Steuerbescheide
SOFI hilft beim Abgleich eines Bescheids mit der Erklärung. Beurteilt wird der Bescheid weiterhin von Ihren Berufsträgern.
Körperschaftsteuer-Bescheide prüfen
Der Skill „Körperschaftsteuer-Bescheide prüfen“ gleicht die Bescheide eines Mandanten und Veranlagungszeitraums mit der Erklärung ab: KSt und Soli, Einlagekonto und § 28 KStG, Verlustfeststellungen, Gewerbesteuermessbescheid, Zerlegung und Organschaft. Nennen Sie Mandantennummer und Jahr oder hängen Sie die Bescheide an.
Das Ergebnis in drei Stufen: Grün ohne Abweichung, Gelb bei geringfügigen Abweichungen, Rot bei Abweichungen über den Schwellen, bei Formfehlern und in Sonderfällen wie Schätzung, Betriebsprüfung oder Organschaft. Jede Abweichung steht mit Betrag, möglichem Grund und Fundstelle in einer Tabelle. Dazu kommen Vorbehalt, Vorläufigkeit und die Einspruchsfrist je Bescheid, aus Ihrer Fristenkontrolle oder errechnet und so gekennzeichnet.
Danach. Auf Wunsch entsteht ein Mail-Entwurf an den zuständigen Mitarbeiter, bei Grün und Gelb mit einem Entwurf des Mandantenanschreibens. SOFI versendet nichts und trägt nichts in DATEV ein; Fristen und Wiedervorlagen nennt es als Empfehlung.
Einspruch und Steuerstreit
Für die Abweichung selbst gibt es den Skill „Steuerstreit": Einordnung, fristgerechter Einspruch und Aussetzung der Vollziehung, bei Bedarf der Aufbau einer Finanzgerichtsklage. Er nimmt auch einen Stapel Bescheide auf einmal: je Bescheid ein Abschnitt mit Abweichung, Frist und Einspruchsentwurf, am Ende eine Tabelle mit dem dringendsten Schritt zuerst. Siehe Skills.
Einen Bescheid prüfen Sie im Chat, mit dem Bescheid als angehängter Datei: „Prüfe den angehängten Bescheid gegen die eingereichte Erklärung. Nenne mir jede Abweichung mit Betrag und Fundstelle." Prüfen Sie danach die genannten Beträge am Bescheid; bei einer Abweichung, die sich dort nicht findet, hat SOFI geraten.
Fristen
Die Einspruchsfrist zu einem Bescheid steht in der Fristenliste und in der täglichen Erinnerung, sobald sie in DATEV hinterlegt ist, siehe Fristen.
Prüf-Ablauf als Bausteine
Den Prüf-Ablauf „Steuerbescheide prüfen“ stellt der SOFI-Support auf Wunsch Ihrer Kanzlei auf Bausteine um. Statt eines einzigen Schritts sehen Sie dann im Workflow-Editor jeden Prüfschritt als eigenen Baustein. In jedem Lauf erkennen Sie, wie viele Bescheide welchen Schritt erreicht haben. Geprüft wird genauso wie zuvor. Der Ablauf bleibt ein System-Workflow: Sie schalten ihn ein und aus, bearbeiten lässt er sich nicht.
Zwei Spuren in einem Ablauf
- Prüfung, stündlich. Der Zeitplan startet sie. „Neue Bescheide im DMS“ sucht die neuen Bescheide, eine Schleife führt sie nacheinander durch die Prüfschritte. Je Lauf sind es höchstens 15 Bescheide.
- Tagesabschluss, jeden Morgen ab 5:30 Uhr. Ihn startet der eigene Auslöser „Tagesabschluss Bescheidprüfung, 05:30“. Er schließt die fälligen Bündel und setzt in den folgenden Läufen fort, bis alle Bündel des Tages erledigt sind. Läuft gerade eine Prüfung, wartet er, bis sie fertig ist.
Was die Bausteine tun
Der umgestellte Ablauf enthält jeden Baustein, auch die optionalen. Bei einem optionalen Baustein nennt die Tabelle, was ohne ihn geschähe.
| Baustein | Was er tut | Pflicht |
|---|---|---|
| Neue Bescheide im DMS | Sucht neue Bescheide im DMS. Beim ersten Lauf vermerkt er die vorhandenen als Bestand. | ja |
| Bescheid erkennen | Prüft am Titel, ob es ein Steuerbescheid ist. Einen älteren Bescheid mit abgelaufener Frist vermerkt er als Bestand, siehe unten. | ja |
| Bescheid lesen | Holt den Text aus dem DMS. Ohne Text wartet der Bescheid. Sind die DATEV-Daten gerade nicht lesbar, wartet er bis zu zwei Arbeitstage und wird danach mit einem Hinweis darauf geprüft. | ja |
| Werte auslesen | Liest die Werte aus dem Bescheid und ordnet ihn dem Mandanten zu. | ja |
| Ursprungsbescheid prüfen | Prüft bei einer Aufhebung des Vorbehalts den Bescheid, der endgültig wird. | nein. Ohne ihn steht eine Aufhebung auf Gelb. |
| Soll-Werte ermitteln | Sucht die Vergleichswerte der Kanzlei. | nein. Ohne ihn ist ein Bescheid nur formal geprüft und nie Grün. |
| Abgleich und Ampel | Rechnet Frist und Ampel nach festen Regeln. | ja |
| Recherche | Sucht bei einer Abweichung über den Haufe-Zugang der Person, der der Ablauf gehört. | nein. Das Prüfprotokoll vermerkt dann „ohne Recherche“, die Ampel bleibt gleich. |
| Zum Bündel | Hält das Ergebnis fest und nimmt den Bescheid in sein Bündel auf. | ja |
| Bündel schließen | Holt die fälligen Bündel des Tages. | ja |
| Dokumente erzeugen | Erstellt Prüfprotokoll und Mandantenbrief des Bündels. | ja |
| Im DMS ablegen | Legt Protokoll und Brief im DMS ab. | nein. Ohne ihn wird nichts abgelegt. |
| Entwürfe anlegen | Legt die Mail-Entwürfe im Postfach der Zuständigen an, im Testbetrieb nur eine Meldung. | ja |
| Nachlauf | Legt bei Rot den Einspruchsentwurf an und behält die Fristen im Blick. | ja |
| Kurzmail | Schickt der Person, der der Ablauf gehört, die Zahlen des Tages. | nein. Ohne ihn entfällt die Kurzmail. |
Ältere Bescheide
Ein Bescheid kann lange nach seinem Datum im DMS auftauchen. Datiert er vor dem ersten Lauf der Prüfung und war seine Einspruchsfrist bei der Erkennung schon abgelaufen, prüft der Ablauf ihn nicht. Er wird nur als Bestand vermerkt: kein Bündel, kein Mandantenbrief, kein Einspruchsentwurf. Als Frist gilt die frühere aus Ihrer Fristenkontrolle und der errechneten. Nennen Titel und Belegdatum im DMS dasselbe Datum, reicht das für diese Entscheidung; sonst fällt sie, sobald die Werte ausgelesen sind. Dann zählt nur das Datum, das auf dem Bescheid selbst steht.
Läuft die Frist noch, prüft der Ablauf den Bescheid wie jeden anderen. Eine Aufhebung des Vorbehalts zu einem älteren Bescheid prüft er ebenfalls wie gewohnt, samt dem Bescheid, der endgültig wird. Im Chat prüft SOFI jeden Bescheid, den Sie vorlegen.
Was fest bleibt
- Bausteine, Reihenfolge und Höchstzahl je Lauf. Der Ablauf lässt sich nicht bearbeiten, auch nicht von der Kanzleileitung. Einschalten und ausschalten darf die Kanzleileitung.
- Die Schleife läuft nacheinander, nicht parallel.
- Auslöser. Die Prüfung startet nur über den Zeitplan, der Tagesabschluss nur über seinen eigenen Auslöser. Von Hand starten darf die Kanzleileitung. Formulare, Webhooks und andere Abläufe starten ihn nicht.
- Ein Prüf-Ablauf je Kanzlei.
- Schritt testen und Wiederholen. „Schritt testen“, „Ab hier wiederholen“ und das erneute Abspielen eines Ereignisses gibt es an diesen Bausteinen nicht. Starten Sie stattdessen einen Testlauf des ganzen Ablaufs: er prüft höchstens einen Bescheid, speichert nichts und schickt die Meldung nur an Sie. Ein neuer Lauf von vorn bearbeitet schon geprüfte Bescheide nicht doppelt.
- Bereitstellen immer als Besitzer. Gleich, wer ihn einschaltet: der Ablauf läuft immer im Namen der Person, der er gehört. Sie muss zur Kanzleileitung gehören. So prüft er weiter mit ihrem DATEV-Bereich und ihrem Haufe-Zugang. Wer bereitgestellt hat, steht im Protokoll.
Was die Bausteine weitergeben
Ein Baustein gibt an die folgenden Schritte nur Zahlen, das Ampelwort, den Stand eines Bescheids und eine Kennung weiter, die nur in diesem Lauf gilt. Namen, Beträge, Titel, Mandantennummern und Fristdaten gibt er nie weiter. Die Laufansicht zeigt also keinen Inhalt aus einem Bescheid. Die Einzelheiten stehen in der Übersicht der Bescheidprüfung.
Wenn etwas liegen bleibt
Auch ein umgebauter Ablauf lässt keine Frist still verstreichen. SOFI behält die Bescheide und Bündel außerhalb des Ablaufs im Blick:
- Ein Bescheid, der länger als 26 Stunden zwischen zwei Bausteinen steht, wird ohne Ergebnis gemeldet.
- Ein Bündel, das nach einem Arbeitstag noch keine Entwürfe hat, wird dem Zuständigen und der Person, der der Ablauf gehört, als „nicht zugestellt“ gemeldet.
- Lief der Tagesabschluss zwei Tage nicht, bekommt die Person, der der Ablauf gehört, eine Mail.
Umstellen und zurück
Die Umstellung nimmt der SOFI-Support nach Absprache mit Ihrer Kanzlei vor, außerhalb des Tagesabschlusses. Zeitplan und Sichtbarkeit des Ablaufs bleiben, offene Bündel laufen weiter. Die bisherige Fassung bleibt als frühere Version erhalten; auf Wunsch stellt der Support sie wieder her.