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Elektronische Unterschrift

Ihre Standardunterlagen für einen neuen Mandanten, also Steuerberatungsvertrag, Vollmacht und SEPA-Mandat, gehen aus dem Chat per persönlichem Link an den Mandanten. Er liest das Dokument online, zeichnet seinen Schriftzug und bestätigt mit einem Code, der an seine E-Mail-Adresse geht. Sobald alle unterschrieben haben, erhalten alle Beteiligten die Ausfertigung. Ist die DATEV-Ablage eingerichtet, legt SOFI sie im DMS des Mandanten ab.

Einrichtung​

Alles davon steht in der Organisationsverwaltung unter Unterschriften-Vorlagen. Es sieht, wer eine verwaltende Rolle hat.

  1. Vorlagen hochladen. Ihre Dokumente als Word-Datei oder PDF. In einer Word-Vorlage füllt SOFI Platzhalter wie {{vorname}} aus der Selbstauskunft des Mandanten. Ein PDF-Formular bekommt seine Felder über die Zuordnung unter Formularfelder gefüllt. Je Vorlage legen Sie fest, für welche Mandanten sie gilt und wer unterschreibt: der Mandant, der Ehepartner, der gesetzliche Vertreter, die Kanzlei.
  2. Unterschriftsfelder platzieren. Unter Unterschriftsfelder ziehen Sie auf der Seite einen Kasten dorthin, wo der Schriftzug stehen soll, je Rolle einen. Ohne Kasten unterschreibt der Mandant auf einem Unterschriftenblatt, das SOFI an das Dokument anhängt. Bei einer Word-Vorlage ist die Vorschau mit Beispielwerten gefüllt; längere Angaben können den Text verschieben, deshalb steht die Unterschriftszeile am sichersten auf einer eigenen letzten Seite.
  3. Gegenzeichnung hinterlegen. Unter Gegenzeichnung der Kanzlei tragen Sie Name, Funktion und Ort ein und zeichnen den Schriftzug einmal. SOFI setzt ihn beim Versand in das Feld der Rolle Kanzlei, mit Ort und Datum. Der Mandant unterschreibt dann ein bereits gegengezeichnetes Dokument. Sieht eine Vorlage ein Kanzleifeld vor und es ist kein Schriftzug hinterlegt, geht sie nicht hinaus; SOFI sagt es Ihnen im Chat.

Ablauf​

  1. Sie lösen den Versand im Chat aus, am besten direkt nach der Mandantenaufnahme: "Schick Frau Musterfrau die Unterlagen zur Unterschrift." SOFI füllt die Vorlagen mit den Angaben aus der Selbstauskunft.
  2. Sie prüfen die Vorschau. SOFI zeigt die fertigen Dokumente und die Empfänger. Sie öffnen jedes Dokument, bestätigen die Empfänger einzeln und geben den Versand frei. Nichts geht hinaus, was Sie nicht gesehen haben.
  3. Der Mandant unterschreibt. Jede Person bekommt ihren eigenen Link, auch am Telefon nutzbar. Sie liest das Dokument bis zum Ende, zeichnet oder tippt ihren Schriftzug und bestätigt mit dem Code aus der E-Mail. Der Link gilt 14 Tage, ein Code zehn Minuten.
  4. Die Ausfertigung. Haben alle unterschrieben, setzt SOFI die Schriftzüge in die Felder und hängt ein Nachweisblatt an: wer wann unterschrieben hat, von welcher Adresse, mit welchen Bestätigungstexten. Jeder Unterzeichner und Sie bekommen die Ausfertigung per E-Mail. Hat der Mandant eine DATEV-Mandantennummer und ist die Ablage eingerichtet, legt SOFI die Ausfertigung in seinem DMS ab.

Den Stand sehen Sie im Chat ("Wie steht es um die Unterschriften?") und in der Organisationsverwaltung unter Vorgänge. Dort lässt sich ein Link erneut senden oder ein Vorgang widerrufen.

Prüfungen vor dem Versand​

SOFI sagt es Ihnen im Chat, bevor etwas hinausgeht:

  • Keine Vorlage. Es ist noch nichts hochgeladen oder keine Vorlage passt zum Mandanten. Laden Sie die Unterlagen hoch und legen Sie fest, für wen sie gelten.
  • Keine Gegenzeichnung. Eine Vorlage sieht ein Kanzleifeld vor, aber es ist kein Schriftzug hinterlegt. Hinterlegen Sie ihn einmal unter Gegenzeichnung der Kanzlei.
  • Keine Unterschriftsfelder. Der Versand geht trotzdem, der Mandant unterschreibt auf dem angehängten Unterschriftenblatt. Schöner ist ein Feld an der richtigen Stelle.
  • Kanzlei als Unterzeichner ohne Kanzleifeld. Die Vorlage nennt die Kanzlei, hat aber kein Feld dafür. Der Versand geht, die Gegenzeichnung fehlt dann im Dokument. Platzieren Sie das Feld der Rolle Kanzlei.

Aufbewahrung und Löschfristen​

Ein Vorgang, den niemand unterschreibt, verfällt nach 14 Tagen; das ungezeichnete Dokument wird dann gelöscht. Unterschriebene Ausfertigungen bleiben: sie sind ein zustande gekommener Vertrag und gehören zu Ihren Unterlagen. Der Unterzeichner kann seine Ausfertigung über seinen Link jederzeit erneut laden.