Anwendungsbeispiele
Konkrete Aufgaben statt Funktionsbeschreibungen. Jedes Beispiel nennt zuerst, was Sie brauchen. Danach steht der Wortlaut, der dafür funktioniert. Die Namen sind erfunden.
Zahlen eines Mandanten
Offene Posten aufbereiten
Sie brauchen: die DATEV-Anbindung.
Fasse die offenen Posten des Auftraggebers Muster Beispiel zusammen, sortiert nach Alter. Markiere alles über 90 Tage und nenne mir die drei größten Positionen mit Rechnungsdatum.
Ein häufiger Fehler ist, nach „OPOS" zu fragen ohne Auftraggeber und Zeitraum. Dann rät SOFI, was gemeint sein könnte.
Beleg zum Buchungssatz finden
Sie brauchen: die DATEV-Anbindung mit Dokumentenablage.
Zu welchem Beleg gehört der Buchungssatz vom 14. August über 2.480 Euro beim Auftraggeber Muster Beispiel? Zeig mir das Dokument.
Hängt in DATEV ein digitaler Beleg an der Buchung, zeigt SOFI den Link dazu; aus der Dokumentenablage lässt er sich direkt herunterladen.
Verrechnungskonto durchsehen
Sie brauchen: die DATEV-Anbindung.
Zeig mir das Konto 1370 des Auftraggebers Muster Beispiel, nur die nicht ausgezifferten Buchungen des laufenden Jahres.
Wen kann ich jetzt abrechnen
Sie brauchen: die DATEV-Anbindung mit Auftragswesen.
Für welche Auftraggeber liegt noch offene Leistung aus der Auftragsart Jahresabschluss? Mit Stunden und Betrag, größter Betrag zuerst.
Wer steht hinter dem Auftraggeber
Sie brauchen: die DATEV-Anbindung; Angaben zu Personen nur, wenn Ihre Organisation die Anzeige personenbezogener Daten Dritter freigegeben hat.
Wer sind die Gesellschafter und gesetzlichen Vertreter der Musterfirma, mit Anschrift?
Steuern und Fristen
Steuerbescheid prüfen
Mit dem Bescheid als Datei:
Prüfe den angehängten Bescheid gegen die eingereichte Erklärung. Nenne mir jede Abweichung mit Betrag und Fundstelle. Sag mir bei jeder, ob sich ein Einspruch lohnt.
Prüfen Sie danach die genannten Beträge am Bescheid. Bei einer Abweichung, die sich dort nicht findet, hat SOFI geraten.
Fristen des Monats zusammenstellen
Sie brauchen: die DATEV-Anbindung.
Welche Fristen laufen im nächsten Monat ab? Gruppiere nach zuständiger Person und sag mir, wo noch nichts eingereicht ist.
Das lohnt sich als Workflow nach Zeitplan, statt es jeden Monat neu zu fragen. Alles zu Fristen unter Fristen.
Frist in den Kalender
Sie brauchen: die DATEV-Anbindung und Ihre verbundene Microsoft-365-Anbindung.
Trag mir die Einspruchsfrist der Musterfirma in den Kalender ein und lade Frau Beispiel dazu ein.
Der Termin ist ganztägig am Fristende und entsteht erst nach Ihrer Freigabe.
Arbeiten in der Kanzlei
Zeit erfassen
Sie brauchen: die DATEV-Anbindung mit Auftragswesen, die Funktion „Zeiten nach DATEV buchen" und das Recht dafür in Ihrer Rolle.
Ich habe heute zwei Stunden am Jahresabschluss 2025 der Musterfirma gearbeitet, Abstimmung der Rückstellungen.
SOFI sucht Auftrag und Teilauftrag und legt die Buchung zur Freigabe vor. Dauer, Tätigkeit und Bemerkung ändern Sie vorher. Das geht auch diktiert am iPhone.
Mahnung vorbereiten
Sie brauchen: die DATEV-Anbindung und die SOFI-Vorlage „Mahnung an einen Mandanten".
Was schuldet uns die Musterfirma an Honorar? Bereite die Mahnung vor.
Die offenen Posten stehen als Tabelle im Chat, die Aufstellung entsteht als Anlage auf Ihrem Briefpapier, der Mailentwurf liegt danach in Ihrem Postfach. Gesendet wird nichts, das tun Sie selbst.
Jahresabschluss vorprüfen
Sie brauchen: die DATEV-Anbindung und die SOFI-Vorlage „Jahresabschluss: Mindestanforderungen".
Prüfe die Mindestanforderungen für den Abschluss 2025 der Musterfirma.
Postfach und Kalender
E-Mail an einen Auftraggeber entwerfen
Sie brauchen: die Microsoft-365-Anbindung, wenn der Entwurf ins Postfach soll.
Entwirf eine freundliche Nachricht an den Auftraggeber Muster Beispiel. Es fehlen die Kontoauszüge für das dritte Quartal. Bitte um Nachreichung bis Monatsende, ohne Vorwurf, und nenne kurz, warum wir sie brauchen.
Der Entwurf geht nicht raus. Sie sehen ihn, ändern ihn und geben ihn frei; danach liegt er in Ihrem Entwurfsordner.
Serienentwürfe
Sie brauchen: die Microsoft-365-Anbindung.
Erinnere alle Auftraggeber, die die Unterlagen für das zweite Quartal noch nicht geschickt haben, freundlich daran. Je Empfänger ein eigener Entwurf.
Bis zu 25 Entwürfe entstehen in einem Schritt, den Sie einmal freigeben.
Terminvorschlag
Sie brauchen: die Microsoft-365-Anbindung.
Wann passt es mir und Frau Beispiel nächste Woche für eine Stunde?
SOFI sucht gemeinsame Lücken an Werktagen zwischen 8 und 18 Uhr; aus fremden Kalendern liest es nur belegt oder frei.
Posteingang aufräumen
Sie brauchen: die Microsoft-365-Anbindung und die SOFI-Vorlage „Postfach kategorisieren".
Ordne die neuen E-Mails der letzten 24 Stunden meinen Outlook-Kategorien zu.
Die Zuordnung steht zuerst als Tabelle; geschrieben wird erst nach Ihrer Freigabe.
Recherche
Ein Unternehmen prüfen
Sie brauchen: nichts weiter; die Registerauskunft ist von sich aus da.
Wer steht hinter der Musterfirma in Musterstadt, wer vertritt sie und wie hat sie sich in den letzten drei Jahren wirtschaftlich entwickelt? Zeichne die Beteiligungsstruktur.
Rechtsfrage aufarbeiten
Sie brauchen: nichts weiter, aber Zeit.
Arbeite mir die aktuelle Rechtsprechung zur Abgrenzung von Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten bei Bestandsimmobilien auf. Mit Fundstellen und mit der Linie der Finanzverwaltung.
Für so etwas ist die Tiefenrecherche gedacht. Sie braucht Minuten, liefert dafür eine Ausarbeitung mit Fundstellen.
Fachgebiet mit Skill prüfen
Sie brauchen: einen passenden Skill.
Für abgegrenzte Gebiete gibt es vorbereitete Skills, die nicht nur Wissen mitbringen, sondern das Vorgehen: Steuerstreit, Körperschaftsteuer-Bescheide, Forschungszulage, Grundsteuer, Grunderwerbsteuer, Berufsrecht, Geldwäscheprävention, Fortbestehensprognose, Liquiditätsplanung, Insolvenzrecht, Insolvenzanfechtung, GmbH-Gründung und laufendes GmbH-Gesellschaftsrecht. Welche Skills Ihre Organisation freigegeben hat, sehen Sie unter Wissen im Reiter Skills.
Wählen Sie den Skill vor der Frage aus. Dann arbeitet SOFI die Prüfschritte des Gebiets ab, statt frei zu antworten. Mehr unter Skills.
Dateien und Schreiben
Auswertung als Excel
Sie brauchen: die Daten, aus denen die Auswertung entsteht, etwa eine Anbindung oder eine angehängte Datei.
Stelle mir die Umsätze je Monat der letzten zwei Jahre als Excel zusammen, mit einem Blatt je Jahr und einer Summenzeile.
Dossier auf Briefpapier
Sie brauchen: ein hinterlegtes Briefpapier, siehe Erscheinungsbild und Briefpapier.
Schreib mir ein Firmenprofil der Musterfirma auf unserem Briefpapier, als Word-Datei.
Die Datei kommt sofort, ohne Rückfrage. Für ein Schreiben an Dritte fragt SOFI nach der Anschrift, wenn sie fehlt.
SOFI etwas merken lassen
Sie brauchen: nichts.
Merke dir: Ich schreibe Mandanten immer in der Sie-Form an und beginne jede E-Mail mit einer kurzen persönlichen Zeile.
Die Erinnerung steht danach unter Wissen im Reiter Erinnerungen und gilt in jedem Gespräch, siehe Eigenes Wissen.
Einen Workflow aus dem Chat bauen
Sie brauchen: nichts weiter.
Bau mir einen Workflow, der mir montags um acht die Fristen der kommenden Woche schickt.
SOFI legt einen Entwurf in der Workflow-Werkstatt an, geprüft, mit dem vorgeschlagenen Rhythmus, noch nicht eingeschaltet. Der Link in der Antwort öffnet ihn zum Ansehen und Weiterbauen, siehe Workflows bauen.