Organisation und Verwaltung
Alles, was nicht das tägliche Arbeiten betrifft, sondern das Drumherum. Die Organisationsverwaltung erreichen Sie über das Kontomenü hinter Ihrem Profilbild; sie sehen nur Administratoren. Was eine einzelne Person nur für sich einstellt, steht dagegen unter Einstellungen.
Die Bereiche
| Bereich | Seiten | Beschrieben unter |
|---|---|---|
| Kanzlei | Rechtliche Angaben, Benutzerverwaltung, Gruppen, Personalisierung, Branding, Benachrichtigungen | diese Seite, Team und Rollen, Erscheinungsbild und Briefpapier |
| Integrationen | Integrationen | Anbindungen |
| Abrechnung | Abrechnung, Token-Nutzung | Abrechnung, Token und Speicher |
| KI und Modelle | Anweisungen, Skills, Modelle, Funktionen, Vertraulichkeit, KI-Governance | KI-Einstellungen |
| Sicherheit und Daten | Sicherheit, Workflows, Ausgangsadressen, Variablen, Trust Center | Sicherheitseinstellungen, diese Seite |
Eine neue Organisation richtet der Einrichtungsassistent Schritt für Schritt ein.
Rollen
Diese Rollen begegnen Ihnen im Alltag.
| Rolle | Berechtigungen |
|---|---|
| Administrator | die Verwaltung der Organisation: Benutzer, Rechte, KI-Einstellungen, Anbindungen, Workflows einschalten, Abrechnung und Vertragliches |
| Mitglied | mit SOFI arbeiten |
| Betrachter | lesen, ohne zu verändern |
Betrachter fragen im Chat und sehen Ergebnisse. SOFI nutzt für sie dabei nur lesende Werkzeuge. Dokumente hochladen oder ablegen, Vorschläge im Chat ausführen, Workflows starten oder bereitstellen und Freigaben erteilen können sie nicht. Ihre eigenen Unterhaltungen, Erinnerungen und ihr Konto verwalten sie weiter selbst. Eine geänderte Rolle gilt sofort. Die Person wird dabei abgemeldet und meldet sich neu an.
Die Rolle bestimmt, was jemand in SOFI tun darf. Sie erweitert die Rechte in angebundenen Systemen nicht. Wer in DATEV einen Auftraggeber nicht sehen darf, sieht ihn auch als Administrator nicht. In Läufen geteilter Workflows gilt das nicht, siehe Geteilte Workflows, ebenso in Kanälen von Projekten, siehe Kanäle in Projekten. Innerhalb einer Rolle lassen sich einzelne Rechte je Person setzen, siehe Team und Rollen.
Rechtliche Angaben
Die Stammdaten Ihrer Organisation: Name, Anschrift und Land. Dazu die Angaben, die Mandanten von Ihnen sehen: Anzeigename, Erreichbarkeit, Impressum, Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen. Ist die Rückmeldung „Nicht zuständig" aus der Fristenerinnerung eingeschaltet, steht hier die Adresse des Sekretariats, an die diese Meldungen gehen.
Eingetragen ist gespeichert: jedes Feld schreibt, sobald Sie es verlassen, einen Speichern-Knopf gibt es nicht mehr.
Die DATEV-Beraternummer und die Mandantennummer der Kanzlei stehen unter DATEV.Die Checkliste der Einrichtung finden Sie im Hilfe-Center (Zeile „Brauchen Sie Hilfe?" unten in der Seitenleiste): was schon erledigt ist, was noch fehlt und was Sie im Assistenten übersprungen haben. Solange ein Schritt offen ist, zeigt sie auch der leere Chat.
Benachrichtigungen
Unter Benachrichtigungen legt die Verwaltung fest, welche Mails die Organisation bekommt:
- Sync-Fehler per E-Mail. Wenn ein Abgleich mit DATEV fehlschlägt.
- Monatliche Nutzungs-Zusammenfassung. Token-Verbrauch und Kosten zum Monatsende.
- Produktneuigkeiten. Alle zwei Wochen eine kurze Mail mit den wichtigsten Neuerungen an die Ansprechperson und die Administratoren. Wer sie für die ganze Organisation nicht möchte, schaltet sie hier aus; einzelne Empfänger bestellen sie mit einem Klick am Ende der Mail ab.
Dazu kommen Mails, die SOFI von sich aus schickt: an ein Mitglied, wenn ein neues Gerät vertraut wurde; an die Ansprechperson, wenn die Anbindung länger als einen Tag nicht antwortet; an die Kanzlei, wenn ein neuer Mandant angelegt ist.
Protokollierung
Jede Aktion wird protokolliert: wer wann was getan hat, welche Daten dabei berührt wurden und welches Modell geantwortet hat. Auch jede Änderung an den Einstellungen der Organisation, etwa am Vertraulichkeitsmodus oder an der Freigabe der SOFI-Stimme, steht als Weisung der Organisation im Protokoll. Das Protokoll lässt sich nicht nachträglich ändern.
Wiederholtes Lesen desselben Objekts wird dabei zusammengefasst: wer eine Stunde lang immer wieder denselben Lauf oder denselben Beleg öffnet, steht einmal im Protokoll und nicht hundertmal. Für Änderungen gilt das nicht, dort steht jede einzeln.
Für eine Berufsaufsicht oder eine Prüfung ist das der Nachweis, dass nachvollziehbar ist, was mit Mandantendaten geschehen ist. Zu jeder einzelnen Antwort kommt der Nachweis der vertraulichen Verarbeitung, siehe Vertrauliche Verarbeitung.
Trust Center
Der Ort für alles Vertragliche und Nachweisliche: Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschwiegenheitsvereinbarung, Unterauftragnehmer, technische und organisatorische Maßnahmen. Jedes Dokument ist versioniert, zu jeder Fassung steht, was sich geändert hat. Ein Unterauftragnehmer, der nur nach Ihrer Freigabe zum Einsatz kommt, ist als solcher gekennzeichnet; welche Freigabe das ist, steht dabei. Zu jeder Anbindung steht, wo verarbeitet wird und ob ein Vertrag oder eine Transfer-Folgenabschätzung nötig ist.
Modellkarten. Zu jedem Modell, das Inhalte Ihrer Organisation verarbeitet, steht eine Karte mit Hersteller, Betrieb, Eingaben, Einsatz, Grenzen und dem Umgang mit Ihren Daten. Getrennt stehen die Modelle zur Wahl im Chat und die Modelle, die SOFI im Hintergrund für einzelne Aufgaben einsetzt. Die Karten beschreiben die Modelle; eine Konformitätserklärung nach der KI-Verordnung sind sie nicht.
Wenn ein Auftraggeber Sie fragt, wie Sie KI einsetzen, finden Sie hier die Antwort in belegbarer Form.