Agenten und Workflows

Ein Assistent wartet darauf, dass Sie fragen. Ein Agent nicht. Er läuft nach Zeitplan oder wenn etwas passiert, arbeitet mehrere Schritte ab und legt Ihnen das Ergebnis vor.

Auslöser

Nach Zeitplan. Täglich, wöchentlich, monatlich. Typisch sind Erinnerungen an Fristen, ein Blick auf offene Posten am Monatsanfang oder eine Zusammenfassung der Woche.

Durch ein Ereignis. Zum Beispiel eine eingehende Nachricht in einem angebundenen Postfach.

Von Hand. Sie können jeden Agenten auch einzeln starten, etwa um ihn auszuprobieren.

Freigaben

Alles, was nach außen wirkt, bleibt vor dem letzten Schritt stehen und wartet auf Sie. Eine Nachricht versenden, ein Dokument ablegen, etwas in DATEV ändern: dafür bekommen Sie eine Vorlage zu sehen, die Sie prüfen, ändern oder verwerfen können.

Das ist kein Komfortmerkmal, sondern der Grund, warum sich ein Agent überhaupt an solche Aufgaben lassen kann. Lesende Schritte laufen ohne Rückfrage durch, schreibende nie.

Berechtigungen

Ein Agent arbeitet mit Ihren Rechten, nicht mit eigenen. Er sieht dieselben Auftraggeber wie Sie und darf dieselben Funktionen nutzen. Geben Sie einen Agenten an eine Kollegin weiter, werden seine Rechte beim Übernehmen neu gefiltert: sie bekommt ihn mit ihren Rechten, nicht mit Ihren.

Workflows

Für mehrstufige Aufgaben gibt es einen Workflow-Editor. Dort setzen Sie zusammen, was in welcher Reihenfolge geschieht: ein Auslöser, dann Bausteine für Postfach, Dokumentenablage, Wissensquellen oder eine Frage an einen Assistenten, dann eine Aktion.

Vorbereitete Vorlagen nehmen Ihnen den Anfang ab. Was Sie davon sehen, ist nach Ihren Rechten gefiltert; ein Baustein, den Sie ohnehin nicht nutzen dürften, taucht gar nicht erst auf.

Vor dem Scharfschalten gibt es zwei Arten, einen Workflow auszuprobieren.

• Der Probelauf liest wirklich Mandantendaten, sendet und schreibt aber nichts. Jeder Schritt, der eine E-Mail verschickt oder Daten verändert, steht danach unter Läufe mit dem Vermerk, dass er nicht ausgeführt wurde, samt Empfänger. So sehen Sie, was der Workflow tun würde, ohne dass etwas hinausgeht. Hält ein Probelauf zur Freigabe an, sagt die Freigabekarte das dazu; nach der Zustimmung wird trotzdem nichts gesendet. Er steht auch am Entwurf zur Verfügung.
• Der Testlauf ist ein echter Lauf: er liest wirklich Mandantendaten und führt wirklich Aktionen aus, verschickt also auch wirklich E-Mails. Schritte, die etwas verändern, halten wie immer zur Freigabe an.

Fehlerbehebung

• Er lief, hat aber nichts gefunden. Das ist der Normalfall bei Erinnerungen. In der Schrittspur sehen Sie, was er geprüft hat.
• Er steht auf einer Freigabe. Dann wartet er auf Sie. Offene Freigaben finden Sie in der Anwendung an einer Stelle gesammelt.
• Er läuft gar nicht. Prüfen Sie den Zeitplan und ob er aktiv geschaltet ist.