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Wiedervorlage

Unter Wiedervorlage in der Seitenleiste stehen Ihre Aufgaben: was aus E-Mails zu tun ist, worauf Sie warten und was erledigt ist. Die meisten entstehen mit einem Klick im Outlook-Add-in aus einer geöffneten E-Mail; die übrigen legen Sie hier von Hand an.

Die Ansichten​

  • Ich bin dran. Aufgaben, die bei Ihnen liegen, fälligste zuerst.
  • Warte auf andere. Vorgänge, bei denen Sie auf eine Antwort oder eine Lieferung warten.
  • Erledigt. Was abgeschlossen ist, mit Datum. Eine Aufgabe, die SOFI selbst erledigt hat, etwa durch einen Workflow, trägt den Vermerk „Von SOFI erledigt".
  • Team. Für Administratorinnen und Administratoren: die offenen Aufgaben aller im Team, nur lesend.

Jede Aufgabe zeigt Titel, Details, Fälligkeit und, wenn sie aus einer E-Mail stammt, den Bezug dazu. Erledigen, verwerfen und wieder öffnen geht hier wie im Add-in.

Die E-Mail zur Aufgabe​

Ist eine Aufgabe aus einer E-Mail entstanden, steht in ihrer Einzelansicht die E-Mail selbst: Absender, Empfänger, Eingang und Text. Anhänge sehen Sie in Outlook.

  • In Outlook öffnen zeigt die E-Mail in Outlook im Web, auch wenn sie inzwischen in einem anderen Ordner liegt.
  • Antwort in Outlook entwerfen legt eine Antwort an den Absender als Entwurf in Ihrem Postfach an und öffnet sie. SOFI sendet nichts: Sie prüfen den Entwurf, ergänzen ihn und senden ihn in Outlook selbst.

Dafür braucht Ihr Postfach die Microsoft-365-Anbindung. Die E-Mail steht nur bei Aufgaben, die nach dem Einschalten dieser Funktion entstanden sind.

Eine Aufgabe, die Ihnen zugewiesen wurde. Liegt die E-Mail auch in Ihrem Postfach, öffnet SOFI sie dort. Hat die Person, die die Aufgabe angelegt hat, sie Ihnen selbst zugewiesen und liegt die E-Mail nur bei ihr, zeigt SOFI Ihnen den Text aus deren Postfach. Ihre Antwort entsteht als Entwurf in Ihrem eigenen Postfach und wird beim Empfänger der ursprünglichen Unterhaltung zugeordnet. Jedes Lesen aus dem Postfach einer anderen Person steht im Aktivitätsprotokoll. Wurde die Aufgabe weitergegeben, ohne dass die anlegende Person sie Ihnen zugewiesen hat, bleibt deren Postfach zu.

Die Kanzleileitung sieht in der Teamansicht keine E-Mails.

Eine Aufgabe anlegen​

„Neue Aufgabe": Titel (zum Beispiel „Belege für Q3 anfordern"), Zuständigkeit („Ich bin dran" oder „Warte auf andere"), Fälligkeit und Details. Im Add-in schlägt SOFI Titel und Zuständigkeit aus der E-Mail vor.

Erinnerung an Überfälliges​

Oben auf der Seite wählen Sie, ob SOFI Sie an überfällige Aufgaben erinnert: täglich, wöchentlich oder nie. Die Erinnerung kommt per E-Mail.

Abgrenzung​

Die Wiedervorlage gehört zu SOFI. Aufgaben in Microsoft To Do liest und schreibt SOFI außerdem über die Microsoft-365-Anbindung; beides läuft getrennt.