Organisation und Verwaltung

Alles, was nicht das tägliche Arbeiten betrifft, sondern das Drumherum. Vieles davon sieht nur, wer eine verwaltende Rolle hat.

Rollen

Diese Rollen begegnen Ihnen im Alltag.

Rolle	Berechtigungen
Inhaber	alles, einschließlich Abrechnung und Vertragliches
Mitglied	mit SOFI arbeiten
Betrachter	lesen, ohne zu verändern

Die Rolle bestimmt, was jemand in SOFI tun darf. Sie erweitert nicht die Rechte in angebundenen Systemen. Wer in DATEV einen Auftraggeber nicht sehen darf, sieht ihn auch als Inhaber nicht.

Nutzerverwaltung

Sie laden Personen über ihre dienstliche E-Mail-Adresse ein. Sie bekommen einen Link und melden sich damit selbst an, ein Passwort vergibt niemand.

Nutzen Sie eine zentrale Nutzerverwaltung, lässt sich das automatisieren: Anlegen, Ändern und Abschalten kommen dann aus Ihrem Verzeichnis. Wer dort geht, verliert auch hier den Zugang, ohne dass jemand daran denken muss.

Beim Abschalten einer Person bleiben ihre Inhalte erhalten. Die Daten verschwinden nicht mit dem Zugang.

Verbrauch

Gemessen wird in Token. Grob entspricht ein Token einem Wortteil, eine längere Antwort mit Recherche kostet also mehr als eine kurze Frage. Was ein Token kostet und wo Token entstehen, steht unter Token und Kosten.

Jede Person sieht ihren eigenen Verbrauch. Wer Ihre Organisation verwaltet, sieht ihn für alle und kann je Person eine Grenze setzen.

Der monatliche Nutzerpreis wird als persönliches Guthaben in etwa gleicher Höhe gutgeschrieben. Es gilt für den laufenden Monat, wird nicht übertragen und verfällt am Monatsende.

Speicher

Jeder Tarif bringt eine Menge Speicher mit, für hochgeladene Dokumente und Wissensquellen. Was belegt ist, sehen Sie in der Verwaltung. Wird es eng, lässt sich Speicher in jedem Tarif dazubuchen.

Protokollierung

Jede Aktion wird protokolliert: wer wann was getan hat, welche Daten dabei berührt wurden und welches Modell geantwortet hat. Das Protokoll lässt sich nicht nachträglich ändern.

Für eine Berufsaufsicht oder eine Prüfung ist das der Nachweis, dass nachvollziehbar ist, was mit Mandantendaten geschehen ist.

Trust Center

Der Ort für alles Vertragliche und Nachweisliche: Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschwiegenheitsvereinbarung, Unterauftragnehmer, technische und organisatorische Maßnahmen. Jedes Dokument ist versioniert, zu jeder Fassung steht, was sich geändert hat.

Wenn ein Auftraggeber Sie fragt, wie Sie KI einsetzen, finden Sie hier die Antwort in belegbarer Form.