Abrechnung, Token und Speicher

Zwei Seiten der Organisationsverwaltung zeigen, was Ihre Organisation bezahlt und verbraucht. Was ein Token ist und was er kostet, steht unter Token und Kosten; die Tarifstufen unter Tarife und Abrechnung. Beide Seiten sehen die Administratoren Ihrer Organisation; auch das Vertragliche.

Abrechnung

Zahlungsmittel. Das hinterlegte Zahlungsmittel, meist die Lastschrift. Hinterlegen und ändern läuft über eine gesicherte Seite des Zahlungsdienstleisters; SOFI speichert keine Kontodaten. Ohne Zahlungsmittel steht hier der Hinweis, es zu hinterlegen.

Ihr Tarif. Grundpreis, abgerechnete Sitze (die belegten Plätze, nicht die berechtigten) und die gebuchten Zusatzoptionen, mit dem Betrag je Monat.

Inklusivkontingente. Was der Tarif einschließt und wie viel davon belegt ist: Sitze, das Token-Guthaben des Monats und der Speicher.

Erster Monat. Abgerechnet wird ab der Freischaltung durch SOFI. Im Monat der Freischaltung sind Beträge und Token-Guthaben deshalb anteilig, ab dem Folgemonat gilt der volle Monat. Mehr dazu unter Tarife und Abrechnung.

Rechnungen. Jede Rechnung mit Datum, Betrag und Stand, zum Herunterladen, dazu der Verbrauch, der ihr zugrunde liegt. So lässt sich eine Rechnung nachvollziehen, statt sie glauben zu müssen.

Token-Nutzung

Token-Budget. Das Guthaben des laufenden Monats und wie viel davon verbraucht ist, dazu Anfragen, Token je Tag und aktive Nutzer.

Verlauf. Der Verbrauch über die Zeit.

Top-Nutzer. Wer am meisten verbraucht. Je Person lässt sich unter Benutzerverwaltung eine monatliche Obergrenze setzen.

Verteilung je Modell. Welches Modell wie viele Token verbraucht hat; Modelle außerhalb der vertraulichen Umgebung sind gekennzeichnet.

Jede Person sieht ihren eigenen Verbrauch unter Einstellungen, Nutzung. Zum Monatsende geht auf Wunsch eine Zusammenfassung per Mail an die Verwaltung, einstellbar unter Benachrichtigungen.

Kosten des laufenden Monats

Die Abrechnung zeigt weiter unten, was der laufende Monat bisher gekostet hat. Der Monat ist der Kalendermonat nach UTC. Die Beträge stammen aus derselben Rechnung wie Ihre Monatsrechnung, gerechnet bis zum Zeitpunkt, der oben auf der Seite steht. Sie sind netto.

Die Positionen. Grundgebühr, Benutzer, KI-Nutzung, zusätzlicher Speicher, elektronische Unterschriften und Einmalposten des Monats. Bei der KI-Nutzung zählt nur, was über das im Tarif enthaltene Guthaben hinausgeht; wie viel verbraucht und wie viel im Guthaben enthalten ist, steht in der Zeile. Was im Monat nicht anfällt, erscheint nicht. Die Kosten der Workflows stecken in der KI-Nutzung. Ihr eigenes Budget für Workflows stellen Sie unter Token-Nutzung ein, unabhängig vom Ausgabenlimit.

Noch nicht abrechnungsrelevant. Ist Ihre Organisation noch nicht freigeschaltet, zeigt die Seite die Beträge als Vorschau und sagt das dazu. Eine Rechnung entsteht erst nach der Freischaltung. Lässt sich der laufende Monat für Ihren Vertrag nicht vorab berechnen, steht dort ein entsprechender Hinweis.

Ausgabenlimit. Optional setzen Sie ein Limit in Euro je Monat. Der Balken zeigt, wie viel davon belegt ist. Dabei wählen Sie:

Modus	Was bei Erreichen des Limits geschieht
Nur warnen (Vorgabe)	Es geht eine Warnung hinaus, alles läuft weiter.
Bei Erreichen stoppen	Alle KI-Nutzung, die Entgelte auslöst, ist bis zum Monatsende angehalten, auch im Hintergrund: Chat samt Spracheingabe und Sprachausgabe, Agenten, Workflows mit ihren Zeitplänen und Ereignissen, der Workflow-Assistent, das Lesen von Anhängen im Outlook-Add-in, das Sortieren des Postfachs, die Aufnahme von Wissensquellen und Recherchen. Die Meldung nennt den Grund. Der Chat für Ihre Mandanten zeigt diesen Personen nur, dass er gerade nicht zur Verfügung steht.

Ein neuer Monat gibt die Nutzung wieder frei, ebenso ein höheres Limit.

Was danach weiterläuft. Was im Hintergrund wartet, geht nicht verloren: hochgeladene Dateien, Recherchen und die Termine eines Zeitplans laufen weiter, sobald Sie das Limit erhöhen oder der nächste Kalendermonat beginnt. Ein verpasster Termin eines Zeitplans wird mit einem einzigen Lauf nachgeholt.

Ein Teil der Kosten fällt unabhängig von der Nutzung an: Grundgebühr, Benutzer und Einmalposten des Monats. Im Modus Bei Erreichen stoppen muss das Limit darüber liegen, sonst lässt es sich nicht speichern. Ein Limit unter einem Cent ist ungültig.

Warnungen. Sie legen Schwellen fest, standardmäßig 50, 80 und 100 Prozent des Limits, bis zu fünf. Jede Schwelle meldet sich, sobald die Kosten sie erreichen, auch wenn kurz vorher schon eine andere Warnung kam. Erreichen die Kosten mehrere Schwellen auf einmal, kommt eine Warnung für die höchste. Im Modus Bei Erreichen stoppen meldet sich außerdem das Erreichen des Limits, auch ohne Schwelle 100. Je Monat und Limit meldet sich jede Schwelle höchstens einmal. Erhöhen Sie das Limit, melden sich Schwellen, die das neue Limit noch nicht erreicht hat, wieder, sobald die Kosten sie erreichen. Das Speichern selbst verschickt keine Warnung: Was der Monat beim Speichern schon erreicht hat, gilt als gemeldet. Empfänger sind Benutzer Ihrer Organisation und beliebige E-Mail-Adressen, auch außerhalb Ihrer Organisation, zusammen höchstens zehn. Jede Adresse bekommt ihre eigene Mail, Benutzer zusätzlich eine Mitteilung auf ihren Geräten. Ohne Empfänger geht nichts hinaus. Die Mail nennt Monat, Betrag und Limit sowie den Namen Ihrer Organisation und erklärt, warum die Adresse sie bekommt und wer die Empfänger ändern kann. Noch nicht freigeschaltete Organisationen bekommen weder Warnungen noch einen Stopp.

Die Seite sehen die Administratoren Ihrer Organisation.

Speicher

Jeder Tarif bringt eine Menge Speicher mit, für hochgeladene Dokumente und Wissensquellen. Was belegt ist, steht bei den Inklusivkontingenten. Wird es eng, lässt sich Speicher in jedem Tarif dazubuchen; sprechen Sie dazu den Support an. Gelöschte Dokumente geben ihren Platz sofort frei.

Ist DATEV angebunden, zählen auch Ihre DATEV-Datenbanken und Ihre DATEV-Dokumentenablage mit, in der Größe, die der Konnektor auf Ihrem Server misst. Mit DATEV live zählen die DATEV-Datenbanken ab dem ersten vollen Tag, an dem DATEV live aktiv ist, nicht mehr mit. Die Dokumentenablage zählt weiter.

Was den Verbrauch treibt

Lange Gespräche, angehängte Dateien, die Denktiefe Gründlich, die Antwortlänge Umfassend, Tiefenrecherche, Agenten und Workflows. Wie sich der Verbrauch im Griff behalten lässt, steht unter Token und Kosten.