Elektronische Unterschrift
Ihre Standardunterlagen für einen neuen Mandanten, also Steuerberatungsvertrag, Vollmacht und SEPA-Mandat, gehen per persönlichem Link an den Mandanten: aus dem Chat heraus oder automatisch nach der Mandantenaufnahme. Er liest das Dokument online, zeichnet seinen Schriftzug und bestätigt mit einem Code, der an seine E-Mail-Adresse geht. Sobald alle unterschrieben haben, erhalten alle Beteiligten die Ausfertigung. Ist die DATEV-Ablage eingerichtet, legt SOFI sie im DMS des Mandanten ab.
Einrichtung
Ihre Dokumentvorlagen verwalten Sie unter Vorlagen im Reiter Dokumente. Die Liste sieht jeder in der Kanzlei; hochladen und einrichten kann, wer eine verwaltende Rolle hat. Die Gegenzeichnung der Kanzlei und die laufenden Vorgänge stehen in der Organisationsverwaltung unter Integrationen.
- Vorlage hochladen. Ihr Dokument als Word-Datei oder PDF. Danach öffnet sich der Editor der Vorlage.
- Einstellungen. Das Zahnrad an der Vorlage: Name, aktiv, für welche Mandanten sie gilt, ob nur mit oder nur ohne Ehepartner, wer in welcher Reihenfolge unterschreibt (Mandant, Ehepartner, gesetzlicher Vertreter, Kanzlei), ein Hinweis vor dem Versand und der automatische Versand nach der Mandantenaufnahme. Jede Änderung ist sofort gespeichert.
- Felder im Editor platzieren. Links liegt das Dokument mit allen Seiten, rechts die Liste der Felder: die Unterschriften je Rolle, die Variablen des Katalogs (Mandant, Kanzlei, Vorgang) und Ihre freien Variablen. Ziehen Sie einen Eintrag an die Stelle im Dokument; der Kasten lässt sich verschieben und an der Ecke in der Größe ändern, auch mit der Tastatur (Pfeile, mit Umschalt die Größe). Auf dem Tablet oder Telefon tippen Sie den Eintrag an und dann auf die Stelle. Ein Klick auf den Kasten öffnet die Optionen: Beschriftung, woher der Wert kommt (aus den Daten, vom Berater beim Versand im Chat oder vom Unterzeichner selbst), die Art (Text, mehrzeilig, Zahl, Datum, Ja oder Nein) und ob das Feld Pflicht ist. Bei einer Unterschrift: die Rolle und ob sie Pflicht ist. Ein Pflicht-Unterschriftsfeld braucht seine Rolle in der Unterzeichnerkette; ein optionales bleibt leer, wenn niemand dieser Rolle unterschreibt, etwa ohne Ehepartner. Ohne Unterschriftsfeld unterschreibt der Mandant auf einem Unterschriftenblatt, das SOFI an das Dokument anhängt.
- PDF-Formulare. Die Felder eines PDF-Formulars erscheinen im Editor als gestrichelte Kästen. Ziehen Sie eine Variable auf ein solches Feld, steht ihr Wert dort. Ein Klick auf das Feld löst die Zuordnung wieder.
- Word-Vorlagen. In einer Word-Vorlage stehen die Variablen als Platzhalter wie
{{vorname}}oder{{kanzlei_name}}im Text; welche es gibt, steht unten unter Platzhalter in Word-Vorlagen. Der Editor zeigt sie in der Liste als „im Text“ mit ihren Optionen und bietet zu jeder Katalogvariable den Platzhalter zum Kopieren an. Unterschriftsfelder lassen sich auch auf einer Word-Vorlage platzieren; die Vorschau ist dann mit Beispielwerten gefüllt, längere Angaben können den Text verschieben, deshalb steht die Unterschriftszeile am sichersten auf einer eigenen letzten Seite. - Entwurf speichern oder Speichern. Sobald Sie etwas geändert haben, erscheinen die beiden Knöpfe. „Entwurf speichern“ parkt den Stand: der Versand nutzt weiter die zuletzt gespeicherte Fassung; beim nächsten Öffnen liegt der Entwurf wieder vor. „Speichern“ macht den Stand für den Versand wirksam; SOFI prüft dabei, dass jedes Feld auf der Seite liegt, jede Unterzeichner-Variable eine Stelle im Dokument hat und jede Pflicht-Unterschrift ihre Rolle in der Kette.
- Gegenzeichnung hinterlegen. Unter Gegenzeichnung der Kanzlei tragen Sie Name, Funktion und Ort ein und zeichnen den Schriftzug einmal. SOFI setzt ihn beim Versand in das Feld der Rolle Kanzlei, mit Ort und Datum. Der Mandant unterschreibt dann ein bereits gegengezeichnetes Dokument. Sieht eine Vorlage ein Kanzleifeld vor und es ist kein Schriftzug hinterlegt, geht sie nicht hinaus; SOFI sagt es Ihnen im Chat.
Ablauf
- Sie lösen den Versand im Chat aus, am besten direkt nach der Mandantenaufnahme: "Schick Frau Musterfrau die Unterlagen zur Unterschrift." SOFI füllt die Vorlagen mit den Angaben aus der Selbstauskunft. Für einen bestehenden Mandanten nennen Sie die Vorlage und den Empfänger: "Schick der Musterfirma die Vollmacht an die Geschäftsführerin." Die Stammdaten kommen dann aus DATEV. Verlangt eine Vorlage Angaben von Ihnen, etwa das Honorar, fragt SOFI danach, bevor eine Vorschau entsteht; Sie können sie auch gleich mitgeben: "Honorar 250 Euro monatlich."
- Sie prüfen die Vorschau. SOFI zeigt die fertigen Dokumente und die Empfänger und nennt, welcher Wert woher stammt: aus der Selbstauskunft, aus DATEV, aus den Kanzleidaten oder aus dem Chat. Felder, die der Unterzeichner selbst ausfüllt, sind in der Vorschau leer und werden genannt. Sie öffnen jedes Dokument, bestätigen die Empfänger einzeln und geben den Versand frei. Nichts geht hinaus, was Sie nicht gesehen haben.
- Der Mandant ergänzt seine Angaben. Sieht die Vorlage Felder für den Unterzeichner vor, trägt er sie direkt in die gelben Felder im Dokument ein, etwa die IBAN; die Leiste daneben zeigt, welche Felder noch offen sind; beim Antippen springt sie zur Stelle. Am Telefon steht dafür ein kurzes Formular; das Dokument zeigt die Werte an ihrer Stelle. Nach dem Übernehmen steht das ergänzte Dokument auf der Seite; die Angaben lassen sich danach nicht mehr ändern. Haben mehrere Personen zu unterschreiben, füllt aus, wer den Link zuerst öffnet; die anderen sehen das ergänzte Dokument.
- Der Mandant unterschreibt. Jede Person bekommt ihren eigenen Link, auch am Telefon nutzbar. Sie liest das Dokument bis zum Ende, zeichnet oder tippt ihren Schriftzug und bestätigt mit dem Code aus der E-Mail. Der Link gilt 14 Tage, ein Code zehn Minuten.
- Die Ausfertigung. Haben alle unterschrieben, setzt SOFI die Schriftzüge in die Felder und hängt ein Nachweisblatt an: wer wann unterschrieben hat, von welcher Adresse, mit welchen Bestätigungstexten. Es nennt auch die Angaben, die der Unterzeichner selbst eingetragen hat, samt Prüfsumme des Dokuments beim Versand und nach der Ergänzung. Jeder Unterzeichner und Sie bekommen die Ausfertigung per E-Mail. Hat der Mandant eine DATEV-Mandantennummer und ist die Ablage eingerichtet, legt SOFI die Ausfertigung in seinem DMS ab.
Den Stand sehen Sie im Chat ("Wie steht es um die Unterschriften?") und in der Organisationsverwaltung unter Vorgänge. Dort lässt sich ein Link erneut senden oder ein Vorgang widerrufen.
Automatischer Versand nach der Mandantenaufnahme
Sie können den Versand auch SOFI überlassen. Unter Unterschriften-Vorlagen setzen Sie je Vorlage den Schalter "Nach der Mandantenaufnahme automatisch senden". Sobald SOFI einen neuen Mandanten aus der Selbstauskunft angelegt hat, füllt SOFI die markierten Vorlagen mit seinen Angaben und schickt jedem Unterzeichner seinen Link: dem Mandanten, je nach Vorlage und Mandantentyp auch dem Ehe- oder Lebenspartner oder den gesetzlichen Vertretern. Die Gegenzeichnung der Kanzlei steht bereits im Dokument. Sie müssen dafür im Chat nichts anstoßen. Eine Vorschau gibt es dabei nicht: was hinausgeht, legen Sie mit der Vorlage fest.
Die Benachrichtigung zum Abschluss der Aufnahme nennt, welche Unterlagen hinausgegangen sind. Konnte SOFI nicht versenden, steht dort der Grund; den Versand lösen Sie dann wie gewohnt im Chat aus. Nach der letzten Unterschrift läuft alles wie oben beschrieben: die Ausfertigung mit Nachweisblatt geht an alle Beteiligten und in das DMS des Mandanten.
Voraussetzungen: Die Vorlage ist aktiv und für den Mandantentyp freigegeben. Sieht sie ein Kanzleifeld vor, muss die Gegenzeichnung hinterlegt sein. Verlangt sie eine Pflichtangabe des Beraters, geht sie nicht automatisch hinaus, denn dabei gibt es keinen Chat, in dem SOFI nachfragen könnte; die Einstellungen der Vorlage weisen darauf hin.
Prüfungen vor dem Versand
SOFI sagt es Ihnen im Chat, bevor etwas hinausgeht. Beim automatischen Versand steht der Hinweis in der Benachrichtigung zum Abschluss der Aufnahme:
- Keine Vorlage. Es ist noch nichts hochgeladen oder keine Vorlage passt zum Mandanten. Laden Sie die Unterlagen hoch und legen Sie fest, für wen sie gelten.
- Keine Gegenzeichnung. Eine Vorlage sieht ein Kanzleifeld vor, aber es ist kein Schriftzug hinterlegt. Hinterlegen Sie ihn einmal unter Gegenzeichnung der Kanzlei.
- Keine Unterschriftsfelder. Der Versand geht trotzdem, der Mandant unterschreibt auf dem angehängten Unterschriftenblatt. Schöner ist ein Feld an der richtigen Stelle.
- Kanzlei als Unterzeichner ohne Kanzleifeld. Die Vorlage nennt die Kanzlei, hat aber kein Feld dafür. Der Versand geht, die Gegenzeichnung fehlt dann im Dokument. Platzieren Sie das Feld der Rolle Kanzlei.
- Fehlende Angaben. Ein Pflichtplatzhalter hat keinen Wert, etwa das Honorar oder der Vorname eines Bestandsmandanten, den DATEV nicht getrennt führt. SOFI nennt die Namen; Sie ergänzen die Angaben im Chat oder kennzeichnen den Platzhalter in der Vorlage als optional.
Platzhalter in Word-Vorlagen
Ein Platzhalter steht in doppelten geschweiften Klammern, etwa {{vorname}}. SOFI ersetzt
ihn beim Versand durch den passenden Wert und übernimmt dabei die Formatierung des
Platzhalters. Die Regeln:
- Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche:
{{mandant_name}},{{kanzlei_ort}},{{datum}}. - Ein Fragezeichen vor der schließenden Klammer macht den Platzhalter optional:
{{titel?}}bleibt leer, wenn kein Titel vorliegt. Ohne Fragezeichen muss ein Wert vorliegen, sonst geht das Dokument nicht hinaus. - Namen, die nicht im Katalog stehen, sind freie Variablen:
{{honorar_monatlich}}. Wer den Wert liefert, legen Sie im Editor der Vorlage fest: der Berater im Chat oder der Unterzeichner auf der Unterschriftsseite. Ein Feld für den Unterzeichner erscheint im Dokument als Leerzeile; ihre Breite legen Sie dort ebenfalls fest. - Word-Formularfelder (Formularfelder mit Namen, wie viele Kanzleien sie heute nutzen) erkennt SOFI ebenfalls. Sie werden wie ein Platzhalter mit dem Feldnamen behandelt und sind für den Unterzeichner vorgesehen; ein Kontrollkästchen wird zu Ja oder Nein.
- Für Vorlagen, die für neue und für bestehende Mandanten gelten sollen, eignen sich
{{mandant_name}},{{anschrift}}und{{plz_ort}}: aus DATEV kommen weder getrennte Namensfelder noch eine getrennte Hausnummer. - Auch Katalognamen lassen sich je Vorlage auf den Unterzeichner umstellen: bei einem
SEPA-Mandat trägt der Mandant
{{iban}}und{{kontoinhaber}}selbst ein. - Ein PDF-Formular braucht keine Platzhalter: seine Felder ordnen Sie unter Formularfelder einem Katalognamen, dem Berater oder dem Unterzeichner zu.
Eine Word-Datei mit allen Platzhaltern, ihrer Bedeutung, Beispielwerten und einem Beispielabsatz laden Sie im Reiter Dokumente über den Knopf "Muster-Word-Datei" herunter.
Mandant
| Platzhalter | Bedeutung | Quelle |
|---|---|---|
{{anrede}} | Anrede des Mandanten, etwa Frau oder Herr. | Selbstauskunft |
{{titel}} | Akademischer Titel, sofern angegeben. | Selbstauskunft |
{{vorname}} | Vorname der Person. Bei einem Unternehmen leer. | Selbstauskunft |
{{nachname}} | Nachname der Person. Bei einem Unternehmen leer. | Selbstauskunft |
{{geburtsdatum}} | Geburtsdatum als deutsches Datum, etwa 04.08.1978. | Selbstauskunft, DATEV |
{{geburtsname}} | Aus der Selbstauskunft: Geburtsname. | Selbstauskunft |
{{staatsangehoerigkeit}} | Aus der Selbstauskunft: Staatsangehörigkeit. | Selbstauskunft |
{{familienstand}} | Aus der Selbstauskunft: Familienstand. | Selbstauskunft |
{{steuer_idnr}} | Persönliche Steuer-Identifikationsnummer (11 Ziffern). | Selbstauskunft |
{{religion}} | Aus der Selbstauskunft: Religionszugehörigkeit. | Selbstauskunft |
{{beruf}} | Aus der Selbstauskunft: Beruf. | Selbstauskunft |
{{firmenname}} | Name des Unternehmens laut Selbstauskunft oder DATEV. | Selbstauskunft, DATEV |
{{rechtsform}} | Rechtsform, etwa GmbH oder Einzelunternehmen. | Selbstauskunft, DATEV |
{{inhaber_vorname}} | Vorname des Inhabers bei einem Einzelunternehmen. | Selbstauskunft |
{{inhaber_nachname}} | Nachname des Inhabers bei einem Einzelunternehmen. | Selbstauskunft |
{{inhaber_geburtsdatum}} | Aus der Selbstauskunft: Inhaber Geburtsdatum. | Selbstauskunft |
{{inhaber_steuer_idnr}} | Aus der Selbstauskunft: Inhaber Steuer-IdNr. | Selbstauskunft |
{{gruendungsdatum}} | Gründungsdatum als deutsches Datum. | Selbstauskunft, DATEV |
{{register_gericht}} | Aus der Selbstauskunft: Registergericht. | Selbstauskunft |
{{register_nummer}} | Aus der Selbstauskunft: Registernummer. | Selbstauskunft |
{{ust_idnr}} | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. | Selbstauskunft, DATEV |
{{taetigkeit}} | Tätigkeit oder Geschäftsgegenstand. | Selbstauskunft, DATEV |
{{strasse}} | Straße. Aus DATEV kommt sie mit Hausnummer. | Selbstauskunft, DATEV |
{{hausnummer}} | Hausnummer. Aus DATEV nicht getrennt verfügbar. | Selbstauskunft |
{{plz}} | Postleitzahl. | Selbstauskunft, DATEV |
{{ort}} | Ort. | Selbstauskunft, DATEV |
{{land}} | Land. | Selbstauskunft, DATEV |
{{email}} | E-Mail-Adresse des Mandanten. | Selbstauskunft, DATEV |
{{telefon}} | Telefonnummer. | Selbstauskunft, DATEV |
{{mobil}} | Mobilnummer. | Selbstauskunft |
{{finanzamt_name}} | Zuständiges Finanzamt. | Selbstauskunft, DATEV |
{{finanzamt_nummer}} | Aus der Selbstauskunft: Finanzamts-Nummer. | Selbstauskunft |
{{steuernummer}} | Steuernummer beim Betriebs- oder Wohnsitzfinanzamt. | Selbstauskunft, DATEV |
{{iban}} | IBAN, in Vierergruppen gesetzt. | Selbstauskunft |
{{bic}} | BIC der Bank. | Selbstauskunft |
{{kontoinhaber}} | Name des Kontoinhabers. | Selbstauskunft |
{{sepa_zustimmung}} | Ja oder Nein: Zustimmung zur SEPA-Lastschrift. | Selbstauskunft |
{{ehepartner_vorname}} | Vorname des Ehe- oder Lebenspartners. | Selbstauskunft |
{{ehepartner_nachname}} | Nachname des Ehe- oder Lebenspartners. | Selbstauskunft |
{{ehepartner_geburtsdatum}} | Geburtsdatum des Ehe- oder Lebenspartners. | Selbstauskunft |
{{ehepartner_steuer_idnr}} | Aus der Selbstauskunft: Steuer-IdNr. | Selbstauskunft |
{{ehepartner_email}} | E-Mail-Adresse des Ehe- oder Lebenspartners. | Selbstauskunft |
{{ehepartner_mobil}} | Aus der Selbstauskunft: Mobil. | Selbstauskunft |
{{datenschutz_zustimmung}} | Ja oder Nein: Zustimmung zur Datenschutzerklärung. | Selbstauskunft |
{{datenschutz_zustimmung_at}} | Zeitpunkt der Zustimmung zur Datenschutzerklärung. | Selbstauskunft |
{{mandant_name}} | Der Firmenname, sonst Vorname und Nachname der Person. Empfohlen für Vorlagen, die für neue und für bestehende Mandanten gelten sollen. | Selbstauskunft, DATEV |
{{anschrift}} | Straße und Hausnummer in einer Zeile. | Selbstauskunft, DATEV |
{{plz_ort}} | Postleitzahl und Ort in einer Zeile. | Selbstauskunft, DATEV |
Kanzlei
| Platzhalter | Bedeutung | Quelle |
|---|---|---|
{{kanzlei_name}} | Der Name der Kanzlei aus den Organisationsdaten. | Kanzlei |
{{kanzlei_strasse}} | Straße und Hausnummer der Kanzlei. | Kanzlei |
{{kanzlei_plz}} | Postleitzahl der Kanzlei. | Kanzlei |
{{kanzlei_ort}} | Ort der Kanzlei. | Kanzlei |
{{kanzlei_anschrift}} | Straße und Hausnummer der Kanzlei in einer Zeile. | Kanzlei |
{{kanzlei_plz_ort}} | Postleitzahl und Ort der Kanzlei in einer Zeile. | Kanzlei |
{{kanzlei_telefon}} | Telefonnummer der Kanzlei aus den Onboarding-Angaben. | Kanzlei |
{{kanzlei_email}} | E-Mail-Adresse der Kanzlei (Onboarding-Angaben, sonst Sekretariat). | Kanzlei |
{{kanzlei_ust_idnr}} | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Kanzlei. | Kanzlei |
{{kanzlei_berater_nr}} | Die DATEV-Beraternummer der Kanzlei. | Kanzlei |
{{kanzlei_unterzeichner_name}} | Name der Person, die für die Kanzlei gegenzeichnet. | Kanzlei |
{{kanzlei_unterzeichner_funktion}} | Funktion der gegenzeichnenden Person, etwa Steuerberater. | Kanzlei |
{{kanzlei_unterzeichner_ort}} | Der Ort aus der Gegenzeichnung der Kanzlei; ohne ihn der Ort der Kanzlei. | Kanzlei |
Vorgang
| Platzhalter | Bedeutung | Quelle |
|---|---|---|
{{datum}} | Der Tag des Versands als deutsches Datum, etwa 14. September 2026. | Vorgang |
{{berater_name}} | Name der Person, die den Versand auslöst. | Vorgang |
{{berater_email}} | E-Mail-Adresse der Person, die den Versand auslöst. | Vorgang |
Aufbewahrung und Löschfristen
Ein Vorgang, den niemand unterschreibt, verfällt nach 14 Tagen; das ungezeichnete Dokument wird dann gelöscht. Unterschriebene Ausfertigungen bleiben: sie sind ein zustande gekommener Vertrag und gehören zu Ihren Unterlagen. Der Unterzeichner kann seine Ausfertigung über seinen Link jederzeit erneut laden.