Einrichtungsassistent

Eine neue Organisation richtet der Assistent Schritt für Schritt ein. Er dauert etwa 15 Minuten; Sie können jederzeit aufhören und später an derselben Stelle weitermachen. Legen Sie am besten bereit: Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ihre DATEV-Beraternummer, Ihr Logo und Ihren Briefbogen als PDF.

Den Assistenten durchläuft die Person, die die Organisation angelegt hat, als Administrator. Solange die Einrichtung läuft, zeigt die Organisationsverwaltung einen Streifen mit dem Stand; die Checkliste „Erste Schritte" im Hilfe-Center führt, was noch fehlt. Solange ein Schritt offen ist, steht sie auch im leeren Chat. Ist die Einrichtung abgeschlossen, verschwindet sie aus dem Chat; im Hilfe-Center bleibt die Bestätigung samt den Schritten, die Sie im Assistenten übersprungen haben. Ein zweiter Administrator, der den Assistenten zur selben Zeit öffnet, sieht ihn nur lesend und kann die Bearbeitung übernehmen.

Die Schritte

Ihre Organisation. Name und Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (oder die Angabe, dass es keine gibt), Beraternummer und die Mandantennummer, unter der sich die Kanzlei selbst führt. Die Ansprechperson für alles Vertragliche und die Rechnungs-E-Mail, falls sie abweicht.

Verträge. Die Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 203 StGB und der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Sie lesen den Vertragstext mit Ihren Angaben, bestätigen, dass die Angaben stimmen und dass Sie vertretungsbefugt sind. Beim Auftragsverarbeitungsvertrag legen Sie die Datenkategorien und die Kreise der betroffenen Personen fest. Beide Verträge stehen danach versioniert im Trust Center.

KI und Modelle. Welche Modelle SOFI benutzen darf, dazu wo die Anfragen Ihrer Organisation verarbeitet werden dürfen: die drei Vertraulichkeitsmodi, dieselben Karten wie später unter Vertraulichkeit, siehe KI-Einstellungen. Dazu die Antwortlänge als Vorgabe und wie vorsichtig SOFI formulieren soll (Vorsichtig, Ausgewogen, Direkt).

Auftritt. Anzeigename, Logo, die Adressen von Impressum, Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen, ab welcher Nummer neue Mandanten angelegt werden. Später stehen diese Angaben verteilt in der Verwaltung, siehe Organisation und Verwaltung und Erscheinungsbild und Briefpapier.

Ihr Briefbogen. Vier Angaben: Ihr Briefbogen als PDF, auf Wunsch ein eigener Bogen für die Folgeseiten, Ihre Hausschrift und ob SOFI Faltmarken druckt. Nach Schriftfarbe, Akzentfarbe, Farbeinsatz, DIN-Form oder der Adresse Ihrer Webseite fragt der Schritt nicht mehr; die Form liest SOFI aus dem Bogen. Der Schritt lässt sich überspringen und später unter Personalisierung nachholen, siehe Erscheinungsbild und Briefpapier.

Team. Wer noch mit SOFI arbeitet: Einladungen per E-Mail-Adresse mit Rolle. Ob SOFI den zweiten Faktor auch auf vertrauten Geräten abfragt. Später führen Sie die Personen unter Benutzerverwaltung.

DATEV-Konnektor. Wer ihn einrichtet: Ihre IT oder Ihr Systemhaus über einen persönlichen Einladungslink, den Sie hier erzeugen und per Outlook versenden. Oder SOFI gemeinsam mit Ihrer IT. Siehe DATEV-Anbindung.

Tarif und Zahlung. Welcher Tarif passt; die Sitzzahl ist aus dem Team vorbelegt und bleibt änderbar. Dann die Zahlungsmethode, siehe Abrechnung, Token und Speicher.

Zusammenfassung. Alle Angaben auf einer Seite zum Prüfen. Danach ist SOFI eingerichtet; vor der Aktivierung prüft SOFI, ob Pflichtangaben noch offen sind.

Was sich später ändern lässt

Fast alles, in der Organisationsverwaltung: Rechtliche Angaben, Benutzerverwaltung, Modelle, Vertraulichkeit, Erscheinungsbild, Briefbogen, Sicherheit. Die Verträge bleiben, wie sie geschlossen wurden; eine neue Fassung erscheint im Trust Center mit dem, was sich geändert hat. Ein Tarifwechsel läuft über den Support, siehe Tarife und Abrechnung.