Chat

Der Chat ist der Ort, an dem Sie am meisten Zeit verbringen werden. Er sieht aus wie ein Nachrichtenfenster, verhält sich aber anders: SOFI kann während einer Antwort in Ihren Daten nachsehen, Fachquellen befragen und rechnen.

Diese Seite erklärt das Fragen und die Fläche drumherum. Die Bedienelemente des Eingabefelds stehen unter Eingabefeld und Werkzeuge, der Aufbau einer Antwort unter Antworten, Rückfragen und Freigaben, Tabellen und Dateien unter Tabellen, Dateien und Export.

Formulierung von Anfragen

Der Unterschied zwischen einer brauchbaren und einer unbrauchbaren Antwort liegt fast immer an der Frage.

Nennen Sie den Zusammenhang. Um welchen Auftraggeber geht es, um welchen Zeitraum, um welche Auswertung. SOFI kann auf sehr viel zugreifen, die Frage entscheidet worauf.

Sagen Sie, was Sie mit der Antwort vorhaben. „Fasse das für eine Mandanten-E-Mail zusammen" führt zu etwas anderem als „prüf das für den Jahresabschluss", auch bei denselben Zahlen.

Fragen Sie nach, statt neu zu fragen. Eine Rückfrage im selben Gespräch behält den ganzen Zusammenhang. Ein neues Gespräch fängt bei null an.

Neues Thema, neues Gespräch. Ein Gespräch, das drei Themen vermischt, wird für SOFI wie für Sie unübersichtlich. Es kostet außerdem mehr, weil der ganze Verlauf bei jeder Nachricht mitgelesen wird.

Konkrete Aufgaben mit dem Wortlaut, der dafür funktioniert, stehen unter Anwendungsbeispiele.

Statusanzeige während der Antwort

Während SOFI arbeitet, zeigt eine Zeile über der Antwort den aktuellen Schritt und die bisherige Dauer, etwa „14 Sek.“. Das ist kein Ladebalken, sondern der tatsächliche Arbeitsstand. Dauert ein Schritt lange, liegt das meist an der Menge der Daten, die gerade durchsucht wird. Ist die Antwort fertig, bleibt eine graue Zeile darüber stehen. Sie nennt die verwendeten Anbindungen und die Zahl der Schritte; ein Klick zeigt die einzelnen Schritte, auch nach dem Neuladen. Mit dem Stopp-Knopf im Eingabefeld brechen Sie eine laufende Antwort ab.

Lange Gespräche

Jedes Modell kann nur eine bestimmte Menge Text auf einmal im Blick behalten. Wird ein Gespräch länger, fasst SOFI ältere Nachrichten und Zwischenergebnisse selbst zusammen und arbeitet mit der Zusammenfassung weiter. Das passiert auch mitten in einem Arbeitsschritt, etwa wenn viele Abfragen nacheinander große Ergebnisse liefern. In der Statusanzeige steht dann die Zeile „Verlauf wird zusammengefasst“ mit einem Fortschrittsbalken; danach steht sie als „Verlauf zusammengefasst“ an der Stelle, an der sie passiert ist, auch nach dem Neuladen. Wurden ältere Nachrichten zusammengefasst, sagt ein Hinweis oben im Gespräch das. Das vollständige Gespräch bleibt gespeichert und lesbar; nur das, was das Modell beim nächsten Schritt liest, ist gekürzt.

Die Zusammenfassung zählt wie eine Antwort auf das Guthaben Ihrer Organisation. Die Anzeige neben dem Eingabefeld zeigt weiterhin, wie voll das Gedächtnis des Modells gerade ist.

Organisation der Gespräche

Die Seitenleiste links führt Ihre Gespräche, nach Zeit gruppiert (Heute, Gestern, diese Woche, älter), darüber die angehefteten.

Über den Gesprächen stehen die Bereiche: Agenten, Workflows, Wissen, Projekte, Integrationen und was Ihre Organisation sonst freigeschaltet hat. Ein Klick auf die Überschrift klappt sie zu, damit die Gespräche mehr Platz haben; auf kleinen Bildschirmen sind sie von vornherein zugeklappt. Was Sie auf- oder zugeklappt haben, bleibt in diesem Browser so.

Archivieren nimmt ein Gespräch aus der Liste, ohne es zu löschen. Es bleibt über die Archivansicht erreichbar und lässt sich von dort zurückholen. Alle Gespräche auf einmal archivieren oder löschen Sie unter Einstellungen, Chats.

Umbenennen und Anheften helfen bei Gesprächen, auf die Sie oft zurückkommen. Den Titel vergibt SOFI nach der ersten Antwort selbst; ein Klick auf den Titel oben ändert ihn.

Suchen. Das Suchfeld über der Liste filtert nach Titel und Vorschauzeile.

Wartet auf Sie. Hält ein Gespräch oder ein Workflow an einer Freigabe an, erscheint es in einem eigenen Abschnitt oben in der Seitenleiste, bis Sie entschieden haben.

Ungelesen. Ein Punkt am Gespräch zeigt eine Antwort, die fertig wurde, während Sie woanders waren.

Projekte

Projekte sind ein eigener Bereich zwischen Wissen und Integrationen. In der Liste der Gespräche stehen sie nicht mehr als Ordner. Ein Klick auf den Eintrag öffnet die Übersicht: je Projekt eine Kachel mit dem Kürzel aus den Anfangsbuchstaben, dem Namen und der Zahl seiner Gespräche, dazu oben rechts „Projekt anlegen“. Ein geteiltes Projekt trägt ein kleines Zeichen. Praktisch ist ein Projekt je Auftraggeber oder je laufender Sache.

Ein Klick auf eine Kachel öffnet die Projektseite. Dort liegen die Gespräche des Projekts; dort benennen Sie es auch um. In der Chat-Historie stehen diese Gespräche weiterhin, wie jedes andere auch. Ein vorhandenes Gespräch legen Sie über das Menü seiner Zeile in der Historie dorthin: „Verschieben nach“ und dann das Projekt. Rechts auf der Projektseite hinterlegen Sie zwei Dinge, die jedes Gespräch im Projekt von selbst mitbekommt:

• Eine Anweisung. Ein Text wie "Antworte knapp und nenne immer das Aktenzeichen". Sie gilt für alle Gespräche in diesem Projekt und geht Ihrer persönlichen Anweisung vor. Die Vorgabe Ihrer Organisation geht ihr vor.
• Dateien. Verträge, Schriftwechsel, Aufstellungen, bis zu 20 je Projekt. Solange die Dateien zusammen nicht zu umfangreich sind, liest das Modell sie bei jeder Frage vollständig mit, wie einen Anhang. Werden sie umfangreicher, sucht das Modell stattdessen darin und nennt in seiner Antwort die Fundstellen. Die Projektseite sagt Ihnen, welcher der beiden Fälle gerade gilt. Gescannte Dokumente werden vorher in Text verwandelt; das dauert einen Moment, die Seite zeigt den Stand je Datei. Eine Datei, die SOFI im Chat erzeugt hat, legen Sie aus der Vorschau mit Speichern nach, Ziel Projekt, direkt hier ab, siehe Speichern nach.

Die Dateien und die Anweisung sehen nur Sie und die Mitglieder, die Sie zum Projekt hinzufügen. Sie werden verschlüsselt gespeichert. Ein Gespräch mit Projektdateien bleibt im vertraulichen Betrieb, auch wenn Ihre Organisation sonst einzelne Anfragen an ein anderes Modell weitergeben darf. Bei einem Modell, für das Anfragen anonymisiert werden, reisen Anweisung und Dateien nicht mit. Nehmen Sie ein Gespräch aus dem Projekt heraus, bekommt es ab der nächsten Frage nichts mehr davon. Löschen Sie das Projekt, sind die Dateien weg, die Gespräche bleiben. In einem Projekt mit Kanälen gilt das nicht: dort löscht das Projekt alle Themen mit, siehe unten. In der iPhone-App gibt es die Projektseite noch nicht; ein Gespräch, das Sie am Rechner in ein Projekt gelegt haben, bekommt Anweisung und Dateien aber auch dort mit.

Nur Projektwissen. In einem Projekt antwortet SOFI ausschließlich aus dem Projektwissen: aus den Projektdateien, aus dem, was Sie im Gespräch schreiben und aus den Dateien, die Sie im Gespräch hochladen. Das Wissen Ihrer Organisation, andere Projekte, die Websuche, DATEV, das Postfach, Skills und die Tiefenrecherche bleiben außen vor; auch aus seinem Allgemeinwissen ergänzt SOFI keine Fakten. Es nutzt es nur für Sprache, Rechnen, Tabellen und den Aufbau der Antwort. Beantwortet das Projektwissen eine Frage nicht, sagt SOFI das mit dem festen Satz „Dazu enthält das Projekt «Name» keine Angaben.“ und rät nicht. Ihre persönliche Anweisung und die Vorgabe Ihrer Organisation gelten weiter. Ihre Erinnerungen bleiben außen vor, denn die Gespräche eines solchen Projekts können Mitglieder mitlesen. Ein Gespräch in einem solchen Projekt bleibt immer im vertraulichen Betrieb; mit einem Modell, für das Anfragen anonymisiert werden, antwortet SOFI darin nicht, sondern bittet um ein vertrauliches Modell. Auch ein Skill und die Tiefenrecherche stehen in einem solchen Projekt nicht zur Verfügung.

Die Einstellung gilt für jedes Projekt, auch für bestehende. Ausschalten können Sie sie je Projekt auf der Projektseite mit dem Schalter „Nur Projektwissen“ unter dem Titel; die Änderung wirkt ab der nächsten Frage. Im Chat zeigt ein Hinweis neben dem Projektnamen, dass die Einschränkung gilt; die Auswahl von Wissensquellen, Werkzeugen und Mandant ist dort ausgeblendet. In der iPhone-App gibt es den Schalter nicht; die Einschränkung gilt aber auch dort für jedes Gespräch, das in einem solchen Projekt liegt.

Zugriff für eine Frage freigeben. Reicht das Projektwissen für eine Frage nicht, kann SOFI in einem Projekt mit „Nur Projektwissen“ um eine Freigabe bitten. Eine Karte nennt die Bereiche, die für die Frage nötig wären, etwa DATEV, das Postfach oder die Websuche. Ein Klick gibt genau diesen Bereich für genau diese Frage frei; die nächste Frage beantwortet SOFI wieder nur aus dem Projektwissen. Die Karte sagt vorher, dass die Mitglieder des Projekts das Ergebnis mitlesen, auch wer später hinzukommt. Aktionen, die etwas verändern, bestätigen Sie wie gewohnt zusätzlich.

Mitglieder. Ein Projekt gehört der Person, die es angelegt hat. Sie fügt auf der Projektseite unter „Mitglieder“ Kolleginnen und Kollegen Ihrer Organisation hinzu und entfernt sie wieder. Mitglieder sehen das Projekt in ihrer Projektübersicht, lesen Anweisung und Dateien, hinterlegen eigene Dateien und entfernen Dateien; dafür brauchen sie das Schreibrecht für die Wissensbasis. Die Anweisung ändert nur die Person, die das Projekt angelegt hat, denn sie gilt in jedem Gespräch des Projekts. Mitglieder verwalten, benennen oder löschen das Projekt nicht und stellen den Schalter „Nur Projektwissen“ nicht um; auch das bleibt der Person, die es angelegt hat. Ein Mitglied kann das Projekt jederzeit verlassen und nimmt dabei auf Wunsch seine eigenen Gespräche mit. Wird die Person deaktiviert, die das Projekt angelegt hat, übernimmt das Mitglied, das am längsten dabei ist.

Gespräche im geteilten Projekt. Ist „Nur Projektwissen“ an, lesen alle Beteiligten die Gespräche des Projekts mit. Mitgelesen wird ein Gespräch nur, wenn es im Projekt begonnen wurde und immer nur mit Projektwissen lief. Wer darin mit anderen Quellen gearbeitet hat oder ein bestehendes Gespräch in das Projekt legt, behält es für sich; Gespräche aus der Zeit vor den Mitgliedern bleiben ebenfalls privat. Fragt die Kanzleileitung in einem Gespräch Daten einzelner Personen ab, etwa Zeiten, Abwesenheiten oder Kacheln der Leitung, lesen die Mitglieder es ab dann nicht mehr mit, auch die früheren Beiträge nicht. Dasselbe gilt, sobald jemand Lohndaten der eigenen Kanzlei abfragt. Mitgelesene Gespräche stehen in der Seitenleiste mit den Initialen der Person und auf der Projektseite mit ihrem Namen. Sie lassen sich lesen, als PDF sichern und die darin erzeugten Dokumente herunterladen, aber nicht fortsetzen, umbenennen oder löschen. Archivierte Gespräche werden nicht mitgelesen. Wird ein eigenes Gespräch mitgelesen, zeigt die Kopfzeile den Hinweis „Mitglieder lesen mit“. Dass jemand ein fremdes Gespräch öffnet, hält das Protokoll Ihrer Organisation fest. Wer aus dem Projekt entfernt wird, behält seine Gespräche. Sie stehen mit einem Hinweis in seiner Chat-Historie und lassen sich erst fortsetzen, sobald sie aus dem Projekt genommen sind; der Hinweis im Gespräch bietet das an. In der iPhone-App erscheinen nur die eigenen Gespräche.

Kanäle in Projekten

Hat Ihre Organisation Kanäle in Projekten freigeschaltet, ist ein Projekt in Kanäle gegliedert. Ein Kanal sammelt Themen zu einem Zweck; jedes Thema ist ein Gespräch mit SOFI, das alle Personen im Kanal lesen. Jedes Projekt hat den Kanal „allgemein“. Weitere Kanäle legt jede Person im Projekt an und wählt dabei, wer den Kanal sieht:

• Alle im Projekt. Alle Personen im Projekt sehen den Kanal und jedes Thema darin, auch wer später dazukommt, samt allen bisherigen Themen.
• Ausgewählte Personen. Nur die Personen, die die anlegende Person auswählt. Wer hinzukommt, liest auch die bisherigen Themen; SOFI fragt vorher nach und nennt die Zahl.
• Nur ich. Nur Sie sehen den Kanal. Er lässt sich nicht für andere öffnen. Jede Person hat dazu „Meine Themen“; dorthin kommt jedes neue Gespräch im Projekt, das Sie nicht in einem Kanal beginnen.

Wer die Ergebnisse sieht. SOFI arbeitet in jedem Kanal mit den Rechten der Person, die das Thema begonnen hat. Die Ergebnisse aus DATEV, aus dem Postfach und aus Fachdatenbanken lesen alle Personen im Kanal mit, auch wenn sie selbst keine Rechte für diese Daten haben. Die Zeile über dem Eingabefeld sagt, wer die Antwort liest. Daten zu Beschäftigten Ihrer Kanzlei, etwa Zeiten, Abwesenheiten oder Lohndaten der eigenen Kanzlei, ruft SOFI in Kanälen, die weitere Personen sehen, nicht ab.

Persönliches bleibt draußen. In Kanälen, die weitere Personen sehen, gelten die Vorgabe Ihrer Organisation, die Anweisung des Projekts und der Zweck des Kanals, aber nicht Ihre persönliche Anweisung und nicht Ihre Erinnerungen. Private Agenten und Skills stehen dort nicht zur Verfügung. Im Kanal „Nur ich“ gilt alles wie in einem gewöhnlichen Gespräch.

Geteilte Themen. Ein Thema in einem Kanal, den weitere Personen sehen, gehört dem Kanal. Es lässt sich nicht anheften, nicht einzeln archivieren, nicht verschieben oder aus dem Projekt nehmen und nicht an einen eigenen Agenten binden. Es bleibt immer im vertraulichen Betrieb.

Wer den Kanal sieht, ändern. Wer einen Kanal „Ausgewählte Personen“ angelegt hat, nimmt Personen auf und entfernt sie, öffnet den Kanal für alle im Projekt oder engt einen Kanal auf sich ein; vor dem Öffnen und dem Aufnehmen nennt SOFI die Zahl der Themen, die dann neu lesbar werden. Wer danach nicht mehr im Kanal ist, erreicht auch seine eigenen Themen dort nicht mehr; laufende Antworten enden, offene Freigaben verfallen.

Lesen und schreiben. In einem Thema schreibt, wer es begonnen hat. Alle anderen lesen mit; die Leiste unten sagt, wer schreibt. Dort beginnen Sie auch ein eigenes Thema. Neue Beiträge erscheinen ohne Neuladen, die Kanalliste zeigt, was neu ist. Dass jemand ein fremdes Thema liest, hält das Protokoll Ihrer Organisation einmal je Stunde fest, Exporte und Downloads einzeln. In der iPhone-App und im Outlook-Add-in erscheinen Themen aus Kanälen, die weitere Personen sehen, nicht; Themen aus „Nur ich“ schon.

Verwaltung. Die Person, die das Projekt angelegt hat, gibt Mitgliedern die Verwaltung. Verwalter nehmen Personen ins Projekt auf, pflegen Kanäle und die Anweisung, benennen das Projekt um und archivieren es. Verwalter entfernen keine anderen Verwalter; das Projekt löscht nur die Person, die es angelegt hat.

Archivieren und löschen. Kanäle und Projekte lassen sich archivieren; sie bleiben auffindbar und sind nur noch lesbar. Ein Thema löscht die Person, die es begonnen hat; hat jemand anderes darin geschrieben, löscht es die Verwaltung. Löschen Sie einen Kanal, sind alle seine Themen weg. Löschen Sie ein Projekt mit Kanälen, sind alle Themen des Projekts weg, auch die Kanäle „Nur ich“ anderer Personen; die Rückfrage nennt die Zahlen. Ein Gespräch aus „Nur ich“, das Sie behalten möchten, nehmen Sie vorher aus dem Projekt.

Verlassen und Löschung eines Kontos. Wer ein Projekt verlässt oder daraus entfernt wird, findet seine Themen aus „Nur ich“ in der eigenen Chat-Historie. Themen in Kanälen, die weitere Personen sehen, bleiben dort. Wird ein Konto gelöscht, bleiben seine Beiträge in solchen Kanälen als Arbeitsstand Ihrer Organisation erhalten; statt des Namens steht dort „Ehemaliges Mitglied“.

Ersteller gelöscht. Wird das Konto der Person gelöscht, die das Projekt angelegt hat, übernimmt die Verwaltung oder das Mitglied, das am längsten dabei ist. Ist niemand davon aktiv, ruht das Projekt: es bleibt lesbar, statt des Erstellers steht „Ehemaliges Mitglied“. Gelöscht oder umbenannt werden kann es erst, wenn ein Mitglied wieder aktiv ist und übernimmt.

Herausgabe und Mandanten. Ist das Vertragsende erfasst, enthält der Datenexport Ihrer Organisation die Themen aus Kanälen, die weitere Personen sehen, auch aus Kanälen ohne Administratoren; während der Laufzeit nicht. Eine Auskunft über einen Mandanten enthält die Themen solcher Kanäle, die auf ihn festgelegt sind; die Löschung seiner Daten lässt diese Themen als Arbeitsstand Ihrer Organisation stehen und nennt ihre Zahl. Themen, die einen Mandanten nur im Text nennen, erfassen beide nicht.

Übergang. Beim Einschalten ordnet SOFI die vorhandenen Gespräche ein. Gespräche, die andere schon mitlesen konnten, kommen nach „allgemein“; alle übrigen nach „Meine Themen“ der jeweiligen Person. Nichts wird dabei für andere sichtbar, was vorher nicht sichtbar war. Ein Hinweis im Projekt nennt einmal die Zahlen.

Befehlspalette und Tastenkürzel

Befehl+K (am Mac) oder Strg+K öffnet die Befehlspalette über der Seite. Wer tippt, filtert drei Dinge zugleich: die eigenen Gespräche (nach Titel und Vorschauzeile), die Bereiche der Anwendung (Agenten, Workflows, Wissen, Projekte, Integrationen und weitere) und die Aktionen: Neuer Chat, Design wechseln, Einstellungen, Hilfe, Produkttour starten. Steht in der Palette ein Text, der zu nichts passt, schickt „SOFI fragen" ihn als neue Frage in den Chat. Darunter stehen die zuletzt verwendeten Einträge.

Im Eingabefeld sendet die Eingabetaste, Umschalt+Eingabe macht einen Zeilenumbruch. Esc schließt Fenster und die Vorschau.

Produkttour

Beim ersten Besuch bietet SOFI eine kurze Tour durch die Oberfläche an. Sie lässt sich jederzeit über die Befehlspalette oder das Hilfe-Center neu starten.

Festlegung einer Unterhaltung auf einen Mandanten

Ist DATEV als Werkzeug eingeschaltet, steht die Mandantenauswahl oben in der Kopfzeile. Vor jedem Mandanten zeigt ein Symbol, ob es eine natürliche Person, ein Einzelunternehmen oder ein Unternehmen ist; der Typ folgt den Adressaten in DATEV. Wählen Sie dort einen Mandanten, gilt er ab der ersten Frage für die ganze Unterhaltung: DATEV-Auskünfte und Cockpit-Auswertungen betreffen nur noch diesen Mandanten, auch bei Folgefragen und nach dem Neuladen. Die Auswahl zeigt den festgelegten Mandanten mit einem Schloss; für einen anderen Mandanten beginnen Sie einen neuen Chat. Fragen Sie nach etwas, das einen anderen Mandanten betrifft, nennt SOFI die Festlegung als Grund und schlägt einen neuen Chat vor. Wissensquellen, Web-Recherche, Rechtsquellen und Microsoft 365 bleiben unabhängig davon nutzbar.

Ohne Auswahl (Alle Mandate) gilt Ihr gesamter DATEV-Zugriffsbereich. Aus einer Cockpit-Kachel mit Mandantenfilter startet der Chat bereits auf diesen Mandanten festgelegt.

Chat und Cockpit

Auf der Startseite des Chats steht unter der Kopfzeile der Umschalter zwischen „Neuer Chat" und „Kanzlei-Cockpit". Das Cockpit ist die Kachelansicht Ihrer Kennzahlen, siehe Kanzlei-Cockpit; aus jeder Kachel führt ein Klick zurück in den Chat, mit der Frage nach genau dieser Zahl.

Ein Gespräch melden

Stimmt an einem Gespräch etwas nicht, melden Sie es über „Problem melden" unter der Antwort oder über den Knopf oben rechts. Die Meldung geht mit dem Gespräch an den Support Ihrer Organisation bei SOFI. Melden Sie ruhig auch, wenn eine Antwort zwar plausibel klingt, aber falsch ist; solche Fälle sind wertvoll.