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Häufige Fragen

Daten und Sicherheit​

Wo werden meine Daten verarbeitet?​

In Rechenzentren in der Europäischen Union. Die Modelle rechnen in einer abgeschirmten Umgebung, in der weder der Betreiber der Rechenzentren noch SOFI die Inhalte einsehen kann. Außerhalb davon, etwa in der Ablage, kann SOFI als Betreiber im Standard technisch zugreifen, nur zweckgebunden und protokolliert. Auf Anfrage lässt sich auch das ausschließen. Die Einzelheiten samt Auftragsverarbeitungsvertrag und Unterauftragnehmern finden Sie im Trust Center in der Anwendung.

Werden meine Eingaben zum Training verwendet?​

Nein. Inhalte aus Ihrer Organisation fließen nicht in das Training von Modellen.

Darf ich damit Mandantendaten verarbeiten?​

Genau dafür ist SOFI gebaut. Die Verarbeitung findet in der vertraulichen Umgebung statt, und es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag sowie eine Verschwiegenheitsvereinbarung. Ob und wie Sie das einsetzen, bleibt eine Entscheidung Ihrer Berufsträger. Die fachliche Verantwortung für ein Ergebnis liegt weiterhin bei Ihnen. Wie die vertrauliche Umgebung funktioniert und wie Sie das prüfen, steht unter Vertrauliche Verarbeitung (TEE).

Was verlässt die vertrauliche Umgebung?​

Im Standardmodus nichts. Drei Dinge nur nach ausdrücklicher Freigabe Ihrer Organisation: eine Web-Suchanfrage (vorher von Namen und Nummern bereinigt), der Text einer gesprochenen Antwort für die SOFI-Stimme und Anfragen an Modelle außerhalb der Umgebung. Alle drei stehen unter Sicherheit und Datenschutz.

Kann sich SOFI irren?​

Ja. Jedes Sprachmodell kann eine plausible, aber falsche Aussage erzeugen. Deshalb gehört die Prüfung an der Primärquelle zum Arbeiten mit SOFI. Findet SOFI nichts, sagt es das ausdrücklich. Stützt sich eine Antwort auf Haufe oder NWB, steht das sichtbar darunter. Prüfen Sie fachliche Aussagen am Original, bevor Sie sie weitergeben.

Kann SOFI etwas versenden oder ändern, ohne dass ich es merke?​

Nein. Alles, was nach außen wirkt oder etwas verändert, hält an einer Freigabekarte an: eine E-Mail, ein Termin, eine Ablage, eine Buchung. Lesende Schritte laufen durch, schreibende nie. Eine E-Mail an einen Auftraggeber legt SOFI nur als Entwurf in Ihr Postfach.

Anmeldung und Zugang​

Warum gibt es kein Passwort?​

Weil ein Passwort verloren gehen, erraten oder abgeschrieben werden kann. Der Anmeldelink geht an Ihre dienstliche Adresse und ist einmal gültig; der zentrale Zugang über Microsoft oder DATEV nutzt das Konto, das Sie ohnehin haben. Siehe Anmeldung.

Warum sehe ich eine Funktion nicht, die hier beschrieben ist?​

Dafür gibt es vier mögliche Gründe:

  • Die Funktion gehört nicht zu Ihrem Tarif.
  • Sie wurde für Ihre Organisation abgeschaltet oder noch nicht eingeschaltet.
  • Ihre Rolle oder Ihre Rechte sehen sie nicht vor.
  • Die Anbindung, die sie braucht, ist nicht verbunden.

Wer Ihre Organisation verwaltet, kann Ihnen sagen, welcher Fall vorliegt.

Warum sehe ich nicht alle Mandanten?​

Welche Mandanten Sie über SOFI sehen, folgt Ihrer DATEV-Rechteverwaltung. Dafür muss die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich bei SOFI anmelden, in DATEV an Ihrem Benutzer hinterlegt sein. Siehe DATEV-Anbindung. In Läufen geteilter Workflows sehen Sie darüber hinaus Angaben zu Mandanten, die Ihnen in DATEV nicht freigegeben sind, siehe Geteilte Workflows. Dasselbe gilt in Kanälen von Projekten, siehe Kanäle in Projekten.

Arbeiten mit SOFI​

Warum dauert eine Antwort manchmal lange?​

Weil SOFI in Ihren Daten nachsieht, statt aus dem Gedächtnis zu antworten. Die Zeile über der Antwort zeigt, welcher Schritt gerade läuft und wie lange schon. Eine Tiefenrecherche braucht Minuten; dafür kommt eine Ausarbeitung mit Fundstellen.

Wie stelle ich eine Frage, die gut funktioniert?​

Mit Zusammenhang: um welchen Auftraggeber geht es, um welchen Zeitraum, was haben Sie mit der Antwort vor. „OPOS?" ist zu wenig. Beispiele unter Anwendungsbeispiele.

Wie bekomme ich eine Antwort in Word oder Excel?​

Sagen Sie es: „als Excel", „als Word-Datei", „auf Briefpapier". Tabellen in der Antwort lassen sich kopieren und als CSV oder Excel herunterladen, die ganze Unterhaltung als PDF. Siehe Tabellen, Dateien und Export.

Was ist der Unterschied zwischen Agent, Workflow und Skill?​

Ein Agent ist ein vorbereiteter Gesprächspartner, den Sie im Chat laden. Ein Workflow läuft ohne Sie, nach Zeitplan oder bei einem Ereignis. Ein Skill ist ein Fachgebiet mit seinem Vorgehen, das SOFI bei passenden Fragen von selbst hinzuzieht. Siehe Agenten und Workflows und Skills.

Warum läuft mein Workflow nicht?​

Meist ist er noch nicht eingeschaltet oder hat keinen Zeitplan. Einschalten darf die Kanzleileitung; eine persönliche Vorlage Sie selbst. Unter Läufe steht, was zuletzt passiert ist. Siehe Workflows bauen.

Kosten​

Was kostet die Nutzung?​

Der Tarif Ihrer Organisation enthält ein monatliches Token-Guthaben. Den aktuellen Stand sehen Sie in der Anwendung. Was ein Token ist und was er kostet, steht unter Token und Kosten. Tarifstufen stehen unter Tarife und Abrechnung und auf der Website.

Wie halte ich den Verbrauch klein?​

Neues Thema, neues Gespräch; Dateien nur anhängen, wenn sie gebraucht werden; die Denktiefe Direkt für Auskünfte; die Tiefenrecherche nur für offene Fragen. Einzelheiten unter Token und Kosten.

Neuerungen und Hilfe​

Wie erfahre ich von Neuerungen?​

Über den Changelog. Es gibt ihn auch als Feed, den Sie in Ihrem Postfach oder Feed-Leser abonnieren können.

Dazu kommt alle zwei Wochen eine kurze Mail mit den wichtigsten Neuerungen an die Leitung: an die hinterlegte Ansprechperson sowie an alle Administratoren. Abbestellen geht mit einem Klick am Ende der Mail. Für die ganze Organisation schaltet ein Administrator die Produktneuigkeiten in der Organisationsverwaltung unter Benachrichtigungen aus.

Wie melde ich Wünsche oder Störungen?​

Wünsche einreichen und über die Vorschläge anderer abstimmen: Ideen und Wünsche. Ob gerade eine Störung oder Wartung bekannt ist, zeigt die Statusseite; dort lässt sich auch eine Benachrichtigung per E-Mail abonnieren. Für alles andere nutzen Sie den Support im Hilfe-Center der Anwendung, siehe Hilfe und Support.