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DATEV Auftragswesen und Zeiterfassung

Diese Seite ist für die IT der Kanzlei oder das betreuende Systemhaus geschrieben. Sie beschreibt, was zusammenkommen muss, damit SOFI Aufträge und Zeiten aus DATEV Eigenorganisation comfort lesen und Zeiten dorthin buchen kann.

Die allgemeinen Voraussetzungen des Konnektors stehen unter Konnektor: Informationen für IT-Dienstleister und DATEV-Partner. Sie gelten zusätzlich.

System- und Konfigurationsvoraussetzungen​

Aufträge, Teilaufträge und die erfassten Zeiten liegen in DATEV Eigenorganisation comfort. Dieser Bereich ist nicht Teil der DATEV-Basis. Er hat eine eigene Lizenz und ein eigenes Recht. Beide müssen vorliegen, bevor SOFI darauf zugreifen kann. Fehlt eines von beiden, antwortet DATEV auf jede Anfrage mit "Zugriff verweigert".

Vier Dinge müssen zusammenkommen:

  1. Eigenorganisation comfort ist lizenziert. Der Bereich hat eine eigene Lizenz und ist nicht Teil der DATEV-Basis. Ohne das Modul gibt es kein Auftragswesen, auf das sich zugreifen ließe.

  2. Die Schnittstelle ist freigeschaltet. In der DATEV-Rechteverwaltung braucht der Service Account drei Einträge:

    • PC-Anwendungen, Globalrechte, Zentrale Stammdaten (Mandanten, Unternehmen, Auftragsartengruppe, Auftragsart)
    • PC-Anwendungen, Programme, DATEVconnect
    • PC-Anwendungen, Programme, Eigenorganisation, Unterprogramme, EO comfort connect

    Die ersten beiden allein genügen nicht. Das Auftragswesen hängt am dritten.

  3. Kein Gruppenrecht widerspricht. In der DATEV-Rechteverwaltung gewinnt ein Verbot aus einer Gruppe gegen eine Erlaubnis am einzelnen Benutzer. Wer dem Zugang das Recht direkt erteilt, während eine Gruppe, in der er steht, dasselbe Recht entzieht, ändert nichts.

    Zu prüfen ist deshalb nicht nur, was der Service Account hat, sondern auch, in welchen Gruppen er steht und was diese ihm nehmen. Gruppen mit Namen wie "nur eigene Zeiten" sind genau dafür gemacht.

  4. Das Recht sitzt auf dem richtigen Zugang. Der Konnektor meldet sich entweder mit dem im Portal unter Integrationen hinterlegten DATEV-Benutzer an oder per Windows-Anmeldung mit dem Konto, unter dem sein Dienst läuft. In der Voreinstellung ist das LocalSystem, im Netz also das Computerkonto der Maschine (DOMAIN\NAME$). Die Rechte müssen auf genau diesem Zugang liegen, nicht auf der Person, die gerade am Server angemeldet ist. Ein Test von Hand beweist deshalb nur etwas, wenn er unter demselben Konto läuft wie der Konnektor.

Zeiten buchen: Mitarbeiterzuordnung des Service Accounts​

Lesen und Schreiben sind im Auftragswesen zwei verschiedene Dinge. Zum Lesen genügen die Rechte oben. Sobald SOFI eine Zeit buchen soll, prüft DATEV zusätzlich, wer die Buchung erfasst. Das ist nicht die Person, für die gebucht wird, sondern der Zugang des Konnektors. Ist dieser Zugang kein Mitarbeiter der Kanzlei, weist DATEV jede Buchung ab.

Vier Schritte. Keiner davon genügt allein:

  1. Mitarbeiter anlegen und verknüpfen. In der Benutzerverwaltung den Zugang öffnen, links Mitarbeiterverwaltung wählen, dort Anlegen oder Benutzer verknüpfen. Der Mitarbeiter bekommt eine Nummer und die aktive Niederlassung.
  2. Die Verknüpfung in die Gegenrichtung setzen. In der Mitarbeiterverwaltung denselben Mitarbeiter öffnen, Registerkarte Zuordnungen, Feld zugeordneter Systembenutzer. Dort muss der Zugang stehen. Diese zweite Richtung wird fast immer übersehen. Fehlt sie, antwortet DATEV auf jede Anfrage ans Auftragswesen mit einem Serverfehler, auch auf Anfragen ohne jeden Bezug zu Mitarbeitern.
  3. Die Datenumgebung neu zuordnen. Unter Einstellungen, EO Datenpfade verwalten, Datenumgebungen zuordnen den Zugang markieren, rechts die Datenumgebung wählen und auf Zuordnen klicken. Eine Zuordnung, die schon vor dem Anlegen des Mitarbeiters bestand, trägt nicht.
  4. Einmal interaktiv anmelden. Einmal mit dem Service Account anmelden und DATEV Arbeitsplatz starten. Das legt die Strukturen des neuen Benutzers an.

Die Zuordnung lässt sich in zehn Sekunden prüfen. Unter Einstellungen, EO Datenpfade verwalten, Datenumgebungen zuordnen hat die Liste eine Spalte mit der Mitarbeiternummer. Bleibt sie beim Service Account leer, während sie bei den Mitarbeitern gefüllt ist, fehlt die Zuordnung noch.

Nach jeder dieser Änderungen müssen die DATEV-Dienste Datev.Framework.RemoteServices und Datev.Connect.Server neu gestartet werden, mit Administratorrechten. Sonst arbeitet DATEV weiter mit dem alten Stand. Eine gesetzte Zuordnung sieht dann von außen aus wie eine fehlende. Bleibt der Infrastruktur-Dienst beim Beenden hängen, hilft ein Neustart des Servers, am besten außerhalb der Arbeitszeit, weil laufende DATEV-Sitzungen dabei enden.

Nicht erforderliche Angaben​

Diese Angaben werden oft vermutet und kosten Zeit. Sie dürfen beim Mitarbeiter hinter dem Zugang leer bleiben:

  • Stammkostenstelle
  • Qualifikation oder externer Verrechnungssatz
  • Arbeitszeitmodell
  • Kostensätze und Verrechnungssätze
  • Eintrittsdatum

Der Mitarbeiter hinter dem Zugang ist ein technischer Satz. Er muss vorhanden und in beide Richtungen verknüpft sein, mehr nicht.

Ermittlung des hinterlegten Benutzers​

Es kommt vor, dass niemand mehr weiß, welcher Benutzer hinterlegt ist. SOFI kann dabei nicht aushelfen: die Zugangsdaten sind für den Konnektor verschlüsselt und liegen im Betrieb nur unlesbar vor. Zwei Wege führen trotzdem heraus. Entweder zeigt das Protokoll von DATEVconnect, welcher Benutzer die Anfragen stellt. Oder die Verbindung wird in SOFI unter Integrationen neu eingetragen, mit einem bekannten Service Account, dem die Rechte gehören. Der zweite Weg klärt und behebt in einem Schritt.

Nach dem Zuweisen dauert es einige Minuten, bis DATEV das neue Recht anwendet. Bleibt die Meldung danach bestehen, hilft ein Neustart des DATEVconnect-Dienstes auf dem Server.

Fehlerbehebung​

  • "Für das DATEV-Auftragswesen fehlt die Berechtigung". Entweder fehlt die Lizenz für Eigenorganisation comfort oder das Recht EO comfort connect liegt nicht auf dem Service Account, mit dem der Konnektor sich anmeldet.
  • "The employee does not belong to the chancellery". Diese Meldung kommt wörtlich so von DATEV, auf Englisch. Sie betrifft nur das Buchen: der Service Account ist keinem Mitarbeiter zugeordnet. Gelesen wird trotzdem weiter, deshalb fällt es erst beim ersten Buchen auf.
  • Jede Anfrage ans Auftragswesen scheitert, auch das Lesen. Wenn das unmittelbar nach dem Anlegen eines Mitarbeiters beginnt, steht die Verknüpfung nur in eine Richtung oder die Datenumgebung ist noch dem Zustand ohne Mitarbeiternummer zugeordnet.