Benutzerverwaltung
Unter Organisation, Benutzerverwaltung verwalten Administratoren die Mitglieder: wer dabei ist, welche Rolle und welche Rechte jemand hat und wie sich die Personen anmelden.
Einladen
„Nutzer einladen“: Vorname, Nachname, dienstliche E-Mail-Adresse und Rolle. Die Person bekommt einen Link und meldet sich damit selbst an, ein Passwort vergibt niemand. Gilt für sie „Anmeldung nur per SSO“, meldet der Link nicht an, sondern verweist auf „Mit Microsoft anmelden“, siehe Sicherheitseinstellungen. Bis zur ersten Anmeldung steht sie als „Eingeladen“ in der Liste. Über der Tabelle stehen das Suchfeld, der Schalter „Deaktivierte anzeigen“ und der Knopf zum Einladen.
Rollen
| Rolle | Berechtigungen |
|---|---|
| Administrator | die Verwaltung der Organisation, einschließlich Abrechnung und Vertragliches |
| Mitglied | mit SOFI arbeiten |
| Betrachter | lesen, ohne zu verändern |
Betrachter fragen im Chat und sehen Ergebnisse. SOFI nutzt für sie dabei nur lesende Werkzeuge. Dokumente hochladen oder ablegen, Vorschläge im Chat ausführen, Workflows starten oder bereitstellen und Freigaben erteilen können sie nicht. Ihre eigenen Unterhaltungen, Erinnerungen und ihr Konto verwalten sie weiter selbst. Eine geänderte Rolle gilt sofort. Die Person wird dabei abgemeldet und meldet sich neu an.
Die Rolle ändern Sie im Dialog der Person. Eine Rolle erweitert die Rechte in angebundenen Systemen nicht.
Rechte je Person
Ein Klick auf die Zeile einer Person öffnet alles zu ihr in einem Dialog. Er führt die Rolle, die Modelle, den Assistenz-Modus, die Start-Denktiefe, die Obergrenze, die Schreibrechte, die DATEV-Rechte und „Deaktivieren“:
- KI-Modelle. Wer welches Modell benutzen darf, legen Sie je Modell unter Zugriff verwalten fest; der Dialog verweist dorthin.
- Assistenz-Modus und Start-Denktiefe. Womit neue Gespräche dieser Person beginnen: Standard oder Experte und wie gründlich SOFI arbeitet. Bleibt beides auf „Nutzer entscheidet", gilt, was die Person für sich unter Einstellungen eingestellt hat.
- Obergrenze je Nutzer. Eine freiwillige Grenze für den monatlichen Verbrauch dieser Person, in Token. Sie ist kein eigenes Guthaben: Das Token-Guthaben gilt für die ganze Organisation. Ist die Obergrenze erreicht, nimmt SOFI von dieser Person bis zum Monatswechsel keine Fragen mehr an. Ohne Obergrenze kann die Person das Guthaben der Organisation nutzen.
- Schreibrechte. Wissensdatenbank befüllen (gemeinsames Wissen anlegen), Erinnerungen anlegen, Agenten erstellen, aus Outlook in DATEV ablegen.
- DATEV. Wer Zeiten auf Aufträge buchen darf, legen Sie bei der Funktion „Zeiten nach DATEV buchen“ unter Zugriff verwalten fest. Welche Mandanten die Person sieht, legt nicht SOFI fest, sondern ihre DATEV-Rechteverwaltung; dafür muss ihre SOFI-Adresse am DATEV-Benutzer hinterlegt sein, siehe DATEV-Anbindung. In Läufen geteilter Workflows sieht sie darüber hinaus Angaben zu Mandanten, für die sie in DATEV kein Recht hat, siehe Geteilte Workflows. Dasselbe gilt für Ergebnisse in Kanälen von Projekten.
Deaktivieren
„Deaktivieren“ steht unten im Dialog der Person. Beim Deaktivieren bleiben ihre Inhalte erhalten; Gespräche, Agenten und Workflows verschwinden nicht mit dem Zugang. Prüfen Sie Workflows, die sie besaß: sie liefen unter ihren Rechten. Eine Kollegin übernimmt sie über eine eigene Kopie.
Zentrale Anmeldung
Wie sich Ihre Mitglieder anmelden, richten Sie in der Verwaltung unter Integrationen ein. Bis zum Umbau der Verwaltung stand das auf dieser Seite.
Microsoft Entra. Unter „Single Sign-On (Microsoft Entra)" tragen Sie die E-Mail-Domänen Ihrer Organisation und die Entra-Mandanten-ID ein und schalten Single Sign-on ein. Personen mit einer Adresse dieser Domänen nutzen danach den Knopf „Mit Microsoft anmelden"; die Anmeldeseite leitet nicht von selbst zu Microsoft weiter. Zwei Schalter dazu:
- Automatisch anlegen (JIT). Wer sich zum ersten Mal mit Microsoft anmeldet, bekommt von selbst ein Konto als Mitglied; eine Einladung ist dann nicht nötig.
- SCIM-Provisionierung. Anlegen, Ändern und Abschalten kommen aus Ihrem Verzeichnis. Wer dort geht, verliert auch hier den Zugang, ohne dass jemand daran denken muss. Die Kopfzeile zeigt die synchronisierten Nutzer und die letzte Synchronisierung.
Ob die Anmeldung nur über Single Sign-on erlaubt ist, stellt die Verwaltung unter Sicherheit ein, siehe Sicherheitseinstellungen.
DATEV. Ist „Login mit DATEV" für Ihre Organisation eingerichtet, verknüpft jede Person ihr DATEV-Konto einmal selbst unter Einstellungen, Konto; dort lässt sich die Verknüpfung auch wieder lösen.