DATEV-Anbindung

Die DATEV-Anbindung ist die wichtigste in SOFI. Über sie kommt SOFI an Buchungen, Stammdaten, offene Posten, Fristen und an die Dokumentenablage.

Funktionsweise

Die DATEV-Programme sprechen kein offenes Netz. Der Zugriff läuft über DATEVconnect, und DATEVconnect ist nur aus dem Netz erreichbar, in dem die DATEV-Installation steht. Das gilt für einen eigenen Server im Haus genauso wie für DATEVasp, PARTNERasp oder SmartIT: in allen Fällen liegt die Installation hinter der Netzgrenze des Betreibers.

Deshalb gibt es den SOFI AI Connector for DATEV, einen schlanken Windows-Dienst. Er läuft dort, wo DATEVconnect erreichbar ist, üblicherweise auf dem DATEV-Server selbst. Er baut die Verbindung von innen nach außen auf und hält sie offen. Eingehend ist nichts erreichbar, es muss also keine Firewall-Regel nach innen geöffnet werden.

Die Zugangsdaten des Service Accounts werden einmal in SOFI hinterlegt. Sie werden versiegelt an den Konnektor übergeben und liegen danach nur dort. Auch der Betrieb von SOFI kann sie nicht einsehen.

Einrichtung

Einmalig je Organisation.

1. Konnektor installieren. Das übernimmt SOFI gemeinsam mit der IT der Kanzlei. Dafür gibt es ein Einrichtungsskript, das auf dem Rechner mit Zugriff auf die DATEV-Installation ausgeführt wird, üblicherweise dem DATEV-Server. Was dieser Rechner mitbringen muss, samt Lizenzen, Dienstkonto und Netz, steht unter Konnektor: Informationen für IT-Dienstleister und DATEV-Partner.
2. Zugangsdaten hinterlegen. Benutzername in der Form DOMAENE\Benutzer und Passwort des Service Accounts. SOFI versiegelt beides und reicht es an den Konnektor durch.
3. Verbindung testen. Der Test zeigt, ob der Konnektor erreichbar ist und ob die Zugangsdaten bei ihm angekommen sind. Ob DATEV sie annimmt, zeigt sich beim ersten Zugriff.
4. Umfang festlegen. Bei mehreren Firmierungen wird hier festgelegt, welche SOFI sehen darf.

Welche Version des Konnektors was mitbringt, steht unter Konnektor-Versionshinweise.

Funktionsumfang

Der Umfang hängt an zwei Dingen. Erstens daran, was die DATEV-Installation lizenziert und freigibt. Zweitens daran, welche Rechte der hinterlegte Service Account hat. In aller Regel sind das:

• Rechnungswesen. Buchungen, Salden, offene Posten, Auswertungen.
• Stammdaten. Auftraggeber, Adressen, Zuständigkeiten, Berater- und Mandantennummern.
• Dokumentenablage. Suche in der Ablage und Zugriff auf einzelne Dokumente.
• Eigenorganisation. Fristen, Aufträge, Arbeitszeiten.
• Lohn und Gehalt sowie Steuern, sofern lizenziert.

Eine Übersicht, welcher DATEV-Bereich mit welchen Möglichkeiten angebunden ist, steht in SOFI im Hilfe-Center.

Berechtigungen

SOFI erweitert die DATEV-Rechte nicht. Wer in DATEV einen Auftraggeber nicht sehen darf, sieht ihn auch über SOFI nicht. Zusätzlich lässt sich in SOFI steuern, welche Funktionen eine Person innerhalb der Anbindung nutzen kann. Es gibt also zwei Achsen: welche Auftraggeber und welche Funktionen.

Auftragswesen und Zeiterfassung

Aufträge, Teilaufträge und die erfassten Zeiten liegen in DATEV Eigenorganisation comfort. Dieser Bereich hat eine eigene Lizenz und ein eigenes Recht, er ist nicht Teil der DATEV-Basis. Beides muss vorliegen, bevor SOFI darauf zugreifen kann.

Zeiten zu buchen stellt zusätzliche Anforderungen an den Service Account. Was dafür zusammenkommen muss, steht unter DATEV Auftragswesen und Zeiterfassung.

Fehlerbehebung

• Der Test schlägt fehl. Meist erreicht der Konnektor die DATEV-Installation nicht. Prüft, ob der Dienst auf dem Rechner läuft und ob dieser Rechner DATEV erreicht.
• Es fehlen Auftraggeber. Dann greift entweder der eingestellte Umfang oder das DATEV-Recht der hinterlegten Zugangsdaten.
• Ein Bereich fehlt ganz. Dann ist er in der DATEV-Installation nicht lizenziert oder nicht freigegeben.
• Etwas rund um Aufträge, Fristen oder Zeiten fehlt. Die Ursachen und ihre Behebung stehen unter DATEV Auftragswesen und Zeiterfassung.