DATEV live

Ohne DATEV live arbeitet SOFI mit dem nächtlichen DATEV-Abgleich. Der Konnektor überträgt jede Nacht die DATEV-Sicherung Ihrer Kanzlei. SOFI antwortet aus diesem Stand; eine Buchung von heute Vormittag kennt es erst am nächsten Tag.

Mit DATEV live liest SOFI Ihre DATEV-Daten bei Bedarf direkt vom DATEV SQL Server Ihrer Kanzlei, über den Konnektor, der dort ohnehin läuft. Antworten nennen, wann die Daten aus DATEV geladen wurden.

DATEV live ist eine Funktion von SOFI, kein Angebot von DATEV. Fragen dazu beantwortet der SOFI-Support.

Was sich ändert

• Aktuellere Daten. SOFI lädt einen Bereich, wenn er gebraucht wird. Bereiche eines Mandanten, die Fristen und die Stammdaten lädt es neu, sobald der geladene Stand älter als 15 Minuten ist. Für kanzleiweite Auswertungen, etwa Summen oder die offenen Posten aller Mandanten, gilt eine Stunde.
• Antworten nennen den Ladezeitpunkt. Statt des Datums des nächtlichen DATEV-Abgleichs steht an der Antwort und im Cockpit die Uhrzeit, zu der die Daten aus DATEV geladen wurden.
• Berechtigungen stündlich. Änderungen in der DATEV-Rechteverwaltung wirken in SOFI nach etwa einer Stunde, nicht erst am nächsten Tag.
• Keine nächtliche Übertragung. Der Konnektor überträgt die DATEV-Sicherung nicht mehr an SOFI. Die nächtliche Vollübertragung und ihre Last auf der Internetleitung entfallen.
• Ihre eigene DATEV-Datensicherung bleibt nötig. Sie schützt Ihre Daten, nicht die von SOFI. Lassen Sie sie unverändert weiterlaufen.
• Speicher. Die DATEV-Datenbanken zählen nicht mehr zum abgerechneten Speicher, die Dokumentenablage zählt weiter. Mehr unter Speicher.

Voraussetzungen

• SQL Server 2017 oder neuer als Datenbankserver Ihrer DATEV-Installation. Mit dem Programmstand DATEV-Programme 19.0, den der Konnektor ohnehin voraussetzt, ist das erfüllt (siehe Checkliste).
• SOFI AI Connector for DATEV ab Version 1.15.1. Der Konnektor aktualisiert sich selbst; welche Version welche Neuerung bringt, steht unter Konnektor-Versionshinweise.
• Konnektor und DATEV SQL Server auf demselben Rechner. Das ist der übliche Fall, denn der Konnektor läuft meist auf dem DATEV-Server selbst. Läuft der DATEV SQL Server auf einem anderen Rechner als der Konnektor, ist DATEV live vorerst nicht möglich. Es bleibt dann beim nächtlichen DATEV-Abgleich.
• Der Dienst des Konnektors läuft als LocalSystem. Das ist die Vorgabe bei der Installation, siehe Dienstkonto. Läuft er unter einem anderen Konto, ist DATEV live erst nach der Umstellung möglich; was dabei zu beachten ist, steht unter DATEV live für die IT.

Bestände, die im DATEV-Rechenzentrum liegen und nicht auf Ihrem Server, liest DATEV live ebenso wenig wie der nächtliche DATEV-Abgleich.

Ob Ihre Installation das alles erfüllt, prüft SOFI vor dem Einschalten über den Konnektor. Die Prüfung liest nichts aus Ihren Daten. Fällt sie negativ aus, nennt der Support Ihnen den Grund und, wo nötig, den Schritt für Ihre IT.

Keine Einrichtung auf dem Server

Auf dem Server ist nichts einzurichten: kein SQL-Benutzer, kein Kennwort, kein Skript und keine Firewall-Regel. Der Konnektor verbindet sich nur mit dem SQL Server auf seinem eigenen Rechner.

Dafür nutzt er den Zugriff seines Dienstkontos LocalSystem. Dieses Konto hat auf einem DATEV-Server technisch uneingeschränkten Zugriff auf den DATEV SQL Server; so richtet DATEV es bei der Installation ein. Dass SOFI nur liest, erzwingt deshalb der Konnektor selbst und nicht eine Einschränkung im SQL Server. Wie, steht im nächsten Abschnitt.

Hat Ihre IT diesen Zugriff des Dienstkontos entfernt oder eingeschränkt, bleibt DATEV live aus. Die Prüfung vor dem Einschalten zeigt das.

SOFI liest ausschließlich

• Nur lesende Abfragen. Der Konnektor prüft jede Abfrage, bevor er sie ausführt. Er lässt genau eine lesende Anweisung zu und weist alles ab, was schreibt, löscht, Programme startet oder auf Dateien zugreift.
• Jede Abfrage wird zurückgerollt. Jede Abfrage läuft in einer Transaktion, die der Konnektor danach immer zurücknimmt. An Ihren Buchführungsdaten ändert SOFI über DATEV live nichts.
• Nur DATEV-Datenbanken. Gelesen werden nur die DATEV-Datenbanken, die auch der nächtliche DATEV-Abgleich verwendet. Die Systemdatenbanken des SQL Servers und andere Datenbanken auf demselben Server liest der Konnektor nicht.
• Feste Grenzen im Konnektor. Eine Abfrage läuft höchstens 30 Sekunden (im Hintergrund höchstens 15 Minuten) und liefert höchstens 50 Millionen Zeilen. Mehr als drei Abfragen laufen nie gleichzeitig. Diese Grenzen stehen fest im Konnektor; SOFI kann sie aus der Cloud nicht verändern.
• Verschlüsselt und ohne Namen. Die Ergebnisse gehen verschlüsselt an SOFI. Die Namen der Datenbanken auf Ihrem Server verlassen ihn nicht.

Schreibende Funktionen wie Zeiten buchen, Dokumente ablegen oder Stapel übergeben laufen wie bisher und halten immer zur Freigabe an. DATEV live ändert daran nichts.

Was Sie bei den Daten beachten sollten

• Momentaufnahme je Abfrage. Jeder Bereich zeigt den Stand zu dem Zeitpunkt, zu dem er geladen wurde. Zwei Bereiche, die zu verschiedenen Zeiten geladen wurden, können kurz auseinanderliegen, etwa Salden und offene Posten während einer laufenden Buchung.
• Nicht festgeschriebene Stapel. SOFI sieht auch Buchungen, die in DATEV erfasst, aber noch nicht festgeschrieben sind, so wie sie gerade in DATEV stehen. Sie können sich noch ändern.
• Lohn des laufenden Monats. Werte des laufenden Monats sind vorläufig, solange die Abrechnung nicht abgeschlossen ist. SOFI kennzeichnet sie mit „vorläufig, Abrechnung nicht abgeschlossen“.
• Soll- und Iststunden. SOFI rechnet sie bis einschließlich gestern. Der laufende Tag ist noch nicht gebucht und erschiene sonst als Rückstand.
• DATEV gerade nicht erreichbar. Antwortet der DATEV-Server nicht, etwa weil der Konnektor steht, nutzt SOFI bis zu 24 Stunden den zuletzt geladenen Stand und nennt ihn mit „Stand hh:mm, DATEV gerade nicht erreichbar“ (bei älterem Stand mit Datum). Danach sind die DATEV-Daten nicht abrufbar, bis die Verbindung wieder steht.

In diesen Fällen antwortet SOFI im Chat mit einem festen Satz statt mit einer Vermutung:

Lage	Antwort im Chat
Ein Bereich wird gerade geladen	Die DATEV-Daten werden gerade geladen. Bitte stellen Sie dieselbe Frage in etwa einer Minute erneut.
Berechtigungen nicht aktuell geprüft	Der Zugriff auf DATEV-Daten ist vorübergehend gesperrt, weil die Berechtigungen nicht aktuell geprüft werden konnten. SOFI ist informiert.
Kein geladener Stand verfügbar	DATEV-Daten sind derzeit nicht abrufbar. Bitte versuchen Sie es später erneut.
DATEV-Wartung	In DATEV läuft gerade eine Wartung. Bitte versuchen Sie es später erneut.
Gewählter Zeitraum zu lang	Dieser Zeitraum ist für den direkten DATEV-Abruf zu lang. Bitte wählen Sie einen kürzeren Zeitraum.

Berechtigungen

Welche Mandanten eine Person sieht, entscheidet weiter allein die DATEV-Rechteverwaltung, siehe Berechtigungen; dort stehen auch die Ausnahmen für geteilte Workflows und Kanäle in Projekten. Mit DATEV live lädt SOFI die Berechtigungen und die Zuordnung der Windows-Konten jede Stunde vollständig neu.

Scheitert ein Lauf, gelten die zuletzt geladenen Berechtigungen weiter, höchstens 24 Stunden lang. Sind sie älter, sperrt SOFI die DATEV-Funktionen, statt mit veralteten Rechten zu antworten. SOFI wird darüber automatisch benachrichtigt.

Einschalten und Status

Eingeschaltet wird DATEV live nur durch SOFI, auf Wunsch Ihrer Kanzlei über den Support. Vorher prüft SOFI die Voraussetzungen über den Konnektor. Beim Einschalten lädt SOFI zuerst die Berechtigungen; bis dahin antwortet es weiter aus dem nächtlichen DATEV-Abgleich.

Den Stand sehen die Administratoren Ihrer Organisation unter Integrationen in der Zeile „DATEV live“: den Status, seit wann DATEV live aktiv ist und die Instanz des SQL Servers.

Status	Bedeutung
Aus	SOFI arbeitet mit dem nächtlichen DATEV-Abgleich.
Wird eingerichtet	SOFI lädt die Berechtigungen zum ersten Mal. Bis dahin gilt der nächtliche DATEV-Abgleich weiter.
Aktiv	SOFI liest direkt aus DATEV. Die nächtliche Übertragung ruht.
Angehalten	SOFI hat das direkte Lesen angehalten, etwa wegen einer Störung. Je nach Lage sind die DATEV-Daten solange nicht abrufbar oder SOFI antwortet aus dem nächtlichen DATEV-Abgleich.

Kann SOFI die Berechtigungen nicht prüfen oder ist die Verbindung zum DATEV SQL Server gestört, zeigt die Zeile das ebenfalls. Zu DATEV live verschickt SOFI keine E-Mails an Ihre Kanzlei.

Ausschalten

Ausschalten lässt sich DATEV live jederzeit über den Support. Danach überträgt der Konnektor die DATEV-Sicherung wieder jede Nacht; der erste nächtliche DATEV-Abgleich folgt in der nächsten Nacht.

Bis dahin hängt die Antwort davon ab, wie lange DATEV live lief:

• Weniger als 30 Tage ohne Unterbrechung. SOFI antwortet aus dem letzten nächtlichen DATEV-Abgleich vor dem Einschalten. Dieser Stand kann entsprechend alt sein; jede Antwort nennt ihn. Solange er älter als einen Werktag ist, verschickt SOFI keine Erinnerungen aus DATEV-Daten, etwa zu Fristen oder Arbeitszeiten.
• 30 Tage oder länger ohne Unterbrechung. Nach 30 Tagen löscht SOFI den alten nächtlichen Stand. Nach dem Ausschalten stehen die DATEV-Daten deshalb erst mit dem nächsten nächtlichen DATEV-Abgleich wieder zur Verfügung.

Jede Unterbrechung, auch ein kurzes Anhalten durch SOFI, lässt die 30 Tage neu beginnen.

Bei den Berechtigungen gelten nach dem Ausschalten die aus dem letzten stündlichen Abgleich, bis der erste frische nächtliche DATEV-Abgleich gelaufen ist. Danach gelten die Berechtigungen aus dem nächtlichen DATEV-Abgleich. Sind die Berechtigungen aus dem stündlichen Abgleich älter als 24 Stunden, bevor der nächtliche DATEV-Abgleich gelaufen ist, sperrt SOFI die DATEV-Funktionen, bis er nachgeholt ist.

Last auf dem DATEV-Server

Jede Abfrage belastet den DATEV SQL Server. SOFI liest nur, was gebraucht wird. Die Last hält es mit diesen Regeln klein:

• Höchstens drei Abfragen gleichzeitig, jede mit begrenzter Parallelität.
• Hält DATEV gerade eine Sperre, wartet eine Abfrage höchstens drei Sekunden und gibt dann auf. Bei einem Konflikt mit DATEV gibt die Abfrage von SOFI nach.
• Erkennt SOFI eine DATEV-Wartung, bricht der Konnektor laufende Abfragen ab und SOFI pausiert das Laden im Hintergrund für 30 Minuten.
• Fragen im Chat haben Vorrang vor Läufen im Hintergrund. Im Hintergrund lädt SOFI zu jeder Tageszeit, etwa die Berechtigungen stündlich und die Bereiche für das Cockpit.

Läuft Ihre DATEV-Installation auf SQL Server Express, nutzt der Datenbankserver nur einen Teil der Prozessorkerne und des Arbeitsspeichers. Dort wird zusätzliche Last eher spürbar; SOFI weist bei der Prüfung vor dem Einschalten darauf hin. Bemerken Sie Verzögerungen in DATEV, melden Sie sich beim Support. SOFI sieht dann die Ladevorgänge des Zeitraums durch und schaltet DATEV live auf Wunsch aus.

Datenschutz und Dokumentation

• Protokoll. Die einzelnen Ladevorgänge erscheinen nicht im Protokoll Ihrer Organisation. SOFI protokolliert sie intern. Der Konnektor führt zusätzlich auf dem Server ein eigenes Protokoll je Monat im Datenverzeichnis: Bereich, Zeilenzahl, Dauer und Ergebnis jeder Abfrage, ohne Inhalte und ohne Abfragetext. Es wird nicht automatisch gelöscht.
• Zwischenspeicher bei SOFI. Geladene Bereiche liegen verschlüsselt bei SOFI und werden in der Regel nach einem Tag gelöscht, spätestens nach drei Tagen. Von den Berechtigungen hält SOFI höchstens zwei Stände vor. Den alten nächtlichen Stand löscht SOFI nach 30 Tagen ununterbrochenem Betrieb mit DATEV live.
• Empfehlung für Ihre Unterlagen. Nehmen Sie den Zugriffsweg in Ihre Verfahrensdokumentation und in Ihr Berechtigungskonzept auf: Der Konnektor greift mit dem Dienstkonto LocalSystem auf den DATEV SQL Server zu. Das Konto ist technisch uneingeschränkt; der Konnektor lässt dabei nur lesende Abfragen zu. Gelesen werden auch Lohndaten. Sie können besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO enthalten, etwa die Religionszugehörigkeit für die Kirchensteuer.