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Tabellen, Dateien und Export

SOFI antwortet nicht nur mit Text. Auswertungen kommen als Tabelle oder Diagramm, Schreiben als Word-Datei auf Ihrem Briefpapier, Berechnungen als Excel-Datei. Alles davon lässt sich ansehen, herunterladen und ablegen, ohne den Chat zu verlassen.

Tabellen und Diagramme​

Eine Auswertung erscheint als eigene Karte in der Antwort: Tabelle, Balken- oder Liniendiagramm oder Kreisdiagramm, je nachdem, was die Zahlen hergeben. Beim Darauffahren erscheinen die Aktionen der Karte:

  • Kopieren. Die Tabelle in die Zwischenablage, für Word, Outlook oder eine Tabellenkalkulation.
  • Als CSV exportieren. Tabellen und Diagramme als Datei in deutscher Schreibweise (Semikolon, Komma als Dezimaltrenner), die Excel direkt öffnet.
  • Als Excel herunterladen. Wo SOFI die Tabelle als echte Arbeitsmappe erzeugt hat.
  • Vergrößern und Im Seitenbereich öffnen, für lange Tabellen.

Zwei besondere Karten: die Beteiligungsstruktur aus der Registerauskunft, eine Grafik über mehrere Ebenen, die sich Ebene für Ebene aufklappen lässt, sowie die Finanzdaten-Ansicht mit Kennzahlen, Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens über mehrere Jahre, wahlweise als Excel-Datei.

Dateien, die SOFI erzeugt​

Auf Wunsch erzeugt SOFI Dateien statt Text:

  • Excel-Arbeitsmappen („gib mir das als Excel"): mit Blättern, Formaten und Formeln, wo es sinnvoll ist. Der KFZ-Rechner unter den SOFI-Agenten liefert so seine Ergebnisübersicht.
  • Word-Dokumente für Schreiben, Dossiers, Berichte und Firmenprofile. Briefe an Mandanten oder Ämter setzt SOFI auf den Bogen Ihrer Organisation, mit Logo, Anschriftfeld, Faltmarken und Schriftart, wie unter Erscheinungsbild und Briefpapier hinterlegt. Für ein Schreiben an Dritte fragt SOFI nach, wenn eine Angabe fehlt, etwa die Anschrift des Empfängers.
  • Fachrecherchen, Memoranden und Berichte kommen im SOFI-Layout: Titel, Zusammenfassung, nummerierte Kapitel, Tabellen und Hinweiskästen, Fundstellen als Fußnoten auf der jeweiligen Seite, unten Logo und Seitenzahl. Möchten Sie ein solches Dokument auf Ihrem Briefpapier, sagen Sie es dazu („auf Briefpapier“). Ist kein Briefpapier hinterlegt, kommen auch Briefe im SOFI-Layout.
  • PDF, wenn Sie es ausdrücklich verlangen, wahlweise zusätzlich zur Word-Datei.
  • Diagramme als Bild und kleine interaktive Ansichten, etwa ein Dashboard zu einer Auswertung.

Jede erzeugte Datei steht als Karte in der Antwort, mit Vorschau und Download.

Berechnungen​

Für Rechnungen benutzt SOFI kein Kopfrechnen. Beträge, Prozentsätze, Fristen und Zinsen rechnet ein exaktes Rechenwerkzeug; größere Auswertungen und Arbeitsmappen entstehen in einer abgeschirmten Rechenumgebung ohne Zugang nach draußen. Die Antwort nennt die tragenden Rechenschritte, wenn die Antwortlänge auf Ausführlich oder Umfassend steht.

Vorbereitete Rechenwege bringen die SOFI-Agenten mit, etwa der KFZ-Rechner für die private Dienstwagennutzung oder die Anlage V aus den Belegen, siehe SOFI-Agenten.

Vorschau​

Eine von SOFI erzeugte Datei, ein Anhang oder ein Dokument aus der Dokumentenablage öffnet sich mit Vorschau rechts neben dem Chat. Word und PowerPoint erscheinen als Seiten, Excel als Tabelle mit ihren Blattreitern, PDF und Bilder so, wie sie sind. Oben stehen Seitenanzeige, Zoom und Herunterladen; jedes weitere Dokument kommt als eigener Reiter dazu. Den Bereich ziehen Sie am Teiler zwischen Chat und Vorschau breiter oder schmaler; die Breite bleibt gespeichert. Auf dem Telefon füllt die Vorschau den Bildschirm.

Die Excel-Vorschau zeigt Zahlen so, wie die Datei sie formatiert, mit Tausenderpunkt, Nachkommastellen, Eurozeichen, Prozent und Datum. Ein Klick markiert eine Zelle, ein Klick auf die Zeilennummer oder den Spaltenbuchstaben die ganze Zeile oder Spalte, ein Doppelklick markiert den Wert zum Kopieren. Die Pfeiltasten wandern durch das Blatt, Strg+C (am Mac Cmd+C) kopiert die Markierung.

Dokumente bearbeiten​

Fachrecherchen, Memoranden und Berichte, die SOFI im Chat erzeugt hat, bearbeiten Sie direkt in der Vorschau. Bearbeiten öffnet den Text; mit Speichern entsteht eine neue Fassung, die bisherigen bleiben erhalten. Unter Fassungen vergleichen Sie eine frühere Fassung mit der aktuellen oder stellen sie wieder her. Als Word exportieren und Als PDF exportieren legen die gespeicherte Fassung als neue Datei im gewohnten Layout an.

Markieren Sie einen Abschnitt und beschreiben Sie, wie er werden soll, etwa „kürzer und förmlicher“. Auswahl überarbeiten ersetzt nur diesen Abschnitt, der übrige Text bleibt unverändert. Das kostet Token wie eine kurze Frage, siehe Token und Kosten. Schließen Sie die Bearbeitung mit ungespeicherten Änderungen, fragt SOFI vorher nach.

Speichern nach​

Mit Speichern nach in der Vorschau legen Sie das geöffnete Dokument ab: in der DATEV-Dokumentenablage, in Ihrem OneDrive oder auf einer SharePoint-Website. Den Ablageort wählen Sie in einer Spaltenansicht, Spalte für Spalte wie im Finder: bei DATEV den Mandanten, dann Ordner und Register (oder den Mandanten-Eingang), bei SharePoint die Website, die Dokumentbibliothek und den Ordner. Der Dateiname lässt sich vorher ändern, die Endung bleibt. Was Sie ablegen dürfen, richtet sich nach Ihren Rechten in DATEV, nach dem Recht „Ablage" in Ihrer Organisation und nach Ihrer Microsoft-365-Verbindung; ein Ziel, das Ihnen nicht zur Verfügung steht, nennt den Grund. Mehr zur Ablage in DATEV unter Dokumentenablage.

Gibt es am Ziel schon eine Datei mit demselben Namen, bekommt die neue eine Nummer angehängt; überschrieben wird nichts.

Ins Projekt. Eine Datei, die SOFI erzeugt hat, legen Sie mit dem Ziel Projekt in einem Ihrer Projekte ab. Sie liegt danach bei den Dateien des Projekts und steht jedem Chat im Projekt zur Verfügung. Dafür brauchen Sie das Recht, im Wissen des Projekts zu schreiben. Dieselbe Datei legt SOFI in einem Projekt nur einmal ab.

Unterhaltung als PDF​

Im Menü „…“ am Chat in der Seitenleiste speichert „Als PDF speichern“ die ganze Unterhaltung als PDF im SOFI-Design: Ihre Fragen, die Antworten mit Tabellen, die Treffer aus dem Web, die erzeugten Dateien und der Denkprozess mit den verwendeten Werkzeugen. Am Ende steht eine schlichte Liste „Grundlagen“ mit den Titeln, auf die sich die Antworten stützen, ohne Nummern und Marken im Text. Läuft eine Antwort noch, sagt das PDF das und zeigt den Stand bis dahin. Der Dateiname trägt den Titel und das Datum. Das PDF eignet sich als Nachweis in der Akte, wie eine Antwort zustande kam.

Einzelne Antworten kopieren Sie über „Kopieren" unter der Nachricht, siehe Antworten, Rückfragen und Freigaben.