Workflows bauen

Ein Workflow ist eine Kette von Bausteinen, die ohne Sie läuft: ein Auslöser, dann Schritte, die lesen und verarbeiten, am Ende eine Aktion, die das Ergebnis verschickt oder verteilt. Sie finden Workflows unter Workflows in der Seitenleiste; ein Umschalter führt zwischen Ihren eigenen und den SOFI-Vorlagen.

Einen Workflow anlegen

Aus einer Beschreibung. Sagen Sie in eigenen Worten, was regelmäßig passieren soll: „Schick mir jeden Montag die Fristen der Woche" oder „Wenn ein neuer Mandant angelegt ist, lege eine Aufgabe für die Begrüßung an". Sie können Unterlagen mitschicken, etwa eine Checkliste. Lässt die Beschreibung etwas offen, das den Workflow verändert, stellt SOFI ein paar kurze Rückfragen; Sie wählen aus Vorschlägen oder antworten in eigenen Worten. Danach steht der Entwurf auf der Leinwand, geprüft, mit Namen und Beschreibung, noch nicht bereitgestellt. Konnte SOFI etwas nicht bauen, weil ein Werkzeug fehlt oder ein Wunsch sich mit den Bausteinen nicht abbilden lässt, steht das als Hinweis oben am Entwurf.

Aus dem Chat. „Bau mir einen Workflow, der …" im normalen Chat führt zum selben Entwurf; der Link in der Antwort öffnet ihn.

Aus einer Datei. Eine vorhandene Workflow-Datei wird geprüft und angelegt. Passt ein Baustein nicht in die Palette von SOFI, sagt SOFI welcher.

Aus einer Cockpit-Kachel. Im Menü einer Kachel steht „Als Workflow": SOFI legt einen Entwurf an, der die Kachel im Takt rechnet und Ihnen das Ergebnis schickt.

Der Editor

Der Editor nimmt das ganze Fenster ein und hat eine eigene Adresse, die sich verlinken lässt. In der Mitte steht die Leinwand mit den Schritten, darunter die Läufe-Leiste. Die Kopfzeile hat nur eine Zeile. Links stehen der Name und der Zustand (an, aus oder noch nicht bereitgestellt), rechts Rückgängig, Wiederholen, der Bauer, die Versionen, das Budget und „Weitere Aktionen". Ganz rechts stehen der Schalter „Eingeschaltet" und „Bereitstellen".

• Schritte hinzufügen. Das runde Plus oben rechts in der Leinwand öffnet rechts im Editor das Seitenmenü mit allen Bausteinen und einer Suche. Mit Enter nehmen Sie den ersten Treffer. Der neue Schritt wird sofort verbunden. Ist ein Schritt gewählt, hängt er an dessen erstem freien Ausgang. Sonst hängt er am einzigen offenen Ende des Ablaufs. Gibt es mehrere, steht er zunächst ohne Verbindung. Die Zeile unter dem Titel des Menüs sagt, wohin der Schritt kommt.
• Plus an jedem Ausgang. Fahren Sie mit der Maus an den rechten Anschluss eines Schritts, erscheint dort ein Plus. Ist der Ausgang frei, hängt der neue Schritt dort an, bei einer Bedingung am gewählten Zweig und bei einer Schleife im Rumpf. Hängt schon ein Schritt daran, kommt der neue dazwischen. Hängen mehrere daran, entsteht eine weitere Verbindung. Auf Touchgeräten erscheint das Plus am gewählten Schritt. Das Plus auf einer Verbindung setzt weiterhin einen Schritt dazwischen.
• Verbinden. Vom rechten Anschluss eines Schritts zum linken Anschluss des nächsten ziehen. „Trennen" erscheint, sobald der Mauszeiger über einer Verbindung steht.
• Einstellungen. Ein Klick auf einen Schritt öffnet seine Einstellungen rechts über der Leinwand, ohne sie abzudunkeln. Ein Klick auf die leere Leinwand oder Escape schließt sie. Dort stehen auch seine Ausgänge mit ihren Verbindungen und „Schritt entfernen".
• Ohne Maus. Mit Tab erreichen Sie das Plus an einem Ausgang, Enter öffnet das Menü, die Suche hat den Fokus, Enter wählt. Enter auf einem Schritt öffnet seine Einstellungen, F2 benennt ihn um. Beim Umbenennen ziehen die Verweise anderer Schritte auf ihn mit.
• Werte früherer Schritte. Tippen Sie in einem Feld {{, schlägt SOFI die Ausgaben der Schritte davor vor; „Ausgabe wählen" zeigt sie als Liste. Ist unten ein Lauf gewählt, stehen dort seine Werte.
• Anordnen. Die Schritte ordnen sich von links nach rechts selbst, wenn Sie einen Schritt hinzufügen oder entfernen und wenn Sie Verbindungen ändern. Ein Rückgängig nimmt die Änderung samt Anordnung zurück. Schritte lassen sich weiter von Hand ziehen, das ändert die übrige Anordnung nicht. „Aufräumen" unter „Weitere Aktionen" ordnet alles neu. Was an einem Schritt noch fehlt, steht als Hinweis am Schritt und gesammelt über der Leinwand.
• Ein- und ausschalten. Der Schalter „Eingeschaltet" in der Kopfzeile erscheint, sobald der Workflow bereitgestellt ist und Sie ihn verwalten dürfen. Er schaltet den Workflow an oder aus, ohne dass Sie den Editor verlassen.
• Weitere Aktionen. Das Menü mit den drei Punkten enthält Variablen, Rechte, Aufräumen, Exportieren und Importieren.
• Rückgängig und Wiederholen. Strg+Z und Strg+Umschalt+Z (am Mac mit Cmd) oder die Knöpfe in der Kopfzeile. Das gilt auch für Änderungen des Bauers und für einen Import.
• Export und Import. „Exportieren" lädt den Workflow als .json-Datei herunter. „Importieren" liest eine solche Datei und ersetzt nach einer Rückfrage die Leinwand; Rückgängig holt den vorigen Stand zurück. Dateien aus anderen Werkzeugen nimmt der Import nicht an. Beschreiben Sie einen solchen Workflow dem Bauer, er baut ihn nach.
• Hinweise. Meldungen zum Speichern, Bereitstellen und Testen erscheinen als Hinweis unten rechts und verschwinden von selbst. Nur wenn derselbe Entwurf anderswo geändert wurde, bleibt eine Zeile mit den Knöpfen zur Auswahl stehen.

Auf schmalen Bildschirmen. Hat der Editor weniger als 1024 Pixel Breite, etwa auf einem Tablet im Hochformat, zeigt er die Schritte als Liste in der Reihenfolge des Laufs, mit ihren Ausgängen in Worten. Ein Tipp öffnet die Einstellungen eines Schritts über die ganze Breite. Mit „Leinwand" schalten Sie auf die gewohnte Ansicht um; dort lässt sich nur lesen.

Speichern und Bereitstellen

Der Entwurf speichert sich selbst, kurz nachdem Sie etwas geändert haben; einen Knopf dafür gibt es nicht. Die Kopfzeile zeigt „Gespeichert um …". Wurde derselbe Entwurf inzwischen an anderer Stelle gespeichert, etwa in einem zweiten Fenster, erscheint ein Hinweis mit „Neu laden" und „Meine Fassung behalten"; bis Sie wählen, wird nichts überschrieben. Lässt sich ein Stand nicht speichern, nennt ein Hinweis unten rechts den Grund. Wollen Sie zurück zur Übersicht und ließen sich Ihre letzten Änderungen nicht speichern, fragt SOFI vorher nach.

Laufen tut erst eine Version. Ein Entwurf läuft nie von selbst. „Bereitstellen" in der Kopfzeile macht aus dem Entwurf eine neue Version. Der Dialog zeigt, welche Schritte sich seit der aktiven Version geändert haben und von wem. Sie wählen die Art der Änderung (Korrektur, Erweiterung oder Größere Änderung) und schreiben auf Wunsch eine Beschreibung dazu. Die erste Version heißt 1.0.0, die Art der Änderung bestimmt die nächste Nummer. Haben andere Personen Schritte geändert, bestätigen Sie vor dem Bereitstellen, dass Sie diese Änderungen angesehen haben.

Bereitstellen und einschalten. Solange ein Workflow aus ist, bietet der Dialog „Gleich einschalten" an. Beim ersten Bereitstellen ist es vorgewählt, der Knopf heißt dann „Bereitstellen und einschalten". Ist ein Workflow schon an, läuft ab dem nächsten Start die neue Version.

Mit wessen Rechten. Eine Version läuft mit den Rechten der Person, die sie bereitgestellt hat. Die Zeile unter der Kopfzeile nennt sie samt Versionsnummer.

Versionen. „Versionen" listet jede Version mit Person, Zeitpunkt und Beschreibung. „Wieder aktivieren" macht eine frühere Version wieder zur laufenden. Sie wird dabei als neue Version angelegt, bereitgestellt von Ihnen und mit Ihren Rechten.

Die Bausteine

Auslöser. Jeder Workflow beginnt mit einem: nach Zeitplan, von Hand oder bei einem Ereignis aus der Mandantenaufnahme: „Onboarding abgesendet" und „Mandant angelegt".

Aktion. Ruft ein SOFI-Werkzeug auf (etwa die Fristenübersicht, die offenen Posten eines Mandanten, die Dokumentenablage oder die Registerauskunft) oder führt eine der SOFI-Aktionen aus den Tabellen unten aus. Die Angaben stehen als Formular in den Einstellungen. Fehlt eine nötige Verbindung oder ist sie abgelaufen, führt „Neu verbinden" zu den Integrationen.

Die Bausteine tragen die Namen, die aus n8n vertraut sind (etwa „If / Switch“ oder „Human in the loop“). Ein neuer Schritt bekommt trotzdem einen deutschen Namen. Auch die Suche nach dem früheren Namen findet den Baustein weiter.

AI Agent (KI-Agent). Lässt einen Agenten eine Aufgabe erledigen, mit dem Ergebnis der vorigen Schritte als Eingabe: zusammenfassen, sortieren, formulieren. Der Auftrag steht als Anweisung im Schritt; die Antwortlänge lässt sich je Schritt setzen.

If / Switch (Bedingung). Teilt den Workflow in Zweige nach Regeln über die Werte früherer Schritte; ein Sonst-Zweig nimmt auf Wunsch alles Übrige.

Loop Over Items (Schleife). Führt die Schritte in ihrem Rahmen für jeden Eintrag einer Liste aus, auf Wunsch mit gesammelten Ergebnissen.

Edit Fields (Set), früher „Daten umformen“. Bringt Daten früherer Schritte in eine andere Form, ohne KI.

HTTP Request (HTTP-Anfrage). Ruft eine freigegebene Adresse außerhalb der Organisation ab, nur lesend, etwa einen Nachrichten-Feed.

Execute Workflow (Teil-Workflow). Stößt einen anderen Workflow an, etwa einen gemeinsamen Versandschritt.

Ausgabe. Beendet den Workflow an dieser Stelle, auf Wunsch als Fehler mit einer Meldung.

Bestätigung. An einer Aktion, einem KI-Agenten, einer HTTP-Anfrage oder einem Teil-Workflow lässt sich „Erfordert Bestätigung" einschalten. Der Lauf hält dort an, bis die Person zustimmt, mit deren Rechten er läuft. Dazu gehören ein Betreff und eine Frist in Stunden (ohne Angabe 72). Der Betreff sagt, worum es geht.

Die SOFI-Aktionen:

Aktion	Was passiert
Mail an mich	Das Ergebnis geht per E-Mail an Sie selbst.
Mail an eine Adresse	An eine Adresse Ihrer Organisation; die Auswahl zeigt nur zulässige Ziele.
Als PDF per Mail	Das Ergebnis als PDF im Anhang, ohne Angabe eines Empfängers an Sie selbst.
Nur im Verlauf festhalten	Nichts geht hinaus; das Ergebnis steht unter Läufe.
Postfach kategorisieren	Neue E-Mails im eigenen Posteingang bekommen Kategorien.

Dazu die Aktionen, die es nur mit der DATEV-Anbindung gibt:

Aktion	Was passiert
Fristen-Erinnerung	Jede Person bekommt ihre eigenen offenen Fristen.
Arbeitszeit-Erinnerung	Jede Person bekommt ihren Rückstand, für Vormonat, Vortag oder Vorwoche.
Arbeitszeit-Übersicht an mich	Die Übersicht der Rückstände an die Kanzleileitung.
Unterlagen zur Unterschrift	Die Standardunterlagen gehen an einen neu angelegten Mandanten.
Fristen in meinen Kalender	Die eigenen Fristen als Termine im eigenen Kalender.

Zeitplan

Stündlich, täglich, werktags (Montag bis Freitag) oder wöchentlich (montags oder freitags), jeweils zur vollen Stunde Ihrer Wahl in deutscher Zeit. Einen Monatstakt gibt es noch nicht; eine Vorlage, die „zum Monatsende" verspricht, übernehmen Sie deshalb ohne Takt und wählen ihn selbst. Den Zeitplan setzen Sie in den Einstellungen eines Auslösers „Zeitplan" und sichern ihn mit „Zeitplan speichern". Er gilt ab dem Speichern, auch für die bereitgestellte Version. Wirksam ist er erst, wenn der Workflow eingeschaltet ist.

Ausprobieren

Bevor ein Workflow unbeaufsichtigt läuft, gibt es drei Arten, ihn zu prüfen. Probelauf und Testlauf starten Sie in der Läufe-Leiste unter der Leinwand, „Schritt testen" in den Einstellungen eines Schritts. Alle drei nehmen den Entwurf, nicht die bereitgestellte Version.

• Der Probelauf liest wirklich. Er holt Daten aus den angebundenen Quellen, ruft erlaubte Adressen lesend ab und fragt das KI-Modell. Er sendet und schreibt aber nichts. Jeder Schritt, der eine E-Mail verschickt oder Daten verändert hätte, steht danach unter Läufe mit dem Vermerk, dass er nicht ausgeführt wurde, samt Empfänger. An einem Schritt mit „Erfordert Bestätigung“ hält der Probelauf nicht an und fragt niemanden; in der Ausgabe des Schritts steht, dass der echte Lauf dort auf eine Bestätigung warten würde. Bei den Verteilungen (Fristen, Arbeitszeit, Bescheide) nennt der Probelauf die Zahlen: wie viele Personen eine Mail bekommen hätten, wie viele Fristen keinem Konto zuzuordnen sind und über wie viele Mandanten gelesen wurde.
• Der Testlauf ist ein echter Lauf: er liest wirklich Daten und führt wirklich Aktionen aus, verschickt also auch wirklich E-Mails. SOFI fragt vor dem Start noch einmal nach. Schritte, die eine Bestätigung verlangen, halten wie immer an.
• Schritt testen führt nur einen einzelnen Schritt aus. Der Knopf steht oben in den Einstellungen des Schritts. Was die Schritte davor geliefert haben, übernimmt der Test aus Ihren eigenen letzten Läufen dieses Workflows; was sich so nicht übernehmen lässt, läuft als Probe mit. Vor dem Start wählen Sie: „Als Probe testen" liest wirklich, sendet und schreibt aber nichts. „Echt testen" wirkt wie in einem Lauf und geht nur, wenn alles davor aus einem früheren Lauf übernommen werden kann. Eingabe und Ausgabe des Schritts stehen danach im Reiter „Ergebnis". Ist der Schritt fehlgeschlagen, trägt „Im Bauer beheben" den Namen des Schritts und die Fehlermeldung ins Eingabefeld des Bauers ein.

Läufe

Die Läufe-Leiste unter der Leinwand zeigt die letzten Läufe mit Zeitpunkt und Ergebnis. Ein Klick auf einen Lauf zeigt seine Schritte, auch während er noch läuft: jeden mit seinem Status und bei einem Fehler mit der Meldung, am Ende das Ergebnis des Laufs. Die Schritte auf der Leinwand tragen dabei denselben Status, ein Klick auf einen Schritt der Liste öffnet seine Einstellungen. Die Leiste lässt sich einklappen. Ein Lauf, der noch nicht fertig ist, lässt sich mit „Lauf abbrechen" beenden: ein Schritt, der gerade läuft, endet noch, danach beginnt nichts Neues.

Scheitert ein Schritt, hält der Lauf dort an und gilt als fehlgeschlagen. Kein Schritt danach läuft noch.

Ein Lauf, der nichts gefunden hat, ist bei Erinnerungen der Normalfall; die Schritte zeigen, was geprüft wurde. Die Nachweise vergangener Läufe bleiben erhalten, auch wenn Sie den Workflow löschen.

Den letzten Lauf sehen Sie schon in der Liste: eine Spalte nennt Zeitpunkt und Ergebnis. Ist er fehlgeschlagen, steht das als rotes Abzeichen neben dem Namen, auch auf dem Telefon.

Der Bauer im Editor

„Bauer" in der Kopfzeile öffnet ein Gespräch zu diesem Workflow. Beschreiben Sie, was der Workflow tun oder was sich ändern soll. Der Bauer schlägt Schritte vor. Sie sehen sie sofort auf der Leinwand. Jeder Vorschlag ist ein Schritt, den Rückgängig wieder zurücknimmt. Wurde der Workflow geändert, während der Bauer gearbeitet hat, übernimmt SOFI den Vorschlag nicht von selbst; Sie entscheiden mit „Trotzdem übernehmen" oder „Verwerfen".

Unter „Vorlieben" geben Sie dem Bauer eigene Hinweise mit (etwa welche Bausteine Sie bevorzugen) und wählen das Modell. Die Vorlieben bleiben in diesem Browser.

Das Gespräch gehört zum Workflow. Seine Nachrichten bewahrt SOFI 90 Tage auf; bei sehr langen Gesprächen fallen die ältesten vorher weg. Sehen können es alle, die den Workflow bearbeiten dürfen.

Sichtbarkeit und Einschalten

Ein eigener Workflow ist persönlich oder für die ganze Organisation sichtbar. Sehen heißt nicht bearbeiten: nur die Besitzerin oder der Besitzer ändert ihn, stellt ihn bereit und testet ihn. Wer eine eigene Fassung will, lässt sie sich weitergeben. Stellen Sie einen Workflow von persönlich auf die ganze Organisation um, weist SOFI auf Namen und Beschreibung hin, wenn dort ein Auftraggeber erkennbar ist.

In der Liste schalten Sie einen Workflow über das Menü seiner Zeile ein und aus. Beim Ausschalten bleibt die Version, wie sie ist. Schaltet ihn eine andere Person ein als die, die seine Version bereitgestellt hat, stellt sie ihn damit neu bereit: er läuft dann mit ihren Rechten.

Einen Workflow mit Zeitplan schaltet die Kanzleileitung ein. Ist er eingeschaltet, stellt auch neue Versionen die Kanzleileitung bereit. Ausschalten kann ihn jederzeit die Person, der er gehört. Eine Ausnahme: Vorlagen, die nur im eigenen Postfach oder Kalender arbeiten, schalten Sie selbst ein.

System-Workflows. Übernimmt die Kanzleileitung eine SOFI-Vorlage, entsteht ein System-Workflow: er lässt sich einschalten und ausschalten, Rhythmus und Uhrzeit lassen sich am Auslöser setzen, sonst nichts. Bereitstellen müssen Sie ihn nicht, das geschieht beim Einschalten. Bausteine, Name und Beschreibung bleiben, wie SOFI sie ausliefert und weiter pflegt. Prüfen lässt er sich trotzdem: die Läufe-Leiste bietet bei einem System-Workflow den Probelauf an, der wirklich liest und nichts sendet. Einen Testlauf gibt es hier nicht.

Empfänger und Grenzen

Eine E-Mail aus einem Workflow geht nur an Adressen Ihrer Organisation und an Sie selbst; die Auswahl im Baustein zeigt nur zulässige Ziele. An Auftraggeber oder Dritte legt ein Workflow höchstens einen Entwurf in Ihrem Postfach ab. Ein Workflow liest denselben Bestand wie der Chat: offene Posten, Buchungen, Stammdaten, Fristen; was in einem unbeaufsichtigten Lauf nicht geht, nennt das Ergebnis am Ende in einem Satz.