Kanzlei-Cockpit

Das Cockpit ist ein Kachel-Dashboard neben dem Chat. Jede Person stellt sich selbst zusammen, was sie sehen will: Umsatz und Deckungsbeitrag, Auslastung, Fristen, offene Posten, die Lage eines einzelnen Mandanten. Jede Kachel rechnet auf denselben DATEV-Daten wie der Chat, und ein Klick auf eine Kachel fragt im Chat nach genau dieser Zahl.

Es setzt die DATEV-Anbindung voraus. Ohne sie bleiben die Kacheln leer. Sie erreichen es über den Eintrag „Kanzlei-Cockpit" in der Seitenleiste und über den Umschalter auf der Startseite des Chats.

Ansichten

Eine Ansicht ist eine Zusammenstellung von Kacheln, mit eigenem Namen, in der Reiterleiste oben. Beim ersten Öffnen legt SOFI keine Ansicht von selbst an, sondern zeigt den Startbildschirm mit drei Startpunkten:

• Kanzleileitung. Umsatz, Pflichten, Zeiten: die Zahlen, nach denen eine Kanzlei steuert.
• Ein Mandant im Detail. BWA, Liquidität, Vorauszahlungen und offene Posten eines Auftraggebers.
• Leere Ansicht. Von Grund auf selbst zusammenstellen.

Dazu stehen dort Vorlagen Ihrer Kanzlei, falls die Verwaltung welche veröffentlicht hat, und Ansichten, die Kolleginnen oder Kollegen Ihnen angeboten haben; ein Angebot nehmen Sie an und bekommen eine eigene Kopie; oder Sie lehnen es ab.

In der Reiterleiste gilt: ein Klick öffnet eine Ansicht, ein Doppelklick benennt sie um, ein Rechtsklick (am Telefon langes Drücken) zeigt „Standard" und „Löschen". Der Tooltip nennt den Stand der Daten. Die Standardansicht ist die, die sich beim Öffnen des Cockpits zuerst zeigt.

Kacheln hinzufügen und anordnen

„Widgets" rechts in der Reiterleiste öffnet die Bibliothek: alle Kacheln nach Gruppen, mit Suche. Was schon in der Ansicht liegt, ist ausgeblendet; ein Schalter zeigt es wieder, falls Sie eine Kachel bewusst ein zweites Mal wollen, etwa mit anderem Mandanten. Eine Kachel, deren Daten in Ihrer DATEV-Installation fehlen, erscheint ausgegraut mit dem Grund. Trägt eine Ansicht so viele Kacheln, wie das Cockpit annimmt, sagt die Bibliothek es.

Kacheln lassen sich jederzeit ziehen und in der Größe ändern; die Anordnung speichert sich von selbst. Ohne Maus: Leertaste nimmt eine Kachel auf, Pfeile verschieben, Umschalt und Pfeil ändern die Größe. Beim Darauffahren erscheinen die Knöpfe zum Einstellen und Entfernen. Das Menü einer Kachel:

• Im Chat dazu fragen. Öffnet den Chat mit der Frage nach dieser Kachel; bei einer Kachel mit Mandantenfilter ist das Gespräch bereits auf diesen Mandanten festgelegt. Ein Klick auf die Kachel tut dasselbe. Ein Klick auf einen Balken oder eine Tabellenzeile öffnet dagegen die Herkunft dieses Teils, siehe Herkunft einer Zahl.
• Herkunft und Zeilen. Quelle, Datenstand und Zeitraum der Kachel und die Zeilen hinter ihrer Zahl.
• Filtern beziehungsweise Filter und Einstellungen. Zeitraum, Vergleichsjahr, Mandant, Geschäftsfeld und die Parameter der Kachel, siehe unten.
• Umbenennen. Ein eigener Name; ein leerer Name stellt den ursprünglichen wieder her. Ein Doppelklick auf den Titel tut dasselbe.
• Als Workflow. Legt einen Workflow-Entwurf an, der diese Kachel im Takt rechnet und Ihnen das Ergebnis schickt, siehe Workflows bauen.
• Entfernen.

Belastbarkeit der Kennzahlen

Das ist der wichtigste Teil und wird leicht übersehen. Jede Kachel sagt, woher ihre Zahl kommt; die Herkunftsangabe steht am Info-Punkt der Kachel:

• Gemessen. Direkt aus den Daten gezählt. Belastbar.
• Abgeleitet. Aus vorhandenen Daten errechnet, mit einer Annahme dazwischen. Für einen Trend gut, für eine Rechnung nicht.
• Hinweis. Ein Anhaltspunkt, keine Kennzahl. Taugt zum Hinsehen, nicht zum Berichten.

Bevor Sie eine Zahl aus dem Cockpit weitergeben, sehen Sie nach, welche Stufe darauf steht. Welche Kachel welche Stufe trägt, steht im Kachelkatalog.

Herkunft einer Zahl

Jede Kachel nennt ihre Quelle und den Stand der Daten, aus denen sie rechnet. Bei breiten Kacheln steht der Stand im Kopf der Kachel, sonst am Info-Punkt.

„Herkunft und Zeilen“ öffnet rechts ein Feld mit Quelle, Datenstand, Zeitraum und Auswahl der Kachel. „Zeilen dahinter anzeigen“ zeigt, woraus die Zahl besteht:

• Umsatz: die Rechnungen mit Datum, Mandant und Nettobetrag.
• Stunden je Person: die einzelnen Zeitbuchungen.
• Soll- und Iststunden: die Arbeitszeit je Tag.
• Mandantenstruktur: die Mandanten.

Über der Liste stehen die Summe über alle Zeilen und ihre Anzahl; weitere Zeilen laden Sie nach. Zeitbuchungen und die Arbeitszeit je Tag gibt es je Person: wählen Sie dafür den Balken der Person. Die Arbeitszeit je Tag gibt es für höchstens zwei Monate am Stück. Beides sehen nur Administratorinnen und Administratoren. Jeder Abruf von Zeilen steht im Protokoll der Organisation.

Vom Balken zu den Details

Ein Klick auf einen Balken oder eine Tabellenzeile öffnet dasselbe Feld für genau diesen Teil der Kachel: seine Zahl, die Zeilen dahinter und unter „Weiter zu“ die Kacheln, die ihn genauer zeigen. Von einer Niederlassung aus sind das etwa ihre größten Mandate, die offenen Aufträge und für die Leitung der Umsatz je Person. Die Kachel rechnet gleich im Feld. „In die Ansicht übernehmen“ legt sie in Ihre Ansicht, „Im Chat dazu fragen“ nimmt den angeklickten Teil mit in den Chat.

Die Mandantenstruktur zeigt dazu, wie viele Mandanten jede Niederlassung betreut. Im Chat geht dasselbe mit Worten, etwa: „Welche Mandanten der Niederlassung Nord haben den meisten Umsatz?“ SOFI nennt dabei den Datenstand und zeigt auf Wunsch die Zeilen dahinter.

Zeitraum einer Kachel

Jede Kachel trägt ihren Zeitraum in Klammern im Titel, etwa „Umsatz je Geschäftsfeld (Aktuelles Jahr)" oder „Größte Mandate (2021 + 2022)". Ohne eigene Einstellung zeigen Umsatz und Kosten das aktuelle Jahr, die Zeiterfassung den laufenden Monat, offene Aufträge und unfertige Leistungen alle Jahre. Ein relativer Zeitraum wechselt von selbst: am

1. Januar zeigt „Aktuelles Jahr" das neue Jahr.

Im Filter der Kachel wählen Sie:

• Aktuelles Jahr oder Vorjahr, jeweils mit dem Jahr davor als Vergleich.
• Jahre wählen: ein Jahr und dazu seinen Umfang: nur dieses Jahr (mit frei wählbarem Vergleichsjahr), alles ab diesem Jahr (im Titel als „2025+"), alles bis zu diesem Jahr oder eine Spanne von bis.
• Alle Jahre: keine Einschränkung. Dann steht nichts im Titel.
• Bei der Zeiterfassung zusätzlich Woche, Monat und Quartal, jeweils laufend oder zurück.

Ändern Sie den Zeitraum einer Kachel, fragt das Cockpit, ob die Kacheln derselben Ansicht, die auf derselben Zeitachse rechnen, mitziehen sollen. Vorausgewählt sind die, die bis dahin denselben Zeitraum zeigten. Mandant und Geschäftsfeld der anderen Kacheln bleiben unberührt.

Für Umsatz, Kosten und Deckungsbeitrag zählt das Rechnungsdatum: eine Rechnung gehört in das Jahr, in dem sie gestellt wurde, gleich wann der Auftrag angelegt war. Ein Jahresabschluss für 2025, der im Februar 2026 in Rechnung geht, zählt also 2026. Die Kosten sind die Kosten der abgerechneten Leistungen. Was angefangen und noch nicht abgerechnet ist, steht getrennt davon als unfertige Leistungen zum Stand der Daten. Verwaltungsaufträge (Urlaub, Krankheit, Kanzleiverwaltung, Fortbildung und die übrigen Auftragsarten mit Intern-Kennzeichen in DATEV) zählen dort nicht mit: sie werden nie in Rechnung gestellt und wären sonst dauerhaft unfertig. Fertigstellung und Auftragsstatus rechnen mit dem Veranlagungsjahr des Auftrags, das Rechnungswesen mit dem Wirtschaftsjahr. Ein Monatsverlauf zeigt immer ein einzelnes Jahr.

Filter nach Mandant und Geschäftsfeld

Neben dem Zeitraum grenzt der Filter einer Kachel auf einen Mandanten oder ein Geschäftsfeld ein. Die Mandantensuche schlägt beim Tippen vor, nach Name und Nummer; bei mehreren tausend Mandanten ist das der einzige brauchbare Weg. Was Sie sehen, ist durch Ihre DATEV-Rechte begrenzt; die Kachel „Umfang der Auswahl" zeigt, worauf die Filter gerade eingegrenzt haben.

Kacheln der Kanzleileitung

Einige Kacheln zeigen Zahlen je Person, etwa Soll- und Iststunden, Auslastung je Person oder Umsatz je verantwortlicher Person und je Partner. Sie sehen nur Administratorinnen und Administratoren; für alle anderen fehlen sie in der Bibliothek. Dieselben Zahlen lassen sich von der Leitung auch im Chat abfragen. Aus demselben Grund grenzt nur die Leitung eine Kachel nach Mitarbeiter oder Partner ein oder schlüsselt sie danach auf; im Chat grenzt jede Person auch nach sich selbst ein. Abrufe und Exporte dieser Kacheln stehen im Protokoll der Organisation.

In „Aufträge im Detail“, „Offene Aufträge“ und „Aufträge ohne Buchung“ sehen Mitarbeitende die Verantwortlichen anderer Personen nur, wenn ihnen die DATEV-Rechteverwaltung die Auswertungen im Auskunftssystem freigibt. Ihren eigenen Namen sehen sie immer. Fehlen Namen, sagt es die Kachel in ihrem Hinweis.

Datenstand und Zustände

Das Cockpit rechnet auf einem Stand Ihrer DATEV-Daten, nicht bei jedem Aufruf neu. Das macht es schnell, heißt aber: eine Buchung von vor fünf Minuten ist womöglich noch nicht drin. Mit dem nächtlichen DATEV-Abgleich ist das der Stand der letzten Nacht; nach jedem neuen Abgleich rechnet SOFI die gespeicherten Ansichten von selbst nach. Mit DATEV live lädt SOFI die Bereiche einer Kachel bei Bedarf direkt aus DATEV und nennt die Uhrzeit des Ladens. Der Stand steht am Cockpit und in der Kachel „Datenstand". Morgens sind die Kacheln bereits vorgerechnet.

Eine Kachel unterscheidet, warum sie gerade nichts zeigt: leer heißt, sie hat gerechnet und nichts gefunden, ein Befund. Nicht verfügbar heißt, die Daten sind in Ihrer Installation nicht da. Braucht Auswahl heißt, es fehlt eine Angabe, etwa der Mandant. Daten werden vorbereitet heißt, die Kachel rechnet im Hintergrund zu Ende und meldet sich von selbst. Nicht freigegeben heißt, die Kachel oder ihre Einstellung ist der Kanzleileitung vorbehalten, etwa eine Aufschlüsselung nach Mitarbeiter.

Fehlerbehebung

• Alle Kacheln leer. Dann fehlt die DATEV-Anbindung oder der erste nächtliche DATEV-Abgleich läuft noch.
• Eine einzelne Kachel nicht verfügbar. Dann fehlt der Bereich in Ihrer DATEV-Installation, etwa das Auftragswesen. Oder die hinterlegten Zugangsdaten dürfen ihn nicht lesen.
• Zahlen wirken zu niedrig. Prüfen Sie den Zeitraum im Titel und den Filter der Kachel. Betreuen Sie mehrere Firmierungen, ist womöglich nur eine freigegeben.
• Eine Kachel fehlt in der Bibliothek. Dann ist sie der Kanzleileitung vorbehalten.