanten nach, bevor Sie die Notiz erneut ablegen. Dieselbe Notiz hält SOFI in den folgenden 24 Stunden an; im Chat legen Sie sie ab, wenn Sie bestätigen, dass sie im DMS fehlt.

Voraussetzungen​

  • Die Kanzlei hat die Funktion Aktennotizen eingeschaltet und die Dokumentenablage eingerichtet.
  • Die Person hat das Recht, in die DATEV-Ablage zu schreiben. In DATEV hat sie Rechte auf den Mandanten.
  • Für die Zeit zusätzlich: die Zeiterfassung ist eingeschaltet und die Person darf Zeiten buchen, siehe DATEV Auftragswesen und Zeiterfassung. Fehlt das, legt SOFI die Notiz trotzdem ab und nennt den Grund, warum keine Zeit gebucht wird.
  • Kurznotiz und Word und PDF brauchen den Konnektor ab Version 1.14. Mit einem älteren Konnektor bietet SOFI nur Word oder PDF an.

Wo die Notiz liegt​

Die Notiz liegt in der DATEV-Ablage der Kanzlei. Bucht SOFI die Zeit dazu, hängt das Dokument in DATEV am selben Auftrag wie die Zeit. Die erzeugte Datei liegt außerdem für die übliche Frist bei Ihren Dateien in SOFI, der Text im Chatverlauf wie jede andere Nachricht. SOFI selbst behält von der Notiz nur Kennungen, den Anlass und den Stand, nicht den Inhalt. Der Dateiname trägt Datum und Anlass, also gegebenenfalls einen Namen. Im Protokoll der Organisation steht er nicht: dort steht die Ablage selbst, mit Person und Zeitpunkt.

Grenzen​

  • Eine frisch abgelegte Notiz findet die Suche in SOFI erst nach dem nächsten nächtlichen DATEV-Abgleich, mit DATEV live nach höchstens einer Stunde; in DATEV selbst ist sie sofort da.
  • Kanzleien mit der Dokumentenablage statt DATEV DMS können nur eine Datei je Dokument aufnehmen: „Word und PDF" meldet dort einen Fehler, Word oder PDF allein geht.
  • Der Inhalt einer Notiz umfasst bis zu 8000 Zeichen, Ergebnis und nächste Schritte je 2000.
  • Eine Zeitbuchung geht auf einen Teilauftrag, der in DATEV bebuchbar ist. Die Dauer reicht von einer Minute bis zu einem Tag.