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SOFI-Workflows

Unter Workflows führt der Umschalter „SOFI-Vorlagen" zu den fertigen Workflows. Übernehmen heißt: eine Kopie in Ihre Liste holen, den vorgeschlagenen Takt prüfen und einschalten. Zwei Arten von Vorlagen gibt es:

  • System-Workflows lesen Daten der Organisation und verschicken Ergebnisse an andere. Übernehmen und Einschalten sind der Kanzleileitung vorbehalten; Bausteine bleiben, wie SOFI sie pflegt, Rhythmus und Uhrzeit lassen sich am Auslöser setzen. Die Vorlagenliste sagt jedem anderen an der Zeile, dass die Leitung übernehmen muss. Vor dem Einschalten zeigt ein Probelauf in der Läufe-Leiste, was der Workflow täte: er liest wirklich und sendet nichts.
  • Persönliche Vorlagen arbeiten nur in Ihrem eigenen Postfach oder Kalender. Sie übernehmen und schalten sie selbst ein; mit dem Einschalten stimmen Sie dem Schreiben dort zu, eine Freigabe je Lauf gibt es nicht.

Eine Vorlage, deren Voraussetzung fehlt, etwa eine Anbindung, steht mit dem Grund in der Liste statt angeboten zu werden. Am Ende jedes Laufs steht unter Läufe, was geprüft wurde und worüber gelesen wurde. Ob der letzte Lauf gelungen ist, zeigt die Liste an jedem Workflow.

Postfach kategorisieren​

Persönlich, stündlich. Ordnet die neuen E-Mails in Ihrem eigenen Posteingang den Kategorien zu, die Sie in Outlook führen; gibt es noch keine, legt SOFI sechs Standardkategorien an. Nur E-Mails ohne Kategorie, höchstens 50 je Lauf; was sich nicht einordnen lässt, bleibt ohne Kategorie. Es wird nichts gesendet, verschoben oder gelöscht. Voraussetzung ist Ihre verbundene Microsoft-365-Anbindung. Eine ältere Verbindung ohne die Berechtigung für Kategorien bekommt die Standardkategorien ohne Farbe; einmal neu verbinden behebt das. Mehr unter Microsoft 365.

Tägliche Fristenerinnerung​

System-Workflow, werktags morgens. Jeder Sachbearbeiter bekommt seine eigenen offenen Fristen, je Person eine Mail. Fristen, die sich keinem Zugang zuordnen lassen, gehen gesammelt an die Person, die den Workflow übernommen hat. Die Liste umfasst die Mandanten, für die der übernehmende Zugang in DATEV freigeschaltet ist; übernehmen Sie den Workflow deshalb mit einem Zugang, der die ganze Kanzlei sieht. Jede Frist steht mit Mandant, Dokumentart, Betreff des Schreibens, Fristnummer, Fristende, Bearbeitungsstand und Schlagworten in der Mail; wo das auslösende Dokument abrufbar ist, führt ein Link nach der Anmeldung direkt dorthin. Liegt der Datenstand aus DATEV mehrere Arbeitstage zurück, sagt die Mail das; kürzlich erledigte Fristen können dann noch darin stehen.

Nicht zuständig. An jeder Frist der Erinnerung steht ein Link „Nicht zuständig". Er führt nach der Anmeldung ins Portal; dort bestätigen Sie die Meldung, auf Wunsch mit einer Anmerkung, etwa wer stattdessen zuständig ist. Die Meldung geht an das Sekretariat Ihrer Kanzlei. Die Adresse dafür hinterlegt die Kanzleileitung unter „Rechtliche Angaben"; ohne Adresse geht die Meldung an die Kanzlei-Administration. Umgetragen wird die Zuständigkeit weiterhin in DATEV; bis dahin erscheint die Frist in der Erinnerung weiter.

Fristen der kommenden Woche​

System-Workflow, montags früh. Eine Übersicht der Fristen, die in den nächsten sieben Tagen fallen, sortiert nach Fälligkeit, je Frist mit Mandant, Art und Datum. Geht per Mail an die Person, die den Workflow übernommen hat.

Meine Fristen im Kalender​

Persönlich, werktags früh. Trägt Ihre eigenen offenen Fristen aus der DATEV-Fristenkontrolle als ganztägige Termine in Ihren Microsoft-365-Kalender ein. Eigene Fristen sind die, die in DATEV Sie als Sachbearbeiter führen. Zugeordnet wird wie bei der Fristenerinnerung über die DATEV-Benutzerverwaltung, nicht über den Namen im SOFI-Konto. Jeder Termin heißt „Frist: Mandant, Bezeichnung", blockiert keine Zeit und erinnert Sie zur Vorfrist aus DATEV (ersatzweise fünf Tage vor dem Fristende). Im Text stehen Mandant, Frist-Nr., Dokumentart, Vorfrist und Bearbeitungsstand.

Der Kalender folgt der Fristenkontrolle: verschiebt sich eine Frist, wird der Termin nachgezogen; ist sie erledigt oder einer anderen Person zugeordnet, entfernt SOFI ihn. Neu angelegt werden nur Fristen ab dem heutigen Tag; überfällige stehen in der Fristenerinnerung. SOFI schreibt Betreff und Text seiner Termine bei jeder Änderung neu, eigene Notizen gehören deshalb nicht in den Termintext. Termine, die Sie selbst angelegt haben, fasst SOFI nicht an. Löschen Sie einen SOFI-Termin von Hand, legt der nächste Lauf ihn wieder an, solange die Frist offen ist; wer die Fristen nicht im Kalender will, schaltet die Vorlage aus. Der Betreff nennt den Mandanten: wer Ihren Kalender freigegeben bekommen hat, sieht ihn dort wie jeden anderen Termin.

Voraussetzung sind Ihre verbundene Microsoft-365-Anbindung und der DATEV-Zugriff Ihrer Kanzlei. Eine ältere Verbindung ohne Kalenderberechtigung bittet Sie einmal, Microsoft 365 unter Integrationen neu zu verbinden.

Tägliche Arbeitszeiterinnerung​

System-Workflow, werktags morgens. Jeder Mitarbeiter bekommt seinen offenen Arbeitszeit-Rückstand des Vormonats (Soll gegen Ist), je Person eine Mail. Tage mit Urlaub, Krankheit oder Wochenende zählen nicht als Rückstand; ein Arbeitstag ohne eine einzige Buchung dagegen schon. Zugeordnet wird über die DATEV-Benutzerverwaltung: die Anmeldeadresse des Kanzleimitglieds führt über sein Windows-Konto zu seinem DATEV-Benutzer und dessen Name muss zu genau einer Person der Zeiterfassung passen. Der Name im SOFI-Konto zählt dafür nicht. Wer sich nicht eindeutig zuordnen lässt, wird übersprungen und genannt.

Fehlende Stunden vom Vortag​

System-Workflow, werktags morgens. Jeder Mitarbeiter bekommt eine Mail, wenn für den letzten Arbeitstag mindestens eine Stunde fehlt: Datum, Soll, erfasst und die Lücke. Wer alles erfasst hat oder als abwesend eingetragen ist, bekommt nichts, an Feiertagen niemand.

Arbeitszeiten der Vorwoche​

System-Workflow, montags früh. Wer in der Vorwoche unter seinem Soll liegt oder nichts erfasst hat, bekommt eine eigene Erinnerung. Die Kanzleileitung erhält die Übersicht: wer im Rückstand ist, wer gar nichts erfasst hat und wer keine Erinnerung bekommen konnte, weil die Person aus DATEV keinem Konto eindeutig zugeordnet ist. Jede Mail nennt den Datenstand: den nächtlichen DATEV-Abgleich mit Datum oder bei DATEV live die Uhrzeit, zu der die Daten aus DATEV geladen wurden. Die Arbeitszeit-Erinnerungen erinnern je Tag höchstens einmal, auch wenn ein Workflow zweimal startet.

Offene Posten zum Monatsende​

System-Workflow, ohne Takt. Eine Aufstellung der offenen Posten je Mandant, älteste zuerst, mit Betrag und Fälligkeit, per Mail an die Person, die den Workflow übernommen hat. Einen Monatstakt kennt der Zeitplan noch nicht; wählen Sie den Rhythmus nach dem Übernehmen selbst.

Offene Punkte vor dem Abschluss​

System-Workflow, ohne Takt, für einen Mandanten. Kreditoren, die im Soll stehen, Debitoren, die im Haben stehen, dazu die Verrechnungskonten 1370 und 1460. Daraus entsteht ein Mailentwurf an Sie selbst, aus dem Sie die Rückfrage an den Mandanten machen. Ob hinter einem Posten eine Anzahlung, eine Überzahlung oder eine Gutschrift steckt, sagt die Liste nicht; der Entwurf schreibt das dazu, statt es zu raten. Je Seite stehen die fünfzehn größten Beträge in der Mail; gibt es mehr, nennt der Entwurf die Gesamtzahl. Nach dem Übernehmen lösen Sie die Kopie von der Vorlage, wählen in jedem der drei Datenschritte den Mandanten und setzen den Rhythmus. Für mehrere Mandanten übernehmen Sie die Vorlage mehrfach.

Geburtstage der Mandanten​

System-Workflow, montags früh. Die Geburtstage der kommenden Woche, damit niemand vergessen wird: natürliche Personen unter den freigegebenen Mandanten, soweit in DATEV ein Geburtsdatum hinterlegt ist. Geht per Mail an die Person, die den Workflow übernommen hat. Voraussetzung ist, dass die Kanzlei die Anzeige personenbezogener Daten Dritter freigegeben hat.