DATEV-Anbindung

Die DATEV-Anbindung ist die wichtigste in SOFI. Über sie kommt SOFI an Buchungen, Stammdaten, offene Posten, Fristen und an die Dokumentenablage. Diese Seite erklärt die Einrichtung und die Rechte. Was SOFI danach im Einzelnen beantwortet, steht unter Was SOFI aus DATEV beantwortet, die Fristen unter Fristen, die Ablage unter Dokumentenablage.

Funktionsweise

Die DATEV-Programme sprechen kein offenes Netz. Der Zugriff läuft über DATEVconnect, und DATEVconnect ist nur aus dem Netz erreichbar, in dem die DATEV-Installation steht. Das gilt für einen eigenen Server im Haus genauso wie für DATEVasp, PARTNERasp oder SmartIT: in allen Fällen liegt die Installation hinter der Netzgrenze des Betreibers.

Deshalb gibt es den SOFI AI Connector for DATEV, einen schlanken Windows-Dienst. Er läuft dort, wo DATEVconnect erreichbar ist, üblicherweise auf dem DATEV-Server selbst. Er baut die Verbindung von innen nach außen auf und hält sie offen. Eingehend ist nichts erreichbar, es muss also keine Firewall-Regel nach innen geöffnet werden.

Die Zugangsdaten des Service Accounts werden einmal in SOFI hinterlegt. Sie werden versiegelt an den Konnektor übergeben und liegen danach nur dort. Auch der Betrieb von SOFI kann sie nicht einsehen.

Den Großteil der Daten übernimmt SOFI im nächtlichen DATEV-Abgleich: Der Konnektor überträgt dafür jede Nacht die DATEV-Sicherung verschlüsselt an SOFI. Wer aktuellere Daten braucht, kann stattdessen DATEV live nutzen. Dann liest SOFI bei Bedarf direkt vom DATEV-Server der Kanzlei und die nächtliche Übertragung entfällt.

Einrichtung

Einmalig je Organisation.

Einrichtung durch Ihre IT über den Einladungslink

Der übliche Weg: Im Einrichtungsassistenten (Schritt „DATEV-Konnektor“) oder später unter Integrationen in der Zeile DATEVconnect erzeugen Sie einen persönlichen Einladungslink für Ihre IT oder Ihr Systemhaus. „In Outlook öffnen“ legt eine E-Mail mit Anfrage, Link und dem Verweis auf die Informationen für IT-Dienstleister an; der Link lässt sich auch kopieren.

Ihre IT durchläuft damit ohne SOFI-Konto vier Schritte: Voraussetzungen, Herunterladen von Installationspaket und Installationstoken, Setup auf dem DATEV-Server, Abschluss. Sicherungs­ordner und DATEVconnect-Zugang nimmt das Setup auf dem Server entgegen und prüft beides sofort; im Browser wird nichts davon eingetragen. Der Link gilt 14 Tage und ist nach dem Abschluss gesperrt. Was bereits erledigt ist, bleibt bei einem neuen Link erhalten.

In SOFI sehen Sie den Stand: erzeugt, geöffnet, Token eingelöst, Setup gemeldet, Konnektor verbunden (mit Rechnername und Version), abgeschlossen. Sobald Ihre IT fertigstellt, erhält der bei uns hinterlegte Ansprechpartner Ihrer Kanzlei eine kurze Nachricht.

Einrichtung mit SOFI

1. Konnektor installieren. Das übernimmt SOFI gemeinsam mit der IT der Kanzlei. Dafür gibt es ein signiertes Installationspaket und einen Installationstoken; das Setup läuft auf dem Rechner mit Zugriff auf die DATEV-Installation, üblicherweise dem DATEV-Server. Was dieser Rechner mitbringen muss, samt Lizenzen, Dienstkonto und Netz, steht unter Konnektor: Informationen für IT-Dienstleister und DATEV-Partner.
2. Zugangsdaten hinterlegen. Unter Integrationen, DATEV konfigurieren: die Adresse von DATEVconnect und die Anmeldeart. Entweder Benutzername und Passwort des Service Accounts, der Benutzername immer mit Domäne, also DOMAENE\Benutzer oder als Anmeldename mit @ und Domäne. Oder Windows-Anmeldung mit dem Konto, unter dem der Dienst läuft. Läuft der Dienst wie vorgegeben als LocalSystem, meldet er sich damit als Computerkonto an und DATEV lehnt ab; für die Windows-Anmeldung muss der Dienst unter einem DATEV-Benutzer laufen. SOFI versiegelt die Angaben und reicht sie an den Konnektor durch. Bleiben Server und Benutzer gleich, kann das Passwortfeld leer bleiben; der Konnektor behält dann das bisherige Passwort.
3. Verbindung prüfen. SOFI zeigt neben der gespeicherten Verbindung, was der Konnektor auf dem Server tatsächlich verwendet: Server, Anmeldeart, Benutzer und das Dienstkonto. Nach dem Speichern meldet sich der Konnektor einmal bei DATEV an und SOFI zeigt das Ergebnis. Lehnt DATEV die Anmeldung ab, nennt SOFI den Grund und schlägt, wo möglich, den Benutzernamen mit Domäne aus dem Active Directory vor. Ist in SOFI eine Verbindung gespeichert, verwendet der Konnektor sie; Angaben in seiner lokalen Konfiguration auf dem Server gelten dann nicht, SOFI weist auf eine solche Abweichung hin.
4. Personen zuordnen. Welche Mandanten eine Person über SOFI sieht, folgt ihrer DATEV-Rechteverwaltung. Dafür muss die E-Mail-Adresse, mit der sie sich bei SOFI anmeldet, in DATEV an ihrem Benutzer hinterlegt sein, siehe Berechtigungen.

Welche Version des Konnektors was mitbringt, steht unter Konnektor-Versionshinweise.

Funktionsumfang

Der Umfang hängt an zwei Dingen. Erstens daran, was die DATEV-Installation lizenziert und freigibt. Zweitens daran, welche Rechte der hinterlegte Service Account hat. In aller Regel sind das:

• Rechnungswesen. Buchungen, Salden, offene Posten, Auswertungen. Hängt an einer Buchung oder einem offenen Posten ein digitaler Beleg, zeigt SOFI den Link dazu: Belege aus DATEV Unternehmen online öffnen sich dort (eine Anmeldung bei DATEV mit Rechten auf den Bestand vorausgesetzt), Belege aus der Dokumentenablage lassen sich direkt herunterladen. Das Belegbild selbst kann SOFI nicht anzeigen. Für Sachkonten, die in DATEV über «Sachkonten ausziffern» abgeglichen werden (Verrechnungs-, Geldtransit-, Kreditkartenkonten), kennt SOFI den Ausziffer-Stand je Buchung: Zuordnungsnummer und Art der Zuordnung wie in der Spalte «Zuordnung» des Kontoblatts, auf Wunsch nur die ausgezifferten oder nur die offenen Buchungen.
• Stammdaten. Auftraggeber, Adressen, Zuständigkeiten, Berater- und Mandantennummern. Dazu die Beteiligten eines Auftraggebers, wie sie in DATEV hinterlegt sind: Gesellschafter, gesetzliche Vertreter, wirtschaftlich Berechtigte und Ansprechpartner, mit Anschrift, Geburtsdatum, Telefon und E-Mail. Die Angaben zu Personen erscheinen nur, wenn die Kanzlei die Anzeige personenbezogener Daten Dritter freigegeben hat.
• Dokumentenablage. Suche in der Ablage, Zugriff auf einzelne Dokumente und die Ablage eines Dokuments aus dem Chat in Ordner und Register eines Mandanten (siehe Dokumentenablage).
• Eigenorganisation. Fristen, Aufträge, Arbeitszeiten.
• Lohn und Gehalt sowie Steuern, sofern lizenziert.

Eine Übersicht je Bereich steht unter Was SOFI aus DATEV beantwortet und in SOFI im Hilfe-Center als DATEV-Produktlandkarte.

Berechtigungen

Welche Auftraggeber eine Person im Chat auswählen kann und welche Daten SOFI für sie abruft, entscheidet allein die DATEV-Rechteverwaltung. Ausnahmen gibt es bei geteilten Workflows (siehe weiter unten) und in Kanälen von Projekten: dort lesen alle Personen im Kanal die Ergebnisse mit, die SOFI mit den Rechten einer anderen Person abgerufen hat, siehe Kanäle in Projekten.

SOFI erkennt die Person an der E-Mail-Adresse: die Adresse, mit der sie sich bei SOFI anmeldet, wird mit den Benutzern der DATEV-Rechteverwaltung abgeglichen; genau die dort freigegebenen Mandanten stehen ihr im Chat zur Verfügung. Fehlt die Adresse in DATEV oder passt sie nicht, sieht die Person keine Mandanten; ein Mitglied ohne DATEV-Benutzer sieht ebenfalls keine. Änderungen an Rechten in DATEV wirken mit der nächsten nächtlichen Aktualisierung.

Zusätzlich lässt sich in SOFI je Person steuern, welche Funktionen sie innerhalb der Anbindung nutzen kann, etwa in der Dokumentenablage ablegen oder Zeiten auf Aufträge buchen; das geschieht in der Verwaltung unter Benutzerverwaltung in den Rechten der Person, siehe Benutzerverwaltung. Es gibt also zwei Achsen: welche Auftraggeber (aus DATEV) und welche Funktionen (aus SOFI).

Geteilte Workflows

Bei geteilten Workflows gilt das nicht. Öffnet ein Mitglied den Lauf einer Kollegin oder eines Kollegen, sieht es:

• die Mandantennummern, die der Lauf berührt hat,
• das Ergebnis des Laufs,
• den Fehlertext, in dem ein Mandantenname stehen kann,
• eine wartende Freigabe mit ihrem Betreff sowie den Mandantennummern und Empfängern, auf die sie sich bezieht. Bei einem Unterschriftsversand stehen dort auch die Namen und E-Mail-Adressen der Personen, die unterschreiben sollen.

Das gilt auch dann, wenn das Mitglied diese Mandanten in DATEV nicht sehen darf. Verborgen bleiben die Vorschauen der einzelnen Schritte, also die abgerufenen Daten selbst.

Diese Einblicke werden im Protokoll Ihrer Organisation vermerkt, mit Person, Lauf und Zeitpunkt. Wiederholtes Öffnen desselben Laufs innerhalb einer Stunde ergibt einen Eintrag, nicht viele.

Wer das nicht möchte, hat zwei Stellen in der Hand: die Sichtbarkeit des Workflows und die Rechte daran. Ein Workflow, der nicht kanzleiweit sichtbar ist, an dem aber jemand ein Recht hat, gibt dieser Person denselben Einblick. Wer ein Bearbeiten-Recht an einem Workflow vergibt, gibt die Inhalte seiner Läufe ohnehin mit frei, unabhängig von der Sichtbarkeit. Innerhalb einer geteilten Arbeit trennt SOFI nicht mehr nach DATEV-Rechten; diese Grenze muss die Kanzlei dann selbst ziehen.

Angaben zu Personen hinter einem Auftraggeber, etwa Gesellschafter mit Anschrift und Geburtsdatum, erscheinen nur, wenn die Kanzlei die Anzeige personenbezogener Daten Dritter freigegeben hat.

Eine Unterhaltung, die im Chat auf einen Mandanten festgelegt ist, liest ausschließlich diesen Mandanten; die DATEV-Rechte bleiben dabei die Obergrenze. Wie die Festlegung im Chat funktioniert, steht unter Chat.

Auftragswesen und Zeiterfassung

Aufträge, Teilaufträge und die erfassten Zeiten liegen in DATEV Eigenorganisation comfort. Dieser Bereich hat eine eigene Lizenz und ein eigenes Recht, er ist nicht Teil der DATEV-Basis. Beides muss vorliegen, bevor SOFI darauf zugreifen kann.

Zeiten zu buchen stellt zusätzliche Anforderungen an den Service Account. Was dafür zusammenkommen muss, steht unter DATEV Auftragswesen und Zeiterfassung.

Steuerberechnung aus dem Einkommensteuerprogramm

Die Berechnungsliste des DATEV-Einkommensteuerprogramms (zu versteuerndes Einkommen, festzusetzende Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Vorauszahlungen, Erstattung oder Nachzahlung, Steuersätze) kann SOFI nur lesen, wenn DATEV sie in der Datenbank ablegt. Das tut DATEV mit dem Programm DATEV Daten-Analyse-System. Ohne dieses Programm liegt die Berechnung allein im Einkommensteuerprogramm. SOFI sagt das im Chat auch so.

Damit die Berechnungen in SOFI erscheinen, braucht es zwei Dinge: eine Lizenz für das Daten-Analyse-System und danach einmalig einen zentralen Datenanpassungslauf in DATEV. Wie das geht, beschreibt DATEV im Hilfe-Center unter Datenanpassung mit dem Datenanpassungs-Assistenten durchführen; den Zusammenhang zwischen Daten-Analyse-System und den Steuern-Datenbanken erklärt Steuern-Datenbanken um nicht mehr benötigte Daten des Daten-Analyse-Systems bereinigen. Ab dem nächsten nächtlichen DATEV-Abgleich stehen die Berechnungen dann für alle Mandanten bereit, für die im Einkommensteuerprogramm eine Berechnung gespeichert ist. Mit DATEV live sind sie nach dem nächsten Laden da.

Unabhängig davon findet SOFI weiterhin die Einkommensteuerbescheide mit den festgesetzten Beträgen in der Dokumentenablage und den Bearbeitungsstand der Erklärungen.

Fehlerbehebung

• Die Prüfung schlägt fehl, DATEV ist nicht erreichbar. Meist erreicht der Konnektor die DATEV-Installation nicht. Prüft, ob der Dienst auf dem Rechner läuft und ob dieser Rechner DATEV erreicht.
• Die Anmeldung wird abgelehnt (DCO10500). DATEV erkennt die Anmeldedaten nicht als DATEV-Benutzer. Häufigste Ursachen: der Benutzername ohne Domäne, ein falsches Passwort oder die Windows-Anmeldung, während der Dienst als LocalSystem läuft. SOFI zeigt unter Integrationen, welche Anmeldeart und welches Dienstkonto der Konnektor verwendet.
• Es fehlen Auftraggeber. Dann fehlen sie in der DATEV-Rechteverwaltung der angemeldeten Person. Oder ihre SOFI-Adresse ist in DATEV nicht am Benutzer hinterlegt.
• Ein Bereich fehlt ganz. Dann ist er in der DATEV-Installation nicht lizenziert oder nicht freigegeben.
• Etwas rund um Aufträge, Fristen oder Zeiten fehlt. Die Ursachen und ihre Behebung stehen unter DATEV Auftragswesen und Zeiterfassung.
• SOFI meldet, das DATEV-System sei nicht erreichbar. SOFI prüft alle Viertelstunde, ob der Konnektor antwortet. Bleibt die Antwort länger als einen Tag aus, bekommt der Ansprechpartner der Kanzlei eine Nachricht mit den Schritten für die IT und einem Prüfungslink, über den der Dienstleister ohne Anmeldung sieht, ob die Verbindung wieder steht. Sobald das System wieder antwortet, meldet SOFI das von selbst zurück.
• SOFI kennt die Steuerberechnung eines Mandanten nicht. Dann fehlt das DATEV Daten-Analyse-System, siehe Steuerberechnung aus dem Einkommensteuerprogramm.