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DATEV Auftragswesen und Zeiterfassung

Diese Seite ist für die IT der Kanzlei oder das betreuende Systemhaus geschrieben. Sie beschreibt, was zusammenkommen muss, damit SOFI Aufträge und Zeiten aus DATEV Eigenorganisation comfort lesen und Zeiten dorthin buchen kann.

Die allgemeinen Voraussetzungen des Konnektors stehen unter Konnektor: Informationen für IT-Dienstleister und DATEV-Partner. Sie gelten zusätzlich.

System- und Konfigurationsvoraussetzungen​

Aufträge, Teilaufträge und die erfassten Zeiten liegen in DATEV Eigenorganisation comfort. Dieser Bereich ist nicht Teil der DATEV-Basis. Er hat eine eigene Lizenz und ein eigenes Recht. Beide müssen vorliegen, bevor SOFI darauf zugreifen kann. Fehlt eines von beiden, antwortet DATEV auf jede Anfrage mit "Zugriff verweigert".

Vier Dinge müssen zusammenkommen:

  1. Eigenorganisation comfort ist lizenziert. Der Bereich hat eine eigene Lizenz und ist nicht Teil der DATEV-Basis. Ohne das Modul gibt es kein Auftragswesen, auf das sich zugreifen ließe.

  2. Die Schnittstelle ist freigeschaltet. In der DATEV-Rechteverwaltung braucht der Service Account drei Einträge:

    • PC-Anwendungen, Globalrechte, Zentrale Stammdaten (Mandanten, Unternehmen, Auftragsartengruppe, Auftragsart)
    • PC-Anwendungen, Programme, DATEVconnect
    • PC-Anwendungen, Programme, Eigenorganisation, Unterprogramme, EO comfort connect

    Die ersten beiden allein genügen nicht. Das Auftragswesen hängt am dritten.

  3. Kein Gruppenrecht widerspricht. In der DATEV-Rechteverwaltung gewinnt ein Verbot aus einer Gruppe gegen eine Erlaubnis am einzelnen Benutzer. Wer dem Zugang das Recht direkt erteilt, während eine Gruppe, in der er steht, dasselbe Recht entzieht, ändert nichts.

    Zu prüfen ist deshalb nicht nur, was der Service Account hat, sondern auch, in welchen Gruppen er steht und was diese ihm nehmen. Gruppen mit Namen wie "nur eigene Zeiten" sind genau dafür gemacht.

  4. Das Recht sitzt auf dem richtigen Zugang. Der Konnektor meldet sich entweder mit dem im Portal unter Integrationen hinterlegten DATEV-Benutzer an oder per Windows-Anmeldung mit dem Konto, unter dem sein Dienst läuft. In der Voreinstellung ist das LocalSystem, im Netz also das Computerkonto der Maschine (DOMAIN\NAME$). Die Rechte müssen auf genau diesem Zugang liegen, nicht auf der Person, die gerade am Server angemeldet ist. Ein Test von Hand beweist deshalb nur etwas, wenn er unter demselben Konto läuft wie der Konnektor.

Zeiten buchen: Mitarbeiterzuordnung des Service Accounts​

Lesen und Schreiben sind im Auftragswesen zwei verschiedene Dinge. Zum Lesen genügen die Rechte oben. Sobald SOFI eine Zeit buchen soll, prüft DATEV zusätzlich, wer die Buchung erfasst. Das ist nicht die Person, für die gebucht wird, sondern der Zugang des Konnektors. Ist dieser Zugang kein Mitarbeiter der Kanzlei, weist DATEV jede Buchung ab. Die Meldung lautet dann so:

EODC10011  The employee does not belong to the chancellery

Der Grund dahinter ist eine Eigenheit von DATEV: ein rein technischer Benutzer ist dort nicht vorgesehen. Der Zugang, mit dem eine Anwendung schreibt, muss ein Mitarbeiter der Kanzlei sein wie jeder andere auch.

Die Zuordnung muss an dem Zugang stehen, mit dem der Konnektor sich anmeldet

Das ist der häufigste Fehlgriff. Eingerichtet wird ein frisch angelegtes Konto, angemeldet ist der Konnektor mit einem anderen, oft älteren. Welcher es ist, zeigt das Protokoll von DATEVconnect oder der Abschnitt Ermittlung des hinterlegten Benutzers. Klären Sie das vor allen weiteren Schritten.

Schritt 1: Die Mitarbeiterübersicht sichtbar machen​

Ohne sie lässt sich der technische Mitarbeiter weder anlegen noch prüfen.

Im DATEV Arbeitsplatz auf Unsere Kanzlei rechtsklicken, Einträge anzeigen/verbergen wählen und Stammdatenübersichten, Mitarbeiter anhaken. Fehlt der Eintrag weiterhin, liegt es am Profil: unter Ansicht, Profile auf Universal oder Sekretariat wechseln.

Schritt 2: Den Zugang als Mitarbeiter anlegen und in beide Richtungen verknüpfen​

Die Benutzerverwaltung öffnen Sie über die Programmsuche im DATEV Arbeitsplatz.

Programmsuche mit dem Treffer Benutzerverwaltung

Der Assistent führt durch vier Stationen. Alle vier gehören zum selben Zugang. Vorname und Nachname sind Pflicht, auch bei einem technischen Konto.

DATEV-Benutzer anlegen, Nachname und Vorname

Windows PC. Der Anmeldename ist der Benutzer, mit dem der Konnektor sich anmeldet.

Station Windows PC mit dem Anmeldenamen

Mitarbeiterverwaltung. Hier entsteht der Mitarbeiter: Nummer, Status aktiviert und eine Niederlassung. Die Nummer vergeben Sie selbst oder lassen sie vergeben.

Station Mitarbeiterverwaltung mit Nummer, Status und Niederlassung

Rechenzentrum. Auch diese Verknüpfung gehört dazu.

Station Rechenzentrum

Die Zusammenfassung zeigt vor dem Fertigstellen, was der Assistent anlegt und verknüpft.

Zusammenfassung des Assistenten

Und dann die Gegenrichtung. In der Mitarbeiterverwaltung denselben Mitarbeiter öffnen, Registerkarte Zuordnungen, Feld zugeordneter Systembenutzer. Dort muss der Zugang stehen. Diese zweite Richtung wird fast immer übersehen. Fehlt sie, antwortet DATEV auf jede Anfrage ans Auftragswesen mit einem Serverfehler, auch auf Anfragen ohne jeden Bezug zu Mitarbeitern.

Registerkarte Zuordnungen mit dem Feld zugeordneter Systembenutzer

Schritt 3: Die Datenumgebung neu zuordnen​

Unter Einstellungen, EO Datenpfade verwalten, Datenumgebungen zuordnen den Zugang markieren, rechts die Datenumgebung wählen und auf Zuordnen klicken.

Zwei Dinge entscheiden hier:

  • Es muss dieselbe Umgebung sein, in der die Mitarbeiter ihre Zeiten erfassen. Kanzleien führen oft mehrere. Steht der Zugang in einer anderen, sieht er die Aufträge der Kanzlei nicht als seine eigenen.
  • Die Reihenfolge zählt. Eine Zuordnung, die schon vor dem Anlegen des Mitarbeiters bestand, trägt nicht. Sie muss danach neu gesetzt werden.

Schritt 4: Einmal interaktiv anmelden​

Einmal mit dem Service Account an Windows anmelden und den DATEV Arbeitsplatz starten. Das legt die Strukturen des neuen Benutzers an. Dieser Schritt sieht nach nichts aus und wird deshalb übersprungen. Ohne ihn bleibt der Mitarbeiter eine Karteileiche.

Schritt 5: Die Dienste neu starten​

Nach jeder dieser Änderungen müssen die DATEV-Dienste Datev.Framework.RemoteServices und Datev.Connect.Server neu gestartet werden, mit Administratorrechten. Sonst arbeitet DATEV weiter mit dem alten Stand. Eine gesetzte Zuordnung sieht dann von außen aus wie eine fehlende. Bleibt der Infrastruktur-Dienst beim Beenden hängen, hilft ein Neustart des Servers, am besten außerhalb der Arbeitszeit, weil laufende DATEV-Sitzungen dabei enden.

Die Probe​

Zwei Blicke genügen, um zu sehen, ob es sitzt.

Der erste: Unter Einstellungen, EO Datenpfade verwalten, Datenumgebungen zuordnen hat die Liste eine Spalte mit der Mitarbeiternummer. Bleibt sie beim Service Account leer, während sie bei den Mitarbeitern gefüllt ist, fehlt die Zuordnung noch.

Liste Datenumgebungen zuordnen mit der Spalte Mitarbeiternummer

Der zweite: In der Benutzerverwaltung den Zugang öffnen. Unten stehen seine Benutzerkonten. Dort müssen drei Zeilen stehen, je eine für Mitarbeiterverwaltung, Windows PC und Rechenzentrum. Alle drei tragen ein grünes Zeichen. Ein gelbes Warndreieck heißt: diese Verknüpfung fehlt oder stimmt nicht.

Drei Benutzerkonten, drei grüne Zeichen

Wenn die Buchung trotzdem abgewiesen wird​

Dann hilft nur, der Reihe nach auszuschließen:

  1. Der Zugang. Meldet sich der Konnektor wirklich mit dem Konto an, das Sie eingerichtet haben? Siehe den Kasten oben.
  2. Die Niederlassung im Recht. In der Rechteverwaltung unter Globale Rechte, PC-Anwendungen, Zentrale Stammdaten, Unternehmen, Niederlassung steht, welche Niederlassungsnummern freigegeben sind. Liegt die Niederlassung des Mitarbeiters außerhalb, nützt die Zuordnung nichts.
  3. Die Angaben am Mitarbeiter. Zum Lesen genügt der technische Satz. Für das Buchen hat eine Kanzlei, bei der alle Schritte oben standen, trotzdem ergänzen müssen: unter Organisation, Zusätzliche EO-comfort-Angaben die Qualifikation, das Arbeitszeitmodell mit Beginn und Anfangssaldo, die Zuordnung zu Sachgebiet und Kostenstelle sowie den Kostensatz 1.
  4. Die Rechte am Auftrag. In der Rechteverwaltung unter PC-Anwendungen, Programme, Organisation, Unterprogramme müssen Auftrag anlegen und Auftrag verwalten freigegeben sein.
  5. Die Massendatenerfassung. DATEV legt die übergebenen Sätze bei einem gescheiterten Import dort ab. Sehen Sie in Eigenorganisation comfort nach, ob unverarbeitete Sätze liegen, bevor jemand die Zeiten von Hand nacherfasst. Sonst stehen sie doppelt.
  6. Der Benutzercache und der EO-Datenpfad. Stimmt alles oben und DATEV meldet weiterhin The employee does not belong to the chancellery, arbeitet DATEV mit einem veralteten Stand des Benutzers. In einer Kanzlei hat erst das geholfen: den Benutzercache löschen und den EO-Datenpfad im cdbtool für den Zugang neu setzen. Beides greift tief in die DATEV-Installation ein. Erledigen Sie es deshalb zusammen mit dem DATEV-Service und nennen Sie dort die Fehlermeldung.

Nicht erforderliche Angaben​

Diese Angaben werden oft vermutet und kosten Zeit. Für das Lesen dürfen sie beim Mitarbeiter hinter dem Zugang leer bleiben:

  • Stammkostenstelle
  • Qualifikation oder externer Verrechnungssatz
  • Arbeitszeitmodell
  • Kostensätze und Verrechnungssätze
  • Eintrittsdatum

Für das Buchen kann genau das zu wenig sein, siehe Punkt 3 oben. Wenn Aufträge und Zeiten erscheinen, Buchungen aber abgewiesen werden, sind diese Felder der nächste Blick.

Dieselben Voraussetzungen gelten für die Zeit, die SOFI zu einer Aktennotiz bucht: Fehlt eines davon, legt SOFI die Notiz ab und nennt den Grund, warum keine Zeit gebucht wird.

Ermittlung des hinterlegten Benutzers​

Es kommt vor, dass niemand mehr weiß, welcher Benutzer hinterlegt ist. SOFI kann dabei nicht aushelfen: die Zugangsdaten sind für den Konnektor verschlüsselt und liegen im Betrieb nur unlesbar vor. Zwei Wege führen trotzdem heraus. Entweder zeigt das Protokoll von DATEVconnect, welcher Benutzer die Anfragen stellt. Oder die Verbindung wird in SOFI unter Integrationen neu eingetragen, mit einem bekannten Service Account, dem die Rechte gehören. Der zweite Weg klärt und behebt in einem Schritt.

Nach dem Zuweisen dauert es einige Minuten, bis DATEV das neue Recht anwendet. Bleibt die Meldung danach bestehen, hilft ein Neustart des DATEVconnect-Dienstes auf dem Server.

Fehlerbehebung​

  • "Für das DATEV-Auftragswesen fehlt die Berechtigung". Entweder fehlt die Lizenz für Eigenorganisation comfort oder das Recht EO comfort connect liegt nicht auf dem Service Account, mit dem der Konnektor sich anmeldet.
  • "The employee does not belong to the chancellery". Diese Meldung kommt wörtlich so von DATEV, auf Englisch. Sie betrifft nur das Buchen: der Service Account ist keinem Mitarbeiter zugeordnet. Gelesen wird trotzdem weiter, deshalb fällt es erst beim ersten Buchen auf. SOFI erkennt diese Meldung und nennt im Chat die Ursache und die vier Schritte oben. Die Person, für die gebucht werden sollte, ist dabei nicht das Problem, ihr Mitarbeiterstamm auch nicht.
  • Jede Anfrage ans Auftragswesen scheitert, auch das Lesen. Wenn das unmittelbar nach dem Anlegen eines Mitarbeiters beginnt, steht die Verknüpfung nur in eine Richtung oder die Datenumgebung ist noch dem Zustand ohne Mitarbeiternummer zugeordnet.