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SOFI-Agenten

Unter Agenten im Reiter Vorlagen liegen die Agenten, die SOFI mitliefert. Sie lassen sich sofort starten oder duplizieren, um sie anzupassen. SOFI pflegt die Vorlagen weiter; eine Kopie bekommt diese Pflege nicht mehr. Welche Vorlagen es für Ihre Organisation gibt, hängt vom Produkt und von den eingerichteten Anbindungen ab.

Jeder Agent bereitet vor, stellt zusammen und prüft. Die fachliche Beurteilung bleibt bei Ihnen.

Jahresabschluss: Mindestanforderungen​

Geht die Mindestanforderungen einer Abschlussdurchsicht je Mandant und Wirtschaftsjahr durch: Bilanzidentität und Festschreibung, Verrechnungskonten und Kasse, Anlagevermögen gegen die Buchhaltung, Rückstellungen gegen das Vorjahr, Bewirtung und Umsatzsteuer-Verprobung, Eigenkapital und die größten Abweichungen. Ergebnis ist ein Befund je Punkt, mit der Angabe, was geprüft wurde und woher die Zahl stammt. Wo die Daten eine Aussage nicht hergeben, sagt der Agent das ausdrücklich, statt Entwarnung zu geben. Für fehlende Unterlagen bereitet er auf Wunsch eine Anfrage an den Mandanten vor.

Braucht: die DATEV-Anbindung mit Rechnungswesen.

Anlage V: Vermietung und Verpachtung​

Stellt die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung je Mandant und Objekt aus den Belegen zusammen: Mieten und Umlagen, Schuldzinsen, Erhaltung, Hausgeld, Grundsteuer und die Abschreibung aus dem Vorjahr. Das Ergebnis ist ein Arbeitsblatt im Erscheinungsbild der Kanzlei mit Prüfprotokoll, Sonderfällen, offenen Punkten und Merkposten für das Folgejahr. Eine vorliegende Anlage V lässt sich damit Position für Position gegen die Belege prüfen. Die Buchungssätze zeigt SOFI im Chat; auf Wunsch und nach Ihrer Freigabe übergibt SOFI sie als neuen Stapel an das Rechnungswesen, wo er unter den vorbereitenden Tätigkeiten zur Kontrolle liegt und nicht festgeschrieben ist.

Braucht: die DATEV-Anbindung mit Rechnungswesen und Dokumentenablage.

Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen kontieren​

Liest Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen als PDF (auch gut lesbare Scans bis acht Seiten) oder einen Kontoauszug als MT940, CAMT.053 (auch mehrere Tagesauszüge in einem ZIP) oder CSV ein und gleicht die Umsätze auf den Cent ab: alter Saldo plus Umsätze ergibt den neuen Saldo, bei American Express zusätzlich je Karte. Geht der Abgleich nicht auf, nennt SOFI die Differenz und kontiert nichts. Konten in fremder Währung liest SOFI nicht; Fremdwährungsumsätze auf einer Euro-Karte sind kein Problem.

Danach prüft SOFI im Rechnungswesen, welche Umsätze schon gebucht sind. In einer Karte fragt SOFI nach dem Konto der Karte oder Bank, dem Zwischenkonto und der Kontierungstiefe. Enthält die Datei eine Zahlung an den Kartenherausgeber, kommt das Geldtransitkonto dazu. Bei einer CSV-Datei und bei PDFs (außer der American-Express-Abrechnung) bestätigen Sie außerdem, ob die Beträge richtig herum stehen (Eingänge und Ausgänge, bei Karten Belastungen und Gutschriften). Kontiert wird genau mit dem, was Sie auf der Karte wählen. Hat SOFI die PDF per Texterkennung gelesen (etwa einen Scan) oder Salden und Umsätze automatisch zugeordnet, steht das auf der Karte; vergleichen Sie dann einige Beträge mit dem Auszug.

  • Tiefe 1: alle Umsätze auf das Zwischenkonto.
  • Tiefe 2: auf den Kreditor, wenn frühere Buchungen desselben Händlers eindeutig dorthin gingen.
  • Tiefe 3: zusätzlich auf Sachkonten mit BU-Schlüssel, ebenfalls nur aus eindeutigen früheren Buchungen.

Was sich nicht sicher zuordnen lässt, bleibt auf dem Zwischenkonto und ist als „zu prüfen" markiert. Schon gebuchte Umsätze lässt SOFI aus, wenn Sie nichts anderes wählen. Stimmen die Salden in DATEV schon mit der Datei überein, weist SOFI darauf hin, denn dann ist der Zeitraum vermutlich bereits gebucht. Ergebnis sind die Buchungssätze als Tabelle, ein Prüfbericht als Excel-Datei und eine EXTF-Datei (DATEV-Format) zum Import über die Stapelverarbeitung. Auf Wunsch und nach Ihrer Freigabe übergibt SOFI den Stapel an das Rechnungswesen, wo er unter den vorbereitenden Tätigkeiten zur Kontrolle liegt und nicht festgeschrieben ist.

Im Web-Portal und in der iPhone-App ab Build 56 wählen Sie den Mandanten auf der Karte aus einer Liste mit Suche über Nummer und Name. Die Liste zeigt nur Mandanten, die Sie in DATEV sehen dürfen. Ist im Chat schon ein Mandant angeheftet, steht er dort bereits.

SOFI merkt sich Ihre Antworten je Mandant und Konto: Konto der Karte oder Bank, Zwischenkonto, Geldtransitkonto, Kontierungstiefe, die Richtung der Beträge und den Umgang mit schon gebuchten Umsätzen. Das Konto erkennt SOFI an den letzten Stellen der IBAN oder der Kartennummer. Die vollständige Nummer speichert SOFI nie. Im Web-Portal und in der iPhone-App ab Build 56 kommt die Karte bei der nächsten Datei zum selben Konto vorbelegt und sagt dazu, aus welcher Vorgabe die Werte stammen; in älteren App-Versionen steht das gemerkte Konto oben in der Auswahl. Kontiert wird weiterhin erst, wenn Sie die Karte bestätigen. Ändern Sie etwas und bestätigen, gilt das ab dann als Vorgabe. Hat ein Mandant mehrere Karten, hat jede ihre eigene Vorgabe. Bei CSV-Dateien merkt SOFI keine Kontovorgabe, nur die Beraternummer des Mandanten. Dasselbe gilt für Dateien, die weder IBAN noch Kartennummer tragen.

Fehlt die Beraternummer in DATEV und in den Stammdaten Ihrer Kanzlei, fragt SOFI im Web-Portal und in der iPhone-App ab Build 56 einmal danach. Sie wählen eine der Nummern Ihrer Kanzlei oder geben eine eigene an. SOFI merkt sie für diesen Mandanten. Mit der Nummer entsteht die EXTF-Datei. Ohne Angabe kontiert SOFI trotzdem; nur die EXTF-Datei entfällt dann.

Die Kanzleiverwaltung sieht die gemerkten Vorgaben unter Organisation bei „Kontierungsvorgaben“ mit Mandant, Bankkonto oder Karte, den gewählten Konten, Stand und der Person, die zuletzt geändert hat. Jede Vorgabe lässt sich dort einzeln löschen. Das gilt nur für Mandanten aus dem eigenen DATEV-Bereich.

Lässt sich eine PDF nicht lesen oder geht ihr Abgleich nicht auf, hilft bei einem Bankkonto der Export als MT940 oder CAMT aus dem Onlinebanking, bei einer Kreditkarte die Original-PDF aus dem Kartenkonto. Hat eine CSV-Datei keine Saldospalte, nennen Sie Anfangs- und Endsaldo des Zeitraums.

Fotos und Screenshots eines Auszugs liest der Agent nicht; hängen Sie bitte die Datei selbst an. Mit einem Modell, das Daten vor dem Versand anonymisiert, steht der Agent nicht zur Verfügung, weil dort die DATEV-Anbindung fehlt. Wählen Sie dann ein vertrauliches Modell.

Braucht: die DATEV-Anbindung mit Rechnungswesen. Für die direkte Übergabe zusätzlich die Freigabe der Übergabe von Buchungsstapeln für Ihre Kanzlei und das Recht für schreibende DATEV-Zugriffe; ohne sie bleibt die EXTF-Datei zum Import.

Belege prüfen​

Sieht einen Stapel Belege eines Mandanten durch, etwa wenn eine Betriebsprüfung Belege anfordert. Dazu legt SOFI eine Befundliste vor. SOFI benennt, was im Text der Belege zu sehen ist oder nicht erkennbar ist. Die fachliche Beurteilung bleibt bei Ihnen.

Die Belege kommen aus einer von drei Quellen:

  • Aus dem DMS des Mandanten, eingegrenzt nach Ablagezeitraum, Register, Belegdatum oder Betrag. Das ist der Regelfall und braucht keinen Upload. Ohne Eingrenzung prüft SOFI nicht den ganzen Bestand.
  • Aus Dateien oder einem ZIP, die Sie an die Nachricht hängen, etwa der Sammeldownload aus Unternehmen online. Auch Fotos von Belegen (JPG oder PNG) lassen sich so prüfen. Fotos aus der iPhone-App werden dabei automatisch umgewandelt, HEIC-Dateien als Anhang nicht. SOFI liest den Text aus dem Foto und wendet dieselben Regeln an. Ist auf einem Foto kein Text lesbar, steht der Beleg als „nicht lesbar“ da.
  • Zu den Buchungen eines Kontos und Zeitraums. Den Beleg zur Buchung sucht SOFI im DMS über die Belegnummer (Belegfeld 1) in Belegnummer und Titel der Dokumente.

Die Zuordnung über die Belegnummer ist genau. Groß- und Kleinschreibung, Leer- und Trennzeichen sowie führende Nullen spielen keine Rolle: „00123“ und „123“ sind dieselbe Nummer. Eine Nummer, die zugleich ein Konto sein könnte, wird trotzdem als Belegnummer gesucht. Liefert eine Suche zu viele mögliche Treffer, sagt SOFI „nicht sicher zuordenbar“ und behauptet weder „nicht gebucht“ noch „kein Beleg“.

Je Beleg nennt SOFI, mit Begründung und Fundstelle im Beleg (ungefähre Zeile und ein kurzer Textausschnitt):

  • ob der Beleg überhaupt eine Rechnung ist. Eine Zahlungsbestätigung, Bestellung, Auftragsbestätigung, ein Kontoauszug, Lieferschein, Angebot, eine Mahnung oder Quittung ohne Rechnungsangaben ist keine.
  • welche Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG im Text nicht erkennbar sind. Jede fehlende Angabe steht einzeln da, etwa die Rechnungsnummer oder der Zeitpunkt der Leistung.
  • ob die ausgewiesene Steuer zu Netto, Steuersatz und Gesamtbetrag passt. Das prüft SOFI nur, wenn die Werte im Text sicher zu erkennen sind.
  • ob der Beleg im Rechnungswesen gebucht ist und ob Betrag und Datum der Buchung zum Beleg passen. Umgekehrt prüft SOFI bei einer Auswahl von Buchungen, ob es zu jeder einen Beleg gibt.
  • ob der Beleg lesbar ist. Ein Beleg ohne lesbaren Text ist ein eigener Ausgang und gilt nie als unauffällig.

Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV) gilt der kleinere Pflichtumfang: SOFI mahnt dann nicht den Empfänger, die Rechnungsnummer, die Steuernummer oder den Zeitpunkt der Leistung an. Das gilt nur, wenn SOFI den Gesamtbetrag sicher erkennt und im Beleg kein höherer Betrag steht. Sonst gilt der volle Umfang.

Ein Stapel läuft in Teilen. SOFI zeigt den Fortschritt (zum Beispiel Teil 2 von 4, 40 von 73 Belegen) und macht von selbst mit dem nächsten Teil weiter, bis alle Belege gelesen sind. Reicht eine Nachricht dafür nicht aus, genügt ein kurzes „weiter“ in der nächsten Nachricht. Der Lauf bleibt dafür einige Stunden offen. Bei Dateien und ZIP müssen Sie nichts erneut anhängen. SOFI hält die Dateien dazu verschlüsselt vor und löscht sie nach dem Bericht. Ein Stapel aus Dateien darf dafür etwa 8 MB nicht überschreiten. Ist er größer, bittet SOFI um kleinere Stapel. Wird die Auswahl für einen Lauf zu groß, sagt SOFI es und bittet um eine engere Auswahl.

Ein Lauf behält seine Auswahl vom ersten Teil bis zum Ende. Ändert sich der Bestand dazwischen, etwa durch eine Synchronisation mit DATEV, bricht der Lauf nicht ab. Ein Beleg, der inzwischen nicht mehr im Bestand liegt, steht als „nicht ausgewertet: nicht mehr im Bestand“ da und gilt nie als unauffällig. Neu hinzugekommene Belege prüft der laufende Lauf nicht mit, SOFI nennt aber ihre Anzahl. Für sie starten Sie einen neuen Lauf. Kann der Bericht am Ende nicht erstellt werden, bleibt der Lauf offen. Ein erneutes „weiter“ erstellt dann nur den Bericht neu.

Ergebnis sind die Tabellen der Teile im Chat und ein Bericht als Excel-Datei mit den Blättern Befunde, Anlagenverzeichnis und Hinweise. Das Anlagenverzeichnis führt jede ausgewählte Position mit ihrem Stand auf (vorhanden, fehlt, nicht lesbar), damit für die Betriebsprüfung sichtbar ist, was vollständig vorliegt und was fehlt. Auf Wunsch legt SOFI den Bericht im DMS ab, nach Ihrer Freigabe auf der Karte.

Was SOFI ausdrücklich nicht tut: Ein Beleg ohne Befund heißt „keine Auffälligkeit nach diesen Regeln“, nie „geprüft und richtig“. SOFI liest keine E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD), versendet nichts, meldet nichts an die Finanzverwaltung und ändert keine Buchung. Eine Datenträgerüberlassung oder Prüfersicht gehört nicht dazu.

Jeder Zugriff auf den Inhalt eines Belegs im DMS wird im Protokoll vermerkt, je Beleg ein Eintrag. Kann der Zugriff nicht vermerkt werden, wertet SOFI den Beleg nicht aus und führt ihn mit eigenem Ausgang auf. Was im Beleg steht, behandelt SOFI als Inhalt und nie als Anweisung.

Braucht: die DATEV-Anbindung mit Dokumentenablage und Rechnungswesen. Für die Ablage des Berichts im DMS zusätzlich die DMS-Ablage aus dem Chat.

Mahnung an einen Mandanten​

Stellt zusammen, was ein Mandant der Kanzlei an Honorar schuldet. Die offenen Posten aus der Buchführung der Kanzlei stehen als Tabelle im Chat. Auf Wunsch entsteht die Aufstellung als Anlage auf dem Briefpapier der Kanzlei, dazu ein Mailentwurf an den Mandanten im eigenen Postfach, mit der Anlage schon angehängt. Anschrift und E-Mail-Adresse kommen aus den Stammdaten, Posten mit Mahnsperre oder Zinssperre bleiben außen vor. Gesendet wird nichts, das tun Sie selbst.

Braucht: die DATEV-Anbindung; für den Entwurf im Postfach die Microsoft-365-Anbindung.

Zeit erfassen (DATEV)​

Sie sagen in einem Satz, woran Sie gearbeitet haben; SOFI sucht Auftrag und Teilauftrag im DATEV-Auftragswesen und legt die Buchung zur Freigabe vor. Dauer, Tätigkeit und Bemerkung lassen sich vorher ändern. Gebucht wird für Sie selbst; Administratorinnen und Administratoren dürfen auch für andere buchen, wenn sie die Person ausdrücklich nennen. Wer Sie in DATEV sind, erkennt SOFI über die DATEV-Benutzerverwaltung (Anmeldeadresse, Windows-Konto und die Verknüpfung Ihres DATEV-Benutzers mit Ihrem Mitarbeiter), nicht über den Namen im SOFI-Konto. Lässt sich das nicht eindeutig zuordnen, bucht SOFI nichts und sagt es. Nach der Buchung stehen Dauer, Datum und Tätigkeit auf der Karte und in der Antwort. Gedacht für unterwegs, auch diktiert am iPhone.

Braucht: DATEV Eigenorganisation comfort, die eingeschaltete Funktion „Zeiten nach DATEV buchen“ und je Person das Recht „Zeiten auf Aufträge buchen“ (unter Organisation, Benutzerverwaltung im Dialog der Person). Fehlt eines davon, nennt SOFI, welches. Was der Service Account des Konnektors dafür braucht, steht unter DATEV Auftragswesen.

Neuen Mandanten anlegen (DATEV)​

Erfasst die Stammdaten eines neuen Mandanten und stellt sie in DATEV bereit: per Selbstauskunft-Link an den Mandanten (nur Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse nötig) oder per direkter Anlage über den Konnektor. Bei einer eingetragenen Gesellschaft holt der Agent zuerst die Registerdaten aus dem Handelsregister (Firmierung, Rechtsform, Registergericht und Nummer, Sitz, gesetzliche Vertreter), ohne dass Sie darum bitten müssen; Sie prüfen sie nur noch. Der Agent kennt die nächste freie Mandantennummer und kann die Unterlagen zur Unterschrift gleich anstoßen. Alles zum Ablauf unter Mandantenaufnahme, zur Registersuche unter Registerauskunft.

Braucht: die DATEV-Anbindung.

Mandanten-Chat freischalten​

Schaltet Mandanten für den Mandanten-Chat frei: Kontaktperson und Mandantennummer erfassen, Dokumentregister wählen, Einladung senden, Zugänge prüfen oder widerrufen. Siehe Mandanten-Chat.

Braucht: die Funktion Mandanten-Chat für Ihre Kanzlei.

KFZ-Rechner (1 % gegen Fahrtenbuch)​

Berechnet die private Dienstwagennutzung nach der 1-Prozent-Methode und nach Fahrtenbuch, mit den Sonderregeln für Elektro- und Hybridfahrzeuge, der Kostendeckelung, der Umsatzsteuer auf die Wertabgabe und den Buchungssätzen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Fundstellen, als Excel-Datei herunterladbar. Fahrzeugdaten, die weder in DATEV noch im Sachverhalt stehen, schlägt der Agent auf Ihre Erlaubnis hin im Netz nach.

Entscheidungsrat​

Prüft eine wichtige Entscheidung aus fünf unabhängigen Beraterperspektiven: Kritiker, Grundlagen-Denker, Chancen-Sucher, Außenseiter, Umsetzer. Die Perspektiven prüfen einander und münden in ein klares Verdikt mit erstem Schritt. Für schwere Entscheidungen unter Unsicherheit; der Rat beurteilt die Entscheidung, nicht die Rechtslage.

Postfach kategorisieren​

Ordnet neue E-Mails in Ihrem eigenen Posteingang den Kategorien zu, die Sie in Outlook führen. SOFI zeigt die Zuordnung zuerst als Tabelle; geschrieben wird erst nach Ihrer Freigabe. E-Mails, die schon eine Kategorie tragen, bleiben unberührt. Gesendet, verschoben oder gelöscht wird nichts. Den Zeitraum nennen Sie im Gespräch; ohne Angabe sind es die letzten 24 Stunden. Führt Ihr Postfach noch keine Kategorien, legt SOFI sechs Standardkategorien an: Handeln, Warten auf Antwort, Zur Kenntnis, Termin, Rechnung und Werbung.

Braucht: Ihre verbundene Microsoft-365-Anbindung. Dieselbe Arbeit im Takt erledigt die Workflow-Vorlage gleichen Namens, siehe SOFI-Workflows.