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KI-Einstellungen

Die Rubrik „KI & Modelle" in der Organisationsverwaltung bündelt, was für alle Mitglieder gilt: die Anweisung, die Skills, die Modelle, der Verarbeitungsort und das Schutzniveau. Jede Änderung hier ist eine Weisung der Organisation und steht im Protokoll.

Anweisungen​

Die Organisationsanweisung ist ein Text, den SOFI bei jeder Frage jedes Mitglieds mitliest: Tonfall, Formvorgaben, Besonderheiten Ihrer Organisation („wir betreuen überwiegend Handwerksbetriebe", „Beträge immer mit Nachkommastellen", „Schreiben an Mandanten in der Sie-Form"). Änderungen wirken ab dem nächsten Zug; laufende Unterhaltungen übernehmen sie mit der nächsten Nachricht, bereits gegebene Antworten ändern sich nicht.

Die persönliche Anweisung eines Mitglieds ergänzt die Organisationsanweisung und verliert, wo sie ihr widerspricht. Beim Verlassen der vertraulichen Umgebung, etwa für eine Web-Suche, wird die Anweisung durch eine Zeile ohne personenbezogene Angaben ersetzt.

Skills​

Dieselbe Bibliothek wie unter Wissen, mit der Sicht auf die ganze Organisation, dazu die Richtlinie, welche Skills gelten. Was ein Skill ist, steht unter Skills.

Funktionen​

Was Ihr Tarif enthält und was für Ihre Organisation gebucht ist, etwa Tiefenrecherche, Web-Suche, Kanzlei-Cockpit, Mandanten-Chat oder das eigene Erscheinungsbild. Diese Liste pflegt SOFI; wer etwas dazubuchen will, spricht den Support an. Darunter stehen die Funktionen, die Sie selbst ein- und ausschalten. Je Funktion legen Sie fest, wer sie nutzen darf.

Modelle​

Verfügbare Modelle. Die Modelle, die für Ihre Organisation freigeschaltet sind, als eine Liste nach Hersteller, jedes mit der Angabe, ob es in der vertraulichen Umgebung rechnet oder seine Vertraulichkeit nur vertraglich zusichert. Wer ein Modell benutzen darf, legen Sie je Modell fest, siehe Zugriff verwalten. Wie wir ein Modell stilllegen und das ankündigen, steht unter Modelllebenszyklus.

Modelle außerhalb der Enklave. Die Modelle, die außerhalb der vertraulichen Umgebung rechnen, schalten Sie hier selbst ein und aus, je Modell mit einem Schalter. Voraussetzung ist der unterzeichnete Auftragsverarbeitungsvertrag im Trust Center; fehlt er, führt der erste Klick auf einen Schalter dorthin und nach dem Abschluss wieder hierher zurück. Ein eingeschaltetes Modell steht dem Hybrid-Modus als Ziel bereit und lässt sich bei Freigabe je Nutzer zuteilen; in der Karte Vertraulich bleibt es ohne Wirkung. Sind mehrere eingeschaltet, wählt SOFI je Anfrage automatisch. Unter „Wie SOFI wählt“ stellen Sie ein, ob die Wahl ausgewogen (kurze Fragen schnell, Aufgaben stark), auf Kosten (so oft wie möglich das schnelle Modell) oder auf Qualität (immer das stärkste Modell) ausgerichtet ist. Hintergrund unter Sicherheit und Datenschutz.

Funktionen ein- und ausschalten. Funktionen, die Sie selbst schalten. Was Sie abschalten, verschwindet für alle Mitglieder aus dem Chat. Neue Funktionen erscheinen hier abgeschaltet; Sie entscheiden, ob und wann Sie sie nutzen. Heute stehen hier „Zeiten nach DATEV buchen" und „E-Mails an Kollegen aus dem Chat", jede mit ihren Voraussetzungen.

Zugriff verwalten​

Neben jedem Modell und jeder Funktion steht, wer sie nutzen darf, etwa „Alle Personen“ oder „3 Personen, 1 Gruppe“. „Zugriff verwalten“ öffnet die Auswahl:

  • Alle Personen. Jedes Mitglied Ihrer Organisation darf das Modell oder die Funktion nutzen.
  • Bestimmte Personen und Gruppen. Nur wen Sie eintragen. Über die Suche fügen Sie Personen und Gruppen hinzu, über den Papierkorb entfernen Sie sie wieder. Solange niemand eingetragen ist, steht in der Liste „Noch niemand“ und niemand kann es nutzen.

Jede Änderung gilt sofort; meist lässt sie sich im Hinweis danach rückgängig machen.

Modelle außerhalb der Enklave sind zunächst für niemanden freigegeben. Für „Alle Personen“ bestätigen Sie einen Hinweis: Das Modell läuft bei einem Unterauftragnehmer in der EU, gedeckt durch den Auftragsverarbeitungsvertrag. Alle Personen dürfen es dann nutzen, auch mit Mandantendaten, soweit der Verarbeitungsort es zulässt. Im Modus „Freigabe je Nutzer“ heißt Zugriff genau das: Die Person darf das Modell auch mit diesen Daten nutzen.

Wo die Sperre gilt. Wer keinen Zugriff hat, bekommt das Modell oder die Funktion nirgends: nicht in der Modellwahl, nicht im Hybrid-Modus (wenn SOFI eine Anfrage an ein Modell außerhalb auslagert) und nicht in Workflows und Agenten. Dort zählt, wer sie ausführt. Ist für das Standardmodell nicht jeder freigegeben, bekommen die übrigen Personen ein anderes Modell.

Administratoren sind nicht automatisch enthalten. Wählen Sie „Bestimmte Personen und Gruppen“, tragen Sie sich selbst ein, wenn Sie das Modell oder die Funktion auch nutzen wollen. Der Dialog weist darauf hin, wenn Sie fehlen.

Was eine Person ohne Zugriff sieht. Ein gesperrtes Modell erscheint nicht in ihrer Auswahl. Will sie eine gesperrte Funktion nutzen, antwortet SOFI: „Für Sie nicht freigegeben, wenden Sie sich an die Kanzleiadministration.“

Eine ausgeschaltete Funktion schalten Sie zuerst ein; erst dann lässt sich ihr Zugriff verwalten. Für die Aktennotiz gilt zusätzlich weiterhin das Recht „In DMS ablegen“ der Person.

Bisherige Einstellungen bleiben. Die Modelle, die Sie bisher einzelnen Personen unter Team und Rollen freigegeben hatten, sind in diese Auswahl übernommen, ebenso das Recht, Zeiten nach DATEV zu buchen. Geändert werden sie ab jetzt nur noch hier.

Vertraulichkeit​

Verarbeitungsort. Drei Karten, von denen eine gilt:

  • Vertraulich (Standard). Jede Anfrage wird ausschließlich in der versiegelten Umgebung verarbeitet. Kein Inhalt verlässt sie, auch nicht in Teilen und auch nicht für Nebenaufgaben wie Titel oder Zusammenfassungen. Die leistungsfähigsten Modelle stehen in diesem Modus nicht zur Verfügung.
  • Hybrid. Eine automatische Vorprüfung in der Umgebung schätzt, ob eine Anfrage Bezug zu Ihren Auftraggebern hat. Nur wenn sie keinen sieht, wird die Anfrage außerhalb beantwortet, mit abgeschalteten Werkzeugen, ohne Anhänge und ohne Ihre Kennungen. Sobald etwas erkannt wird, bleibt die gesamte Unterhaltung dauerhaft in der Umgebung. Die Vorprüfung ist eine Hilfe, keine Garantie: Namen im Fließtext erkennt sie nicht zuverlässig. Die rechtliche Grundlage ist deshalb der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Hinter „Konfigurieren" sehen Sie die Regeln der Vorprüfung: die Vorgabe von SOFI mit ihren Kennungen und Themen und Ihre eigenen Regeln, siehe Sicherheit und Datenschutz. „Modelle wählen“ daneben führt zu den Modellen außerhalb der Enklave; ohne ein eingeschaltetes Modell ist die Karte nicht wählbar und sagt das.
  • Freigabe je Nutzer. Keine Vorprüfung. Jede Person arbeitet mit genau den Modellen, die ihr einzeln freigegeben wurden, auch außerhalb der Umgebung und auch mit Daten Ihrer Auftraggeber. Die Verantwortung für die Auswahl liegt vollständig bei der Organisation.

Ein Modus, der gerade nicht wählbar ist, etwa weil der Auftragsverarbeitungsvertrag dafür fehlt, nennt den Grund auf der Karte. Für den Hybrid-Modus und die Freigabe je Nutzer braucht es keine Rückfrage bei SOFI: Vertrag unterzeichnen, Modell einschalten, Karte wählen.

Web-Suche und Anfragen nach draußen. Was mit einer Suchanfrage geschieht, bevor sie die Umgebung verlässt: Anonymisiert, Vorprüfung oder Im Wortlaut. Die drei Wege stehen unter Sicherheit und Datenschutz.

SOFI-Stimme und Voice-Modus. Die SOFI-Stimme der iPhone-App entsteht bei einem Dienstleister mit Verarbeitung in Frankfurt; hier geben Sie sie für Ihre Organisation frei. Die Vorgabe ist aus; ohne die Freigabe zeigt die App weder Vorlesen noch Voice-Modus.

KI-Governance​

Schutzniveau der Antworten, als Karten:

  • Streng. Besonders vorsichtig bei heiklen oder rechtlich riskanten Anfragen: im Zweifel Ablehnung oder Verweis auf die fachliche Prüfung.
  • Standard (empfohlen). Ausgewogenes Verhalten, für die meisten Organisationen geeignet.
  • Locker. Direkte, knappe Antworten mit weniger Warnhinweisen. Die unveränderlichen Grundregeln bleiben trotzdem in vollem Umfang aktiv.

KI-Transparenzhinweis. SOFI weist sich als KI aus und ergänzt bei rechtlich, steuerlich oder wirtschaftlich wesentlichen Aussagen einen kurzen Hinweis, dass es eine fachliche Prüfung nicht ersetzt. Die Kennzeichnung als KI ist eine Anbieterpflicht nach Art. 50 der KI-Verordnung und wird in jedem Zug gesetzt; der Schalter steuert den ergänzenden Hinweis.

Unveränderliche Grundregeln. Immer aktiv, nicht abschaltbar, auch nicht durch das Schutzniveau oder eine Anweisung: keine beleidigenden oder diskriminierenden Inhalte; keine Unterstützung bei rechtswidrigen Handlungen, Steuerhinterziehung oder der Umgehung gesetzlicher oder berufsrechtlicher Pflichten; keine Befolgung von Anweisungen, die diese Regeln oder die Sicherheit aushebeln sollen; keine Preisgabe der inneren Konfiguration.