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Agenten bauen und teilen

Ein eigener Agent lohnt sich, sobald Sie SOFI dieselbe Rolle zum dritten Mal erklären: der Reisekostenprüfer, der Entwerfer von Mandantenschreiben, die Rechtsrecherche mit den Quellen Ihrer Wahl. Der Agent trägt Anweisung, Wissen und Werkzeuge; Sie stellen nur noch die Frage.

Anlegen​

Unter Agenten, „Agent anlegen" beschreiben Sie in eigenen Worten, was der Agent tun soll: Aufgabe, Vorgehen, welche Quellen er nutzen soll. Sie können Unterlagen mitschicken, etwa eine Checkliste oder eine Richtlinie. SOFI liest die Beschreibung, stellt bei Bedarf ein paar Rückfragen und legt Ihnen einen fertigen Entwurf vor, den Sie im Formular prüfen und speichern. „Speichern & testen" öffnet danach gleich ein Gespräch mit dem neuen Agenten.

Ob Sie Agenten anlegen dürfen, legt die Verwaltung je Person fest (Recht „Agenten erstellen").

Was ein Agent mitbringt​

Name und Anweisung. Die Anweisung ist das Herz des Agenten: Rolle, Vorgehen, Ton, was belegt werden muss, was er nie tun soll. Beschreibung und Symbol erzeugt SOFI beim Speichern aus der Anweisung.

Wissen. Zwei Schalter: Ihr persönliches Wissen und das gemeinsame Wissen der Organisation. Was der Agent davon durchsuchen darf, siehe Eigenes Wissen.

Web-Suche. Aus, bis Sie sie ausdrücklich einschalten.

Verbindungen und Werkzeuge. Alle Werkzeuge, die Ihnen zur Verfügung stehen, sind von vornherein an. Sie schalten einzelne Verbindungen ab, etwa DATEV, die Registerauskunft, Haufe oder Microsoft 365. Darunter schalten Sie einzelne Werkzeuge ab. Eine abgeschaltete Verbindung bleibt abgeschaltet, auch wenn später neue Werkzeuge dazukommen. Der Agent kann nie mehr als Sie selbst; die Liste zeigt nur, was Ihnen offensteht.

Sichtbarkeit. „Nur ich" oder für die ganze Organisation. Ein für alle sichtbarer Agent läuft bei jeder Person mit deren Rechten, nicht mit Ihren.

Vorschlag im Chat. Ob SOFI diesen Agenten vorschlagen darf, wenn eine Frage zu ihm passt. Aus, wenn eine Rolle nur bewusst gestartet werden soll.

Gesprächsstarter. Zwei, drei Beispielfragen, die im leeren Chat mit diesem Agenten angeboten werden.

Kein Modell: ein Agent arbeitet immer mit dem besten Modell, das für die Person freigegeben ist, die ihn benutzt.

Die Agentenliste​

Drei Reiter: Meine (eigene und für die Organisation freigegebene), Vorlagen (von SOFI) und Archiviert. Das Menü an jeder Zeile:

  • Bearbeiten. Öffnet den Builder. Eine SOFI-Vorlage lässt sich nicht bearbeiten, nur duplizieren.
  • Duplizieren. Eine Kopie, die Ihnen gehört, mit Anweisung, Wissen und Werkzeugauswahl des Originals. Die Kopie bekommt spätere Änderungen des Originals nicht.
  • Mit Kollegen teilen. Ein Angebot an eine Person Ihrer Organisation. Sie nimmt an und bekommt eine eigene Kopie, mit ihren Rechten neu gefiltert. Offene Angebote stehen unter „Mit mir geteilt".
  • Archivieren und Wiederherstellen. Ein archivierter Agent verschwindet aus der Liste und aus den Vorschlägen, bleibt aber erhalten.

Weitergeben​

Wer eine verwaltende Rolle hat, kann einen Agenten oder einen Skill an eine Partnerkanzlei weitergeben: als Link auf eine eingefrorene Kopie. Die andere Organisation sieht eine Vorschau, nimmt an und bekommt eine eigene Kopie in ihrem Bestand. Sie liest dabei nie Ihre Daten. Spätere Änderungen bei Ihnen kommen dort nicht an. Der Link ist nicht erratbar und lässt sich zurücknehmen.

Wann ein Workflow besser ist​

Ein Agent wartet, bis Sie ihn ansprechen. Soll dieselbe Arbeit ohne Sie laufen, nach Zeitplan oder bei einem Ereignis, bauen Sie einen Workflow und setzen den Agenten dort als Baustein ein.