Kanzlei-Cockpit

Das Cockpit ist ein Kachel-Dashboard neben dem Chat. Jede Person stellt sich selbst zusammen, was sie sehen will.

Es setzt die DATEV-Anbindung voraus. Ohne sie bleiben die Kacheln leer.

Kachelgruppen

Rund 56 Kacheln in neun Gruppen:

Gruppe	Inhalt
Kanzlei-Steuerung	Umsatz, Kosten, Deckungsbeitrag, Entwicklung über die Zeit
Auslastung und Mitarbeiter	Auslastung der Organisation und je Person
Fertigstellung und Aufträge	Stand der Aufträge, Aufträge ohne Buchung
Halbfertige Leistungen	angefangene, noch nicht abgerechnete Arbeit
Laufzeiten	wie lange Vorgänge brauchen
Fristen und Aufgaben	was ansteht und wo nichts passiert
Mandanten und Risiko	Auffälligkeiten, Forderungsalter, Umsatzentwicklung
Ein Mandant im Detail	dieselben Fragen für einen einzelnen Auftraggeber
Datenqualität und Betrieb	offene Buchungsstapel, Lücken in den Daten

Belastbarkeit der Kennzahlen

Das ist der wichtigste Teil und wird leicht übersehen. Jede Kachel sagt, woher ihre Zahl kommt:

• Gemessen. Direkt aus den Daten gezählt. Belastbar.
• Abgeleitet. Aus vorhandenen Daten errechnet, mit einer Annahme dazwischen. Für einen Trend gut, für eine Rechnung nicht.
• Hinweis. Ein Anhaltspunkt, keine Kennzahl. Taugt zum Hinsehen, nicht zum Berichten.

Bevor Sie eine Zahl aus dem Cockpit weitergeben, sehen Sie nach, welche Stufe darauf steht.

Zeitraum einer Kachel

Jede Kachel trägt ihren Zeitraum in Klammern im Titel, etwa "Umsatz je Geschäftsfeld (Aktuelles Jahr)" oder "Größte Mandate (2021 + 2022)". Ohne eigene Einstellung zeigen Umsatz, Kosten und Faktura das aktuelle Jahr, die Zeiterfassung den laufenden Monat, offene Aufträge und halbfertige Leistungen alle Jahre. Ein relativer Zeitraum wechselt von selbst: am

1. Januar zeigt "Aktuelles Jahr" das neue Jahr.

Im Filter der Kachel (Menü der Kachel, "Filtern") wählen Sie:

• Aktuelles Jahr oder Vorjahr, jeweils mit dem Jahr davor als Vergleich.
• Jahre wählen: ein Jahr und dazu seinen Umfang: nur dieses Jahr (mit frei wählbarem Vergleichsjahr), alles ab diesem Jahr (im Titel als "2025+"), alles bis zu diesem Jahr oder eine Spanne von bis.
• Alle Jahre: keine Einschränkung. Dann steht nichts im Titel.
• Bei der Zeiterfassung zusätzlich Woche, Monat und Quartal, jeweils laufend oder zurück.

Ändern Sie den Zeitraum einer Kachel, fragt das Cockpit, ob die Kacheln derselben Ansicht, die auf derselben Zeitachse rechnen, mitziehen sollen. Vorausgewählt sind die, die bis dahin denselben Zeitraum zeigten. Mandant und Geschäftsfeld der anderen Kacheln bleiben unberührt.

Für Umsatz, Kosten, Deckungsbeitrag und den offenen Bestand des Auftragswesens ist das Jahr das Auftragsjahr: das Jahr, in dem ein Auftrag abgerechnet wird. Eine laufende Buchführung, die 2016 angelegt wurde, zählt also mit ihrer Abrechnung von 2026 im Jahr 2026. Fertigstellung und Auftragsstatus rechnen dagegen mit dem Veranlagungsjahr des Auftrags, das Rechnungswesen mit dem Wirtschaftsjahr. Ein Monatsverlauf zeigt immer ein einzelnes Jahr.

Kacheln umbenennen

Ein Doppelklick auf den Titel einer Kachel öffnet ein Eingabefeld; ebenso der Menüpunkt "Umbenennen". Ein leerer Name stellt den ursprünglichen wieder her. Der Zeitraum steht auch hinter dem eigenen Namen.

Datenstand

Das Cockpit rechnet auf einem Abzug Ihrer DATEV-Daten, nicht bei jedem Aufruf neu. Das macht es schnell, heißt aber: eine Buchung von vor fünf Minuten ist womöglich noch nicht drin. Der Stand des Abzugs steht am Cockpit.

Fehlerbehebung

• Alle Kacheln leer. Dann fehlt die DATEV-Anbindung oder der erste Abzug läuft noch.
• Eine einzelne Kachel leer. Dann fehlt der Bereich in Ihrer DATEV-Installation. Oder die hinterlegten Zugangsdaten dürfen ihn nicht lesen.
• Zahlen wirken zu niedrig. Prüfen Sie den eingestellten Umfang der Anbindung. Betreuen Sie mehrere Firmierungen, ist womöglich nur eine freigegeben.