Agenten und Workflows

Ein Agent ist ein vorbereiteter Gesprächspartner im Chat: mit eigener Anweisung, eigenem Wissen und eigener Werkzeugauswahl. Sie starten ihn, wenn Sie ihn brauchen. Ein Workflow läuft ohne Sie: nach Zeitplan oder wenn etwas passiert, arbeitet er mehrere Schritte ab und legt Ihnen das Ergebnis vor. Ein Agent kann darin ein Baustein sein.

	Agent	Workflow
Startet	wenn Sie ihn im Chat laden	nach Zeitplan, bei einem Ereignis oder von Hand
Arbeitet	im Gespräch mit Ihnen	unbeaufsichtigt, Schritt für Schritt
Ergebnis	Antworten im Chat	eine Mail, ein Entwurf, ein Eintrag, eine Verteilung
Bauen	Agenten bauen und teilen	Workflows bauen
Fertige Vorlagen	SOFI-Agenten	SOFI-Workflows

Agenten

Agenten finden Sie unter Agenten in der Seitenleiste. Dort liegen Ihre eigenen, die für die ganze Kanzlei freigegebenen und die SOFI-Vorlagen, mit Suche und sortierbaren Spalten. Eine SOFI-Vorlage lässt sich nicht bearbeiten, aber duplizieren; die Kopie gehört Ihnen und bekommt spätere Verbesserungen der Vorlage nicht mehr.

Ein Agent hat keinen Zeitplan. Soll etwas regelmäßig geschehen, legen Sie einen Workflow an und wählen den Agenten dort als Baustein.

Vorschlag eines passenden Agenten im Chat

Sie müssen nicht wissen, welche Agenten es in Ihrer Kanzlei gibt. Passt zu Ihrer Frage ein vorhandener Agent, fragt SOFI vor der Antwort nach: Die Karte zeigt den Agenten mit Namen, Beschreibung und Sichtbarkeit. „Mit Agent antworten" lädt ihn in das laufende Gespräch; Ihre Frage, die Anhänge, der gewählte Auftraggeber und die Werkzeuge bleiben. „Ohne Agent antworten" beantwortet die Frage wie gewohnt.

In Frage kommen Ihre eigenen Agenten, die für die ganze Kanzlei freigegebenen und die Vorlagen von SOFI. Haben Sie sich zu einem Agenten entschieden, ob dafür oder dagegen, wird er Ihnen in diesem Gespräch nicht noch einmal vorgeschlagen; ein anderer kann später kommen, wenn sich das Thema ändert. Schreiben Sie weiter, ohne die Karte zu beantworten, verfällt sie. Stellen Sie die Frage dann neu, etwa nach einem Tippfehler, kommt derselbe Vorschlag noch einmal; übergehen Sie ihn ein zweites Mal, bleibt er in diesem Gespräch aus. Der Vorschlag kommt nur zu einer Nachricht mit Text: Eine Datei allein löst ihn nicht aus.

Agent im laufenden Gespräch

Solange ein Agent geladen ist, steht er im Rahmen des Eingabefelds. Jede weitere Nachricht beantwortet er mit seinen Anweisungen, Werkzeugen und Wissensquellen. Mit „Verlassen" kehren Sie zum normalen Chat zurück; das Gespräch bleibt erhalten. Einen Agenten laden Sie auch direkt: über „Starten" in der Agentenliste oder in den Vorlagen, oder indem Sie ihn in der Frage nennen.

Abschalten der Vorschläge

Unter Einstellungen schalten Sie die Vorschläge für sich ab. Wer einen Agenten baut, kann ihn im Builder mit „Vorschlag im Chat" vom Vorschlag ausnehmen, etwa eine Rolle, die nur bewusst gestartet werden soll. Starten lässt sich der Agent weiterhin.

Workflows

Für mehrstufige Aufgaben gibt es unter Workflows einen Editor. Dort setzen Sie zusammen, was in welcher Reihenfolge geschieht: ein Auslöser, dann Bausteine für Postfach, Dokumentenablage, Wissensquellen oder eine Frage an einen Agenten, dann eine Aktion. Wie das im Einzelnen geht, mit Probelauf, Zeitplan und Läufen, steht unter Workflows bauen. Fertige Workflows, etwa die tägliche Fristenerinnerung oder das Kategorisieren des Postfachs, stehen unter SOFI-Workflows.

Freigaben

Alles, was nach außen wirkt, bleibt vor dem letzten Schritt stehen und wartet auf Sie. Eine Nachricht versenden, ein Dokument ablegen, etwas in einem angebundenen System ändern: dafür bekommen Sie eine Karte zu sehen, die Sie prüfen, ändern oder verwerfen können.

Das ist kein Komfortmerkmal, sondern der Grund, warum sich ein Agent oder Workflow überhaupt an solche Aufgaben lassen kann. Lesende Schritte laufen ohne Rückfrage durch, schreibende nie. Hält ein Workflow zur Freigabe an, sagt die Karte dazu, was er liest, für welche Auftraggeber, wohin etwas hinausgeht und was geschrieben wird. Offene Freigaben stehen oben in der Seitenleiste unter „Wartet auf Sie" und über der Workflow-Liste. Was eine Freigabekarte zeigt, steht unter Antworten, Rückfragen und Freigaben.

Zwei Ausnahmen sind ausdrücklich benannt: Workflow-Vorlagen, die nur in Ihrem eigenen Postfach oder Kalender arbeiten (Postfach kategorisieren, Meine Fristen im Kalender), fragen nicht je Lauf; mit dem Einschalten stimmen Sie dem Schreiben dort zu.

Berechtigungen

Ein Agent und ein Workflow arbeiten mit Ihren Rechten, nicht mit eigenen. Sie sehen dieselben Daten wie Sie und dürfen dieselben Funktionen nutzen. Geben Sie einen Agenten an eine Kollegin weiter, werden seine Rechte beim Übernehmen neu gefiltert: sie bekommt ihn mit ihren Rechten, nicht mit Ihren. Ein Workflow läuft unter den Rechten der Person, die ihn besitzt; sehen dürfen ihn andere, ändern nur die Besitzerin oder der Besitzer. In Kanälen von Projekten, die weitere Personen sehen, stehen private Agenten nicht zur Verfügung; was SOFI dort mit den Rechten der fragenden Person abruft, lesen alle Personen im Kanal, siehe Kanäle in Projekten.

Wer Agenten anlegen darf, legt die Verwaltung je Person fest (Recht „Agenten erstellen"). Das Einschalten eines unbeaufsichtigten Workflows, der Mandantendaten liest und Ergebnisse verschickt, ist der Kanzleileitung vorbehalten.

Fehlerbehebung

• Ein Workflow lief, hat aber nichts gefunden. Das ist der Normalfall bei Erinnerungen. In der Schrittspur unter Läufe sehen Sie, was er geprüft hat.
• Er steht auf einer Freigabe. Dann wartet er auf Sie. Offene Freigaben finden Sie über der Workflow-Liste gesammelt.
• Er läuft gar nicht. Prüfen Sie in den Einstellungen des Workflows den Zeitplan und ob er aktiv geschaltet ist. Beides darf die Kanzleileitung einschalten; bei einer persönlichen Vorlage Sie selbst.
• Ein Agent sagt, er habe auf etwas keinen Zugriff. Prüfen Sie im Builder, ob die Verbindung für diesen Agenten abgeschaltet ist, außerdem ob Sie selbst die Anbindung nutzen dürfen. Fehlt SOFI mitten in der Arbeit ein Werkzeug, holt es sich das passende inzwischen selbst nach; im Verlauf steht, was hinzugekommen ist.