Kachelkatalog

Alle 60 Kacheln des Kanzlei-Cockpits, nach Gruppen wie in der Bibliothek. Die Spalte „Stufe" nennt die Belastbarkeit: gemessen ist direkt aus den Daten gezählt, abgeleitet mit einer Annahme errechnet, Hinweis ein Anhaltspunkt zum Hinsehen. Kacheln mit dem Zusatz „nur Leitung" sehen ausschließlich Administratorinnen und Administratoren. Jede Kachel lässt sich auch im Chat abfragen: „Zeig mir die Kachel Honorarforderungen".

In den Ranglisten der Mandanten zählt die eigene Buchhaltung der Kanzlei nicht mit. Sie fehlt in „Größte Mandate", „Umsatz je gewählter Achse" nach Mandant und „Auffällige Umsatzentwicklung" sowie bei den offenen und auffälligen Posten der Mandanten. Die Zeilen hinter diesen Kacheln lassen sie ebenso weg. Alle übrigen Kacheln zählen sie mit, etwa die Honorar-, Auftrags- und Fristenkacheln, „Umsatz, Kosten, Deckungsbeitrag", „Mandate nach Deckungsbeitrag", „Finanzielle Risikosignale", „Geldwäschegesetz" und die Mandantenstruktur.

Eine Kachel, deren Bereich in Ihrer DATEV-Installation fehlt, etwa das Auftragswesen oder die Fristenkontrolle, erscheint in der Bibliothek ausgegraut mit dem Grund.

Noch nicht freigeschaltet sind Verwaltungsquote je Person, Erfasste und verrechnete Zeiten, Offene Pflichten nach Fälligkeit, Auftrag gegen Voranmeldung sowie BWA und Auffälligkeiten. Sie stehen ausgegraut in der Bibliothek und lassen sich auch im Chat noch nicht abfragen.

Kanzlei-Steuerung

Kachel	Stufe	Inhalt
Umsatz, Kosten, Deckungsbeitrag	abgeleitet	Umsatz nach Rechnungsdatum, die Kosten der abgerechneten Leistungen, der Deckungsbeitrag und die unfertigen Leistungen (ohne Verwaltungsaufträge wie Urlaub oder Kanzleiverwaltung), mit Vorjahresvergleich.
Umsatz und Kosten je Monat	abgeleitet	Rechnungsvolumen je Kalendermonat nach Rechnungsdatum, daneben die Kosten der in dem Monat abgerechneten Leistungen; laufendes Jahr gegen Vorjahr.
Deckungsbeitrag und Umsatz kumuliert	abgeleitet	Umsatz nach Rechnungsdatum und Deckungsbeitrag, aufsummiert über die Monate des Jahres.
Umsatz je Geschäftsfeld	abgeleitet	Umsatz, Kosten und Deckungsbeitrag je Auftragsartgruppe. Das ist die Achse, die eine Kanzlei Geschäftsfeld nennt.
Geschäftsfelder im Detail	abgeleitet	Umsatz, Kosten, Stunden und Deckungsbeitrag je Gruppe mit Vorjahr.
Mandate nach Deckungsbeitrag	abgeleitet	Wie viele Mandate unter 0, bis 20, bis 40 und über 40 Prozent Deckungsbeitragsquote liegen, mit Umsatz und Stundensatz je Klasse.
Umsatz je verantwortlicher Person (nur Leitung)	abgeleitet	Umsatzanteil der Personen, die die Rechnungen verantworten.
Umsatz je gewählter Achse (nur Leitung)	abgeleitet	Der Umsatz entlang einer wählbaren Achse: Mandant, Mitarbeiter, Partner, Geschäftsfeld, Sachgebiet, Niederlassung oder Unternehmen. Dieselbe Umsatzdefinition wie "Umsatz, Kosten, Deckungsbeitrag"; nach Mandant ohne die eigene Buchhaltung der Kanzlei.
Umsatz je Mandantengruppe	abgeleitet	Umsatzanteil nach Mandantengruppe (aus den DATEV-Stammdaten), aus dem Auftragswesen gerechnet. Top-Gruppen, der Rest als "Übrige".
Digitalisierungsgrad (Buchungsherkunft)	gemessen	Digitalisierungsquote der Primanotabuchungen (letzte 365 Tage): nicht-manuell (Import, Datentransfer, Programm-Überleitungen) gegen manuell (im Dialog erfasst + Abschluss), aus dem DATEV-Herkunftskennzeichen.
Umsatz je Partner (nur Leitung)	abgeleitet	Umsatzanteil je Partner der Kanzlei.
Größte Mandate	abgeleitet	Die umsatzstärksten Mandate mit Kosten, Deckungsbeitrag und Stunden, ohne die eigene Buchhaltung der Kanzlei.
Umsatz je Auftragsart	abgeleitet	Feinere Aufteilung unterhalb der Geschäftsfelder.
Umsatz je Niederlassung	abgeleitet	Umsatz und Deckungsbeitrag je Standort.

Auslastung und Mitarbeiter

Kachel	Stufe	Inhalt
Umsatz gegen Zielstundensatz (nur Leitung)	Hinweis	Was die erfassten Stunden bei einem gewünschten Satz erbracht hätten, gegen den tatsächlichen Umsatz. Ein Was-wäre-wenn, keine Buchhaltung.
Auslastung der Kanzlei	abgeleitet	Externe Stunden geteilt durch die Gesamtkapazität.
Auslastung je Person (nur Leitung)	abgeleitet	Externe Stunden gegen Kapazität, größte Abweichung zuerst.
Verwaltungsquote je Person (nur Leitung)	abgeleitet	Anteil der Verwaltungsarbeit an der Gesamtzeit je Person, höchster Anteil zuerst. Die Kachel nennt, was sie als Verwaltung zählt.
Erfasste und verrechnete Zeiten (nur Leitung)	abgeleitet	Erfasste Stunden, davon abrechenbar, daneben der tatsächlich fakturierte Umsatz je Person.
Interne und externe Stunden	abgeleitet	Monatliche Aufteilung der erfassten Zeit.
Soll- und Iststunden (nur Leitung)	gemessen	Arbeitszeitkonto je Person, größter Rückstand zuerst.
Umsatz je Stunde (nur Leitung)	abgeleitet	Umsatz je abrechenbarer Stunde und Auslastung je Person. Kosten je Stunde fehlen, solange zu den Zeitbuchungen kein Kostensatz vorliegt.
Erfasste Stunden je Woche	abgeleitet	Wo im Jahr die Arbeit lag, je Monat.

Fertigstellung und Aufträge

Kachel	Stufe	Inhalt
Fertigstellungsgrad	abgeleitet	Iststunden gegen Planstunden. Werte über 100 Prozent sind ein gültiger Zustand und werden nicht gekappt.
Fertigstellung je Person (nur Leitung)	abgeleitet	Plan- und Iststunden je Auftragsverantwortlichem.
Aufträge nach Status	gemessen	Anzahl je Veranlagungsjahr und Bearbeitungs- oder Abrechnungsstand.
Aufträge im Detail	abgeleitet	Die Arbeitsliste: Mandant, Auftrag, Plan und Ist, Laufzeiten, Verantwortliche.
Offene Aufträge	gemessen	Aufträge ohne Erledigungsdatum, älteste zuerst.
Aufträge ohne Buchung	gemessen	Offene Aufträge, auf die seit langem oder nie Aufwand gebucht wurde. Am längsten verstummte zuerst, ganz ohne Buchung zuletzt.

Unfertige Leistungen

Kachel	Stufe	Inhalt
Unfertige Leistungen	abgeleitet	Stunden und Kosten der Teilaufträge, die noch keine Rechnung tragen, nach Auftragsjahr. Verwaltungsaufträge (Urlaub, Krankheit, Kanzleiverwaltung, Fortbildung) zählen nicht mit: sie werden nie in Rechnung gestellt.
Unfertige Leistungen je Geschäftsfeld	abgeleitet	Wo der offene Bestand liegt. Im Chat auch je Mandant, Auftragsart, Niederlassung oder Sachgebiet, für die Leitung auch je Mitarbeiter oder Partner. Verwaltungsaufträge (Urlaub, Kanzleiverwaltung, Fortbildung) zählen nicht mit, auch nicht bei einem Filter auf ihre Auftragsart: sie werden nie in Rechnung gestellt.
Alter der unfertigen Leistungen	abgeleitet	Nicht fakturierte Zeitbuchungen nach Alter, bewertet zum Verrechnungssatz, gerechnet gegen den Datenstand Ihrer DATEV-Daten (das Datum des nächtlichen DATEV-Abgleichs oder bei DATEV live der Tag des Ladens) und nicht gegen das heutige Datum. Ohne Verwaltungsaufträge.
Zeit bis zur Rechnung	abgeleitet	Tage von der letzten Leistung bis zum Rechnungsdatum, für die Rechnungen des gewählten Zeitraums.

Laufzeiten

Kachel	Stufe	Inhalt
Liege- und Durchlaufzeiten	abgeleitet	Verteilung der Liegedauer, der Bearbeitungsdauer und der Durchlaufzeit, mit Maximum, Mittel und Liegequote.

Fristen und Aufgaben

Kachel	Stufe	Inhalt
Fristen auf einen Blick	gemessen	Offen, Vorfrist erreicht und überfällig.
Fristen der nächsten Tage	gemessen	Nach Sachbearbeiter gruppiert, fälligste zuerst.
Offene Übermittlungen	gemessen	Elektronische Übermittlungen, die noch offen sind.
Überfällige USt-Voranmeldungen	gemessen	Mandanten mit offener Umsatzsteuer-Voranmeldung, am längsten überfällig zuerst, mit Hinweis auf aktive Buchführung. Abgleich von Auftrag und Voranmeldung.
Offene Pflichten nach Fälligkeit	gemessen	Steuererklärungen und Voranmeldungen, die noch offen sind, je Leistungsart getrennt und das Fälligste zuerst. E-Bilanz, Offenlegung und Lohnsteuer-Anmeldung führt der Datenbestand nicht mit einem Termin.
Auftrag gegen Voranmeldung	gemessen	Beide Richtungen: Voranmeldung offen, obwohl Buchführung läuft. Und Voranmeldung übermittelt, Auftrag aber noch offen.

Mandanten und Risiko

Kachel	Stufe	Inhalt
Honorarforderungen	gemessen	Was die Mandanten der Kanzlei an Honorar schulden: offen, davon überfällig, wie viele Mandate und wie viele in Mahnung. Gezählt wird der laufende Buchungskreis der Kanzlei; weitere Kreise sind getrennt ausgewiesen. Jeder offene Posten zählt einmal, auch wenn er über mehrere Wirtschaftsjahre vorgetragen ist. Nicht zu verwechseln mit den offenen Posten der Mandanten, die deren eigene Forderungen zeigen.
Mahnliste	gemessen	Die eigenen Honorarforderungen je Mandant, größter offener Betrag zuerst, mit Tagen überfällig, Mahnstufe und ältestem Beleg.
Offene Posten	gemessen	Die offenen Posten der Kanzlei selbst: was die Mandanten ihr an Honorar schulden (davon überfällig) und was sie ihren Lieferanten schuldet. Gezählt wird der laufende Buchungskreis der Kanzlei; ausgezifferte Posten sind ausgeschlossen. Jeder offene Posten zählt einmal, auch wenn er über mehrere Wirtschaftsjahre vorgetragen ist. Die Verbindlichkeiten sieht nur, wer die Buchhaltung der Kanzlei sehen darf.
Alter der Forderungen	gemessen	Die überfälligen Honorarforderungen der Kanzlei nach Alter: wie viel steht seit wie vielen Tagen aus. Gezählt wird der laufende Buchungskreis der Kanzlei gegen den Datenstand (das Datum des nächtlichen DATEV-Abgleichs oder bei DATEV live der Tag des Ladens).
Offene Posten der Mandanten	gemessen	Mandate, in deren eigener Buchhaltung der höchste offene Saldo steht: was deren Kunden ihnen schulden, mit Mahnstufe. Das ist nicht das Geld der Kanzlei; für die eigenen Honorarforderungen sind "Offene Posten" und "Mahnliste" zuständig. Die eigene Buchhaltung der Kanzlei steht nicht in der Liste.
Auffällige Posten der Mandanten	Hinweis	Posten in den Beständen der Mandanten auf der falschen Seite, mit hohen Mahnstufen oder in Vollstreckung: Hinweise auf Zahlungsprobleme bei den Kunden der Mandanten, nicht das Geld der Kanzlei. Die eigene Buchhaltung der Kanzlei steht nicht in der Liste.
Auffällige Umsatzentwicklung	Hinweis	Mandate mit starkem Wachstum oder Rückgang gegenüber denselben Monaten des Vorjahres, je Mandat in seinem eigenen Wirtschaftsjahr und bis zu seinem zuletzt gebuchten Monat. Hat ein Mandat im laufenden Wirtschaftsjahr gar keinen Umsatz, steht es mit „kein Umsatz mehr" in der Liste, sobald die Kanzlei drei Monate dieses Jahres gebucht hat. Die eigene Buchhaltung der Kanzlei zählt nicht mit. Nur Mandanten mit auflösbarem Kontenrahmen; die übrigen werden ausgewiesen.
Finanzielle Risikosignale	gemessen	Mandate mit negativem Eigenkapital, niedriger Eigenkapitalquote oder dünner Liquidität. Nur für den Kontenrahmen SKR04.
Mandantenstruktur	gemessen	Mandate gesamt und aktiv, aufgeschlüsselt nach Rechtsform, Berater, Finanzamt und Jahr der letzten Bewegung.
Geldwäschegesetz	gemessen	Mandate ohne Identifikation, Risikoeinschätzung oder Transparenzregister.
Nicht festgeschriebene Stapel	gemessen	Buchungsstapel, die noch offen sind.
Geburtstage	gemessen	Die nächsten Geburtstage von Mandanten, Ehepartnern, Kindern, Gesellschaftern, gesetzlichen Vertretern und Ansprechpartnern, die nächsten zuerst.

Ein Mandant im Detail

Kachel	Stufe	Inhalt
Bilanzkennzahlen	gemessen	Eigenkapitalquote, Liquiditätsgrade und Anlagendeckung eines Mandanten.
Ergebnisrechnung	gemessen	Gesamtleistung, Rohertrag, Personalkosten und Betriebsergebnis.
BWA und Auffälligkeiten	gemessen	Die BWA in der DATEV-Form 01 mit Monatsspalten, daneben die Monate, die stark vom Jahresdurchschnitt abweichen. Für die Kontenrahmen SKR03 und SKR04.
Gewinn und Vorauszahlungen	gemessen	Jahresüberschuss neben den Steuer-Vorauszahlungen (Näherung aus dem Steuerkonto). Kein Steuervergleich. die Zahlen stehen nebeneinander, den Schluss zieht die Kanzlei.
USt-Voranmeldungs-Status	gemessen	Übermittelt gegen offen für diesen Mandanten. ist die USt-Voranmeldung aktuell, bevor man der BWA traut?
Offene Posten eines Mandanten	gemessen	Forderungen und Verbindlichkeiten mit Altersstruktur.

Datenqualität und Betrieb

Kachel	Stufe	Inhalt
Datenqualität der Stammdaten	gemessen	Welche Pflichtfelder fehlen, wie oft und an welchen Mandaten. Ohne gepflegte Stammdaten sind die Auswertungen daneben.
Umfang der Auswahl	gemessen	Worauf die aktuellen Filter eingegrenzt haben.